Os benefícios de converter Word em PDF
Qualquer pessoa que compartilhe arquivos do Word com terceiros por e-mail ou outros canais notará que os arquivos costumam ser muito grandes para serem enviados ou não podem ser abertos pelo destinatário por motivos de compatibilidade. Para evitar esses e outros problemas, os arquivos do Word podem ser salvos como PDF. Isso pode ser feito de forma rápida e gratuita usando o Microsoft Word.
O que torna o formato PDF especial?
A abreviatura “PDF” significa o termo em inglês “Portable Document Format”. PDF é um formato de arquivo de plataforma cruzada. Isso significa que os usuários de Mac e PC com Windows podem abrir facilmente documentos PDF.
Não importa se o PC possui uma licença da Microsoft ou não. Os PDFs podem ser abertos usando vários programas gratuitos. Esta é precisamente a principal vantagem deste formato de arquivo em comparação com um arquivo Word clássico. E os PDFs têm outros recursos especiais: por um lado, um documento em formato PDF não pode ser alterado. Por outro lado, o Portable Document Format ocupa menos espaço de armazenamento do que um texto clássico ou arquivo de imagem.
Para evitar problemas de compatibilidade, a Microsoft permite que qualquer arquivo do Word seja salvo como PDF. Você pode convertê-lo em um arquivo PDF imutável e com economia de espaço em apenas algumas etapas simples.
Vantagens ao enviar - enviar conteúdo de forma segura e compacta
A conversão de Word para PDF é particularmente desejável quando um documento Word é enviado por e-mail ou por meio de um serviço de mensageiro. No formato PDF, sua escrita não pode ser alterada, intencionalmente ou não. Principalmente se você enviar um documento por motivos profissionais para informar os parceiros contratuais, vale a pena criar arquivos PDF com marcadores. Eles garantem que o destinatário possa abrir o documento e lê-lo na passagem atribuída.
Um destaque especial: Com o Word, você pode enviar arquivos de texto automaticamente como arquivos PDF. Você não precisa converter ou converter o arquivo, ou mesmo sair do Word. Com apenas alguns cliques, uma janela de e-mail será aberta no Word. O arquivo no novo formato PDF é anexado automaticamente. Os arquivos desse tipo de formato não são apenas protegidos contra edição, mas também economizam espaço de armazenamento. Isso é particularmente útil ao enviar arquivos maiores.
Solução para incompatibilidade de hardware ou software
Ao salvar um documento como PDF, você habilmente contorna os problemas com software ou hardware incompatível. Embora os arquivos do Word só possam ser abertos se o pacote pago do Office estiver instalado, os PDFs podem ser abertos de qualquer PC com software quase sempre gratuito. Freqüentemente, esses leitores de PDF já estão instalados por padrão.
Vale a pena saber: Não só você vai abrir o seu antigo arquivo do Word sem problemas. A apresentação do conteúdo também é confiável. Texto e imagens em um PDF são sempre exibidos em conformidade com o original, mesmo se o arquivo for descompactado em um tablet PC ou telefone celular.
Como salvar um arquivo do Word como PDF - um guia
Existem várias opções para converter um arquivo de texto do Word em um documento PDF. A geração do Office decide qual você usa.
Suplemento prático para Word 2007
Para salvar um arquivo de texto diretamente como PDF no Office 2007, você precisa de uma extensão. Isso é chamado de suplemento em inglês e pode ser instalado gratuitamente no Windows 2007. Antes disso, o Windows usava seu próprio tipo de armazenamento multiplataforma: os arquivos com a extensão “XPS” são, como os arquivos PDF, um formato de impressão independente do Windows. No entanto, como cada vez mais usuários do Office exigiam a opção de impressão de PDF como padrão, a Microsoft implementou a função para todas as gerações subsequentes.
