Como enviar apresentações em PowerPoint profissionalmente

Envie apresentações rapidamente

Construir uma apresentação de forma lógica e profissionalizar os slides com textos, gráficos, animações e vídeos é o objetivo mais importante do PowerPoint para os apresentadores. Uma apresentação deve tocar, informar e transmitir o conteúdo com competência. Ao mesmo tempo, a concepção de uma apresentação só tem valor se os slides puderem ser visualizados pelo destinatário da forma como foram criados.

Isso é facilmente possível ao fazer uma apresentação na frente de um público ou por meio de uma plataforma de vídeo como Skype ou Zoom. Colegas, parceiros de negócios ou amigos sentam-se diretamente na sala de apresentação ou na sala de conferência virtual. Nesse caso, é possível interagir e interpretar as expressões faciais do público sem nenhum esforço.

A situação é diferente quando a apresentação planejada deve ser enviada. Aqui, o criador ou apresentador não pode garantir que todas as informações nos slides sejam compreendidas. Por isso, o conteúdo é fundamental. Para gerar atenção, é essencial direcionar o público-alvo e os destinatários de forma direcionada e, por exemplo, garantir a interação com outros hiperlinks. Além disso, podem surgir problemas de compatibilidade, apesar do conteúdo valioso. Entre outras coisas, estão relacionadas ao fato de o remetente e o destinatário usarem versões diferentes do PowerPoint ou usar outro programa para apresentações, como o Keynote da Apple.

É ainda mais importante que, ao enviar a apresentação em PowerPoint ou slides individuais, se tenha cuidado para que os slides sejam legíveis e atraiam a atenção. Ao enviar ou enviar a apresentação, o PowerPoint oferece uma ampla gama de funções testadas e comprovadas com as quais cada destinatário, independentemente do seu equipamento técnico, pode compreender e compreender as informações essenciais da apresentação em PowerPoint. A opção no PowerPoint de verificar uma apresentação quanto a possíveis problemas de compatibilidade antes de enviá-la também é prática. Se você receber uma notificação de problemas de compatibilidade, eles podem ser eliminados antes do envio.

Tutorial em vídeo: como salvar, exportar e enviar apresentações do PowerPoint com sucesso

Como e em que formato as apresentações do PowerPoint podem ser enviadas como anexos

A maneira mais fácil e comum de enviar uma apresentação criada com competência é anexá-la a um e-mail. Muitos dos bilhões de e-mails enviados todos os dias contêm arquivos de apresentação em uma variedade de formatos. O PowerPoint oferece os seguintes formatos de arquivo para conversão:

Formatos de arquivo	usar
pptx	Formato padrão do PowerPoint para salvar apresentações.
pptm	Formato padrão no PowerPoint para salvar apresentações com macros.
ppt	Formato padrão anterior no PowerPoint nas versões 97-2003. Este ainda é um formato de arquivo comum, já que muitas empresas e particulares ainda usam versões mais antigas do PowerPoint.
xps	Os arquivos XPS estão no formato de arquivo XML Paper Specification. É um formato de arquivo semelhante ao PDF (Portable Document Format) e foi desenvolvido pela Microsoft. Isso pode ser aberto diretamente no Microsoft Edge ou no Internet Explorer.
potx, potm, pot	Cria arquivos de modelo do PowerPoint no formato apropriado.
wmf, jpeg.webp, gif.webp, png, tif, bmp.webp, wmf	Salva a apresentação em imagens individuais, dependendo do formato de arquivo selecionado. Esses gráficos podem ser visualizados estaticamente com software de processamento de imagem.
pdf	Salva o arquivo no formato de arquivo PDF conhecido e usado em todo o mundo. A apresentação é salva estaticamente, transições de slides ou GIF.webps animados não são mostrados animados. Ele pode ser aberto a partir de qualquer dispositivo.
odp	Se você salvar a apresentação do PowerPoint como um arquivo ODP, ela será salva em um padrão de código aberto. O "Formato de documento aberto OASIS para aplicativos de escritório" pode ser lido por softwares de escritório gratuitos, como Open Office ou LibreOffice.

Além dos formatos de arquivo mencionados, o PowerPoint oferece outros formatos de arquivo específicos nos quais uma apresentação de slides pode ser salva.

Dica do especialista:

Se você salvar sua apresentação em um arquivo com a extensão ppsx, o arquivo será salvo no formato Open XML. O envio de um arquivo com a extensão ppsx é a melhor opção se você não conhece os requisitos técnicos do destinatário. Depois de enviar o arquivo, ele pode abri-lo com uma versão do PowerPoint 2007 ou posterior ou com o visualizador do PowerPoint.

Gorjeta:

Se o arquivo da sua apresentação for muito grande, por exemplo como um PDF, você pode encontrar as gorduras da sua apresentação com apenas alguns cliques. Como resultado, você pode reduzir o tamanho das imagens que ocupam muita memória e tornar o arquivo menor.

Salve uma apresentação de slides em um formato de arquivo alternativo em 5 etapas

É possível salvar uma apresentação de slides criada no Microsoft PowerPoint em um formato diferente com apenas alguns cliques. Os 5 pontos a seguir são essenciais para isso:

1. Navegue até “Arquivo> Salvar como”.

2. Escolha onde salvar seu arquivo. No PowerPoint, por exemplo, você tem a opção de armazenar o arquivo na área de trabalho, com um provedor de nuvem como o OneDrive ou em sua pasta de documentos pessoais.

