Crie assinaturas do Outlook de forma profissional

Com apenas alguns cliques na assinatura do Outlook

Uma assinatura no Outlook pode ser referida como um trecho de texto adicionado manualmente ou como padrão em uma mensagem de e-mail. É comum incluir assinaturas em mensagens de e-mail corporativo. Uma assinatura de e-mail comercial nomeia o autor de uma mensagem e fornece as informações de contato mais importantes. Ele pode ser chamado de cartão de visita eletrônico.

As assinaturas são exigidas por lei em e-mails comerciais. Além do remetente e dados gerais para contato, devem ser fornecidas as informações obrigatórias sobre a razão social e a forma jurídica, em valor equivalente ao papel timbrado.

A assinatura não é exigida por lei em um ambiente privado. Por razões compreensíveis, também faz sentido incluir uma assinatura em e-mails privados:

• Sem dúvida, identifica você como o remetente da mensagem
• A assinatura faz seu e-mail parecer profissional
• Ao assinar e especificar os dados de contato, a mensagem geralmente não é filtrada pelo filtro de spam

Em resumo, faz sentido e parece autêntico adicionar uma assinatura a cada mensagem de e-mail. O Microsoft Outlook oferece muitas opções para criar, adaptar e individualizar diferentes assinaturas.

Crie uma assinatura no Outlook: como criar uma assinatura com apenas alguns cliques do mouse

Você cria uma assinatura no Outlook de acordo com o seguinte padrão:

1. Abra uma nova mensagem de e-mail e vá para a guia Assinatura no menu Inserir.

   

2. É aberta uma janela na qual você pode editar suas assinaturas existentes ou criar uma nova assinatura com formatação individual. Os itens a seguir são particularmente adequados como conteúdo de uma assinatura privada:

   • Seu nome.
   • Seu endereço.
   • Informações de contato, como telefone, fax e e-mail.
   • Opcional: endereço do seu site privado.

   Além disso, como uma opção, você também pode incorporar imagens ou arquivos GIF.webp animados como um logotipo em sua assinatura para projetar a assinatura em html de forma individual e exclusiva.

   

3. O campo de texto no qual você cria sua assinatura oferece uma ampla gama de opções de personalização. Entre outras coisas, você pode passo a passo:

   • Selecione a fonte, a cor e o tamanho da fonte.
   • Determine o alinhamento do texto: justificado à esquerda, justificado à direita ou centralizado.
   • Incorpore fotos e links.
   • Insira um cartão de visita em formato vcf no campo Cartão de visita.
   • Selecione a conta de e-mail com a qual a assinatura deve ser entregue.
   • Decida se a assinatura também deve ser usada para respostas e encaminhamento de e-mail.

Depois de fazer todas as entradas, termine de criar sua assinatura com OK. A assinatura agora é entregue como a assinatura padrão para a conta de e-mail usada. Também existe a opção de criar várias assinaturas para uma única conta de e-mail ou para várias contas. Enquanto uma assinatura é entregue como uma assinatura padrão, você pode inserir as assinaturas alternativas manualmente, se necessário.

Como mudar uma assinatura

Se você deseja alterar uma assinatura, existem duas alternativas fáceis de usar no Outlook:

1. Digite o termo de pesquisa "Assinaturas" na barra de pesquisa na área superior do Outlook e abra sua assinatura clicando em "Ações / Assinatura".

   

2. Da mesma forma que criar uma nova assinatura, abra uma nova mensagem e navegue até a guia Assinatura na barra de menu.

   As alterações em uma assinatura devem ser salvas clicando no botão do mouse com "OK". A assinatura alterada é automaticamente anexada aos seus e-mails, dependendo das configurações específicas.

Onde você pode encontrar modelos adequados para assinaturas

Existem links e sugestões úteis para a criação de assinaturas na Internet. A Microsoft, como fabricante do Microsoft Outlook, também oferece modelos de assinaturas que parecem profissionais e são adequados para fins comerciais ou particulares. Navegue até os modelos de assinatura da Microsoft clicando no link na parte inferior da caixa de diálogo de criação de assinatura: "Obtenha modelos de assinatura"Clique. Opcionalmente, você também encontrará mais sugestões e modelos de assinaturas na Internet.

