Ao fazer o backup do arquivo PST, o mais tardar, muitos usuários do Outlook se perguntam o tamanho do arquivo - embora limpem regularmente sua caixa de entrada. O que muitos não sabem: a pasta "Itens Enviados" também costuma ser um grande "pedaço de dados"
Se - conforme recomendado - você armazenar cópias de todas as mensagens enviadas na pasta SENT OBJECTS (ou no Outlook 2010 na pasta SENT ITEMS), o Outlook salvará não apenas os e-mails, mas também cópias dos arquivos enviados nesta pasta. Desta forma, você terá esses arquivos duas vezes no seu disco rígido: na respectiva pasta de onde você os recuperou no e-mail e no arquivo PST do Outlook. Isso não é apenas um desperdício de espaço, mas o Outlook também fica mais lento quanto maior o arquivo PST. Portanto, você não deve limpar apenas sua caixa de entrada, mas também as cópias das mensagens enviadas.
Quanto espaço os e-mails que você envia ocupam?
Para descobrir quanta memória os e-mails e anexos que você envia estão usando, faça o seguinte:
- Clique com o botão direito do mouse em PASTAS PESSOAIS na lista de pastas ou, no Outlook 2010, em uma das pastas pessoais.
- No Outlook 2007 ou anterior, use o comando PROPRIEDADES PARA "PASTA PESSOAL", no Outlook 2010 o comando PROPRIEDADES DO ARQUIVO DE DADOS.
- Na guia GERAL, clique no botão TAMANHO DA PASTA.
- Você pode ver a extensão do conteúdo da pasta SENT ELE-MENTS na linha correspondente. Além disso, anote quais outras pastas também contêm muitos dados.
- Feche as caixas de diálogo.
Agora abra a pasta SENT OBJECTS. Para que todos os e-mails grandes sejam exibidos juntos, é melhor classificar pela coluna TAMANHO.
Excluir anexos de arquivo
Agora vá até os e-mails e exclua os arquivos de que não precisa mais. Ou você pode salvar arquivos no disco rígido que estão no Outlook, mas não mais no sistema de pastas do disco rígido.
No Outlook até a versão 2007, você deve abrir todos os e-mails para excluir os anexos de arquivo - você não pode remover os anexos na visualização da área de leitura.
- Portanto, abra o primeiro arquivo cujos anexos você deseja excluir.
- Em seguida, selecione os anexos do arquivo, clique neles com o botão direito do mouse e execute o comando DELETE.
- Feche o email.
- Responda à pergunta de segurança se as alterações devem ser salvas com SIM.
Repita as etapas 1 a 4 para o próximo e-mail. No Outlook 2010, finalmente é possível excluir anexos de arquivo na visualização de Leitura sem ter que abrir o e-mail primeiro:
- Selecione o e-mail na caixa de entrada.
- Em seguida, clique com o botão direito do mouse no anexo a ser excluído na visualização abaixo ou ao lado da lista de e-mail. Se o e-mail contém vários anexos, marque os arquivos a serem excluídos com CTRL e clique com o mouse ou clique no primeiro arquivo, mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique no último arquivo. Em seguida, clique em um dos arquivos selecionados com o botão direito do mouse.
- Chame o comando REMOVE PLANT.
- Confirme a consulta de segurança com REMOVE PLANTS.
- Prossiga para o próximo e-mail.
Para que o Outlook realmente libere o espaço ocupado pelos dados excluídos no arquivo PST após a ação de exclusão, agora você deve compactar a pasta pessoal:
- Clique com o botão direito na pasta pessoal da lista de pastas e selecione o comando PROPRIEDADES PARA "PASTA PESSOAL" ou, no Outlook 2010, PROPRIEDADES DO ARQUIVO DE DADOS.
- Clique em AVANÇADO.
- Clique em COMPRESS NOW. O processo pode demorar algum tempo após uma exclusão extensa. Assim que o processo de compactação for concluído, o Outlook simplesmente fecha a janela sem exibir uma mensagem de sucesso.
- Feche as caixas de diálogo.