3. Se o local de armazenamento desejado não estiver listado, navegue até o item de menu “Navegar”.

4. Uma caixa de diálogo é aberta na qual você pode especificar o local de armazenamento e o formato do arquivo. Você pode alterar o formato do arquivo selecionando o campo de seleção "Tipo de arquivo". Por exemplo, você pode salvar a apresentação no formato de arquivo pdf em vez do formato pptx padrão.

   

5. Na última etapa, salve o arquivo clicando no botão "Salvar". Se quiser enviar o arquivo como um anexo de e-mail, você tem diferentes opções:

   • Escreva um e-mail no Microsoft Outlook e anexe a apresentação como um arquivo.
   • Clique com o botão direito na apresentação de slides salva e selecione o item de menu "Enviar para".
   

• Mova o arquivo para uma unidade de nuvem, por exemplo, o Dropbox compartilhado de um parceiro de negócios ou use o Wetransfer para enviar arquivos grandes na faixa de gigabytes.

Exporte apresentações diretamente do PowerPoint - sem problemas!

Além da opção clássica de salvar uma apresentação criada na área de trabalho ou em outro local de armazenamento e enviá-la, o PowerPoint também oferece a opção de exportar apresentações de slides em vários formatos diretamente do programa. Alguns dos arquivos são armazenados temporariamente ou enviados diretamente, por exemplo com a opção: "Enviar para Microsoft Stream". Para iniciar qualquer exportação, navegue:

1. Vá para o item de menu "Arquivo> Exportar".

2. No menu de exportação, você tem diferentes opções para o formato de arquivo no qual deseja exportar a apresentação:

Você pode escolher entre as seguintes opções:

Formato de arquivo PDF / XPS

Exportado para um arquivo PDF ou XPS que não pode ser alterado e que preserva a formatação, a fonte e o layout do PowerPoint como uma imagem.

Crie um vídeo

Em "Criar Vídeo", você pode extrair um arquivo de vídeo da apresentação de slides. Na caixa de diálogo, você pode escolher se as sequências de tempo e comentários gravados devem ser usados e a qualidade do arquivo a ser salvo. Ao mesmo tempo, você terá a opção de compactar o arquivo de vídeo. Um arquivo de vídeo tem a vantagem de também poder ser reproduzido por pessoas que não têm acesso ao PowerPoint, um visualizador PPTX ou outro software de apresentação porque não têm direitos de administrador.

Crie um GIF.webp animado	Um GIF.webp animado é uma função na qual várias imagens individuais de um arquivo gráfico são salvas em uma ordem definida. Semelhante a um vídeo, imagens em movimento são criadas. Desta forma, os slides de apresentações individuais podem ser apresentados de uma maneira interessante e animada.
Apresentação de slides do pacote para CD	Cria um pacote no qual slides e elementos incorporados são salvos como uma unidade, como em um DVD, e reproduzidos em qualquer dispositivo.
Crie apostilas	Você pode usar esta função para enviar slides individuais ou toda a apresentação para o Microsoft Word. Lá você pode processar posteriormente os textos e notas.
Alterar o tipo de arquivo	Uma maneira fácil de alterar um tipo de arquivo existente, por exemplo, sua apresentação no formato pptx para o formato ppt.
Publicar no Microsoft Stream	O Microsoft Stream é um portal de streaming pago que permite que apresentações ou vídeos sejam disponibilizados para um grande grupo de pessoas. O Microsoft Stream é ideal, por exemplo, para apresentações ou eventos empresariais e pode ser facilmente acessado por participantes convidados através do navegador da Internet.

Compartilhe apresentações - outra opção para salvar e enviar

Próximo ao:

• Classicamente, salve uma apresentação de slides em diferentes formatos de arquivo também
• Exportando do Microsoft PowerPoint

Os usuários do PowerPoint também podem compartilhar uma apresentação.

Para fazer isso, navegue até “Compartilhar” em “Arquivo” .Uma nova janela se abre na qual você tem a opção de salvar sua apresentação em um drive OneDrive de sua escolha ou enviá-la como PDF ou apresentação de slides por e-mail.

Alternativamente, uma apresentação pode ser enviada ou salva externamente através do item de menu “Liberar”. Os destinatários recebem o arquivo como uma cópia por e-mail ou convenientemente por meio de um serviço de armazenamento em nuvem.

Conclusão: Use várias opções para enviar sua apresentação de PowerPoint

Como um programa de apresentação profissional, espera-se que o Microsoft PowerPoint seja capaz de tornar as apresentações na tela interessantes e dinâmicas, graças às opções e recursos que contém. Além do conteúdo, é importante que cada apresentação possa ser visualizada pelo destinatário da mesma forma como foi estruturada. Isso nem sempre é possível sem problemas, pois cada usuário tem requisitos técnicos diferentes.

Por esse motivo, o PowerPoint tem a capacidade de salvar e enviar apresentações de slides em diferentes formatos de arquivo. Além disso, as apresentações podem ser exportadas ou compartilhadas de várias maneiras. Com essas opções de exportação e armazenamento, é possível que as apresentações tenham um aspecto profissional e informativo em todos os momentos, independentemente do equipamento técnico do destinatário.