Conversão de Word para PDF desde o Word 2010
Desde o Word 2010, os arquivos de texto do Word podem ser convertidos de forma rápida e conveniente em arquivos PDF. Você pode salvar um documento do Word como PDF seguindo estas etapas:
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Abra o arquivo que deseja salvar como PDF.
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Clique em “Arquivo” e selecione a opção “Salvar como” no menu drop-down.
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Clique na seta ao lado do tipo de arquivo atual (documento do Word .docx).
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Altere o tipo de arquivo para PDF com a extensão .pdf.
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Altere o nome do documento, se necessário.
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Clique em "Salvar".
Você retornará automaticamente ao seu documento original do Word. Você encontrará o arquivo PDF recém-criado na mesma pasta e com o mesmo nome.
Imprima documento do Word como PDF e obtenha mais funções
Outra forma é imprimir em PDF. Você não está usando uma impressora real aqui, nem está produzindo um produto impresso. A configuração “Imprimir como PDF” cria apenas um PDF. Para fazer isso, proceda da seguinte forma:
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Abra o documento de destino que deseja imprimir como PDF.
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Clique em “Arquivo” e selecione “Imprimir” no menu à esquerda.
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Altere as configurações em "Impressora" para "Microsoft Print to PDF".
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Se necessário, faça alterações no botão "Configurações" ou em "Configuração da página".
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Clique no botão "Imprimir" no canto superior esquerdo.
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Na nova caixa de diálogo, selecione o nome do arquivo e o local de armazenamento do PDF e confirme com "Salvar".
Mas qual é a diferença entre “Salvar como PDF” e “Imprimir como PDF”? Se você imprimir um documento como PDF, poderá - ao contrário de simplesmente salvá-lo - fazer configurações extensas: por exemplo, você só pode imprimir certas áreas da página, alterar a largura das margens ou definir a impressão frente e verso ou a cores. Em "Configuração de página", você encontrará outras opções de impressão.
gorjeta: Em particular, se você pretende criar um folheto ou algo semelhante com a Adobe, é aconselhável usar a impressora. Você pode definir uma qualidade mais alta aqui para que o PDF também possa funcionar como uma arte final para um produto impresso sem problemas.
Por meio de “Imprimir como PDF”, você pode configurar uma impressora PDF cobrável, como a impressora Adobe PDF, além da configuração padrão. Isso permite a impressão com uma resolução melhor ou contém outras opções individuais.
Salve arquivos do Word como PDF e compartilhe conteúdo sem risco
O Word apresenta uma infinidade de funções relacionadas ao design de texto. Garanta clareza e profissionalismo com um índice, data ou números de página no cabeçalho e rodapé. Com macros, funções de campo, modelos e as funções "Revisar" ou "Configurar", você pode tornar seus documentos mais uniformes e profissionais. Além disso, você garante uma melhor qualidade do texto, por um lado, inserindo citações ou hiperlinks e, por outro lado, com as funções de tradução ou pesquisa e substituição no Word.
Ao salvar arquivos do Word como PDF, você não apenas evita problemas ao abrir ou exibir com outro software ou hardware. Alterações indesejadas em documentos compartilhados também podem ser evitadas. Compartilhar PDFs também é mais seguro e ocupa muito menos espaço de armazenamento.
Perguntas frequentes
Como posso salvar documentos do Word como PDF?
Existem duas maneiras de salvar um documento do Word como PDF. Vá para “Iniciar” em “Salvar como” e altere o formato do arquivo para “PDF” ou você pode imprimir o arquivo como PDF. Imprimir como um arquivo PDF permite que você faça muitas configurações adicionais e adapte o local de armazenamento ou o nome do arquivo.
Qual é a utilidade de salvar um documento do Word como PDF?
Ao contrário do arquivo Word, um PDF pode ser aberto e exibido sem erros, independentemente do software ou hardware utilizado. Além disso, seu texto como PDF está protegido contra alterações intencionais e não intencionais por parte do destinatário. Além disso, os PDFs ocupam menos espaço de armazenamento do que os arquivos do Word quando são enviados.