Você usa a assinatura no final de cada e-mail para fornecer ao destinatário seu endereço e as informações obrigatórias exigidas por lei. Você também pode usar a assinatura para transmitir ofertas, informações promocionais ou outras mensagens.
Configure uma assinatura
Você pode configurar uma assinatura no Outlook da seguinte maneira:
- Chame o comando TOOLS >> OPTIONS.
- Abra a aba FORMATO DE E-MAIL e clique em ASSINATURAS e depois em NOVO.
- Insira um nome para a nova assinatura. Mantenha a opção Criar a assinatura sem modelo (esta opção não está mais disponível no Outlook 2007) e clique em SEGUINTE.
- Insira e formate o texto da assinatura. Se desejar, você também pode adicionar o logotipo da sua empresa.
Observe que o destinatário só verá a formatação se tiver definido HTML ou RTF como formato de e-mail. No caso de e-mails em formato de texto simples, é claro que não é possível visualizar negrito ou algo semelhante.
Se você tiver o Outlook até a versão 2003, inclusive, proceda da seguinte forma:
- Clique em FINISH e em OK.
- Na guia FORMATO DE E-MAIL, em Assinaturas, selecione a conta de e-mail para a qual a nova assinatura deve ser usada. O Outlook então insere automaticamente a assinatura no final de cada novo e-mail ou de cada resposta e encaminhamento que você enviar por meio desta conta.
- Feche a caixa de diálogo.
Se você tiver o Outlook 2007, faça o seguinte:
- Clique em "Salvar.
- No canto superior direito da caixa de diálogo, no campo Conta de e-mail, selecione a conta para a qual a nova assinatura será usada automaticamente.
- Abaixo você seleciona o nome da assinatura para NOVAS MENSAGENS e para RESPOSTAS / ENCAMINHAMENTO.
- Feche a caixa de diálogo com OK.
Como o Outlook copia a assinatura no campo da mensagem, você ainda pode alterá-la antes de enviar o e-mail - por exemplo, insira o ramal direto de um cliente importante, enquanto a assinatura normal contém o número da central.
Inclua sua assinatura em seu cartão de visita
Se você criou um cartão de visita digital com seus dados no Outlook, pode anexá-lo à sua assinatura de e-mail. O destinatário do cartão de visita pode transferir os dados de contato para sua lista de endereços com um clique duplo.
Importante: o Outlook até a versão 2003 envia o cartão de visita na forma de um arquivo vCard, que também pode ser lido por outros clientes de e-mail além do Outlook. O Outlook 2007, por outro lado, usa o formato VCF, que só é interpretado corretamente com o Outlook 2007 e o futuro Outlook 2010.
Como adicionar seu cartão de visita à assinatura no Outlook:
- Crie uma nova entrada com seus detalhes de contato no catálogo de endereços, caso ainda não tenha feito isso.
- Chame o comando TOOLS >> OPTIONS >> EMAIL FORMAT.
- Clique no botão ASSINATURAS.
- Se você já inseriu uma assinatura, selecione-a no campo superior esquerdo. No Outlook até 2003, você agora deve clicar em Editar. Se você ainda não inseriu uma assinatura, faça-o usando o botão NOVO.
- No Outlook 2003 ou anterior, selecione o vCard no campo Adicionar este cartão de visita (vCard) a esta assinatura. No Outlook 2007, em Editar ASSINATURA PADRÃO, clique em CARTÃO DE VISITA. Selecione sua entrada de contato no catálogo de endereços e clique em OK. O arquivo VCF é então criado automaticamente e uma visualização é inserida na assinatura.
- Feche todos os diálogos.
REQUERIMENTOS LEGAIS
Desde 1º de janeiro de 2007, foi legalmente regulamentado na Alemanha quais informações devem ser incluídas na correspondência comercial, inclusive em e-mails:
- o nome completo da empresa, incluindo o formulário comercial
- o local do galho com a grafia correta que pode ser convocado
- o tribunal local competente
- o número de registro comercial
- o número de identificação fiscal sobre vendas
- o nome do diretor administrativo, proprietário ou presidente do conselho de administração e conselho fiscal
A rigor, também o número de contribuinte (muitas empresas só o fornecem a pedido, a fim de evitar o uso indevido)
Outras informações como números de telefone e fax, endereço de e-mail, endereço da web, detalhes do departamento, etc. são voluntárias. De acordo com a legislação, as informações obrigatórias devem estar “legíveis” na tela e nas impressões. Esses requisitos são regulamentados em:
- Código Comercial, HGB, Seção 37a
- GmbH Act (GmbHG), Seção 35a
- Stock Corporation Act (AktG), Seção 80