Isso leva você a uma página de suporte da Microsoft, que descreve de uma maneira amigável como criar uma assinatura usando um modelo no Microsoft Word e como salvá-lo no Outlook.

Dicas importantes para projetar sua assinatura

Uma assinatura no ambiente privado pode ser projetada individualmente. O que é permitido é o que agrada e causa boa impressão no destinatário da mensagem de e-mail.

E-mails e assinaturas comerciais devem ser sempre formatados de acordo com o padrão DIN 5008. Como os e-mails e assinaturas têm como objetivo facilitar a correspondência, o legislador os colocou em pé de igualdade com cartas comerciais e faxes em 01/01/2007. Por este motivo, os regulamentos da legislatura devem ser observados na hora de desenhar as assinaturas. A assinatura comercial geralmente deve consistir em três partes:

1. Nomes e possivelmente uma saudação geral.
2. Detalhes de contato da empresa.
3. Informação legal.

No caso de uma assinatura usada para fins comerciais, você também deve garantir que os números de telefone e fax sejam incorporados de acordo com as regras DIN. Além disso, é essencial que os remetentes escrevam seus nomes e sobrenomes completos e evitem abreviações.

Espaçamento entre linhas, tamanho da fonte e assunto

Para cada assinatura, faz sentido usar a fonte que é usada no corpo do texto. Em muitos casos, as empresas usam uma fonte da empresa para papéis timbrados e todos os tipos de correspondência. Fontes padrão como Calibri, Arial ou Times New Roman são adequadas para particulares. Essas fontes garantem que a assinatura apareça em letras legíveis para o destinatário.

Se você usar uma fonte cursiva ornamentada ou fontes divertidas como padrão, isso pode causar irritações. Uma letra entre 10 e 12 pontos deve ser selecionada como o tamanho da fonte. O espaçamento entre linhas deve corresponder aos valores padrão e, como o próprio e-mail, geralmente é uma única linha. O assunto nunca deve ser esquecido na mensagem de e-mail.

Como adicionar logotipos e imagens à assinatura

Você pode adicionar um logotipo ou imagens individuais, por exemplo, uma foto de negócios, à sua assinatura usando o símbolo gráfico. Antes de inserir, certifique-se de que a imagem não seja muito grande e se encaixe bem na imagem geral de sua assinatura. Em versões mais antigas do Outlook, o procedimento para inserir logotipos e imagens é diferente - especialmente no Outlook 2000 e no Outlook 2003, as possibilidades são diferentes das versões atuais do Outlook.

Também é possível usar sua assinatura como meio de informação e publicidade. Um link para o seu site, uma oferta especial ou mais informações sobre você ou sua empresa podem ser úteis para despertar a curiosidade dos destinatários.

Encontre assinaturas na pasta do Windows

Observação: Se você deseja salvar uma assinatura pessoal, você precisa do caminho de armazenamento para isso. As assinaturas são armazenadas centralmente no Windows em uma pasta oculta que você pode acessar com o seguinte comando do Windows:

Pressione simultaneamente as teclas [Windows] e [R] - a caixa de diálogo "Executar" é aberta.

Digite o seguinte comando na caixa de diálogo:% APPDATA% \ Microsoft \ Signatures

Você acessa a pasta de suas assinaturas e pode copiá-las e salvá-las.

Conclusão sobre o uso profissional de assinaturas no Outlook

Uma assinatura no Outlook é um meio profissional, experimentado e testado, de se apresentar como o remetente de uma mensagem. O nome e o sobrenome, os dados de contato individuais e, em um ambiente de negócios, a inclusão de informações jurídicas são essenciais e convenientes.

Você pode criar uma nova assinatura no Outlook com apenas alguns cliques do mouse ou com a ajuda do Microsoft Word e modelos externos. Pode ser útil incluir fotos ou um logotipo na assinatura. Também é essencial que você observe as regras da DIN 5008 para assinaturas comerciais. Uma assinatura deve sempre informar o destinatário, permitir uma visão geral rápida do remetente e corresponder à imagem geral do e-mail.