Excel: Transfira compromissos para o calendário do Outlook

Transfira automaticamente informações de tabelas do Excel como entradas de calendário para Outlook

Em nosso mundo digitalizado, dispositivos móveis como smartphones, tablets ou smartwatches estão entre os companheiros mais importantes do dia a dia. Eles são úteis de várias maneiras e ajudam as pessoas a organizar e estruturar sua rotina diária de maneira eficaz. Isso se aplica principalmente ao calendário digital, cujos compromissos são transmitidos em tempo real para todos os dispositivos móveis com o uso do Microsoft Outlook.

• Ao mesmo tempo, não é improvável que você receba compromissos em uma lista do Excel em seu ambiente profissional ou privado. Eles podem, por exemplo, ser enviados como um arquivo Excel por um cliente ou fornecedor como parte de um projeto. Em vez de transferir ou imprimir os dados e informações manualmente no Outlook, os compromissos podem ser preparados no Excel em apenas algumas etapas para que sejam transferidos automaticamente para o calendário do Outlook. Antes da importação, existe a opção de:
• em um calendário pessoal ou
• para ser salvo em um calendário de grupo usado por vários membros da equipe.

Transferir compromissos do Excel para o calendário do Outlook - 3 etapas simples no Excel

Em versões anteriores do Microsoft Excel e do Microsoft Outlook, era possível ler um arquivo do Excel diretamente no Outlook. Versões atuais, como Outlook 365 ou Outlook 2022-2023, não podem importar arquivos do Excel. Por este motivo, é necessário converter o arquivo para o formato CSV com antecedência no Excel.

Para importar compromissos do Excel para o calendário do Outlook, proceda da seguinte forma:

1. Na primeira etapa, forneça à sua lista de compromissos, se possível, os títulos das colunas que são fornecidos para compromissos no Excel. Entre outras coisas, os seguintes são adequados:

   Assunto, Começa em, Começa em, Termina em, Evento de dia inteiro, Lembrete ativado / desativado, Lembrete em, Lembrete em, Local e outros nomes de campo.

   Você pode usar os nomes de um novo compromisso no Microsoft Outlook como um guia para os títulos das colunas.

   

2. Na próxima etapa, salve a pasta de trabalho do Excel como um arquivo CSV (separado por um separador) e feche-o.

3. Após salvar, o arquivo CSV é separado por um ponto e vírgula. No entanto, o Outlook requer um arquivo separado por vírgulas para importação. Para trocar os caracteres, abra o arquivo CSV criado no editor do Windows 10 e substitua cada ponto-e-vírgula por vírgulas em EDIT - REPLACE.

   

4. Em seguida, salve o arquivo com o mesmo nome e mude para o Microsoft Outlook.

Importando dados do Excel para o Microsoft Outlook - o que você deve saber

Após abrir o Microsoft Outlook, siga as etapas abaixo para importar os dados do Excel.

1. Ative o calendário de sua escolha.

2. Chame o comando IMPORT / EXPORT no menu FILE.

3. No assistente de importação / exportação, selecione a entrada IMPORTAR DE OUTROS PROGRAMAS OU ARQUIVOS e clique no botão SEGUINTE.

   

4. Na janela seguinte, selecione a entrada “Valores separados por vírgulas” e clique em AVANÇAR.

   

5. Na janela ARQUIVO PARA IMPORTAR clique em PROCURAR e selecione o arquivo de compromisso.

   

6. Nas opções, você precisa decidir:

   • Se as entradas existentes devem ser substituídas pelas entradas de calendário importadas,
   • Se as datas conflitantes são inseridas duas vezes ou
   • Se duplicatas não devem ser importadas a qualquer momento.

   Após clicar em PRÓXIMO, você pode selecionar o calendário desejado como a pasta de destino.

7. Na próxima etapa, você será perguntado se os compromissos especificados como um intervalo devem ser importados. Após clicar em FINISH, os compromissos são automaticamente adicionados ao calendário.

   

8. Você encontrará os compromissos no calendário do Outlook após a importação.

   

Importante: Para que a importação de dados de calendário do Microsoft Excel funcione sem problemas, é fundamental que as informações de campo sejam inseridas corretamente. Para dados, isso significa que o formato DD.MM.AAAA deve ser selecionado. No mínimo, os tempos devem ser inseridos no formato HH: MM para que possam ser lidos pelo Microsoft Outlook. Você também tem a opção de inserir categorias. Observe que apenas uma categoria é transferida por consulta.

Se você usar seus próprios nomes de campo, o Microsoft Outlook solicitará que você atribua os campos manualmente antes de importá-los.

Transferindo compromissos do Excel para o calendário do Outlook - procedimento até o Office 2010

Para importar entradas de calendário no Outlook de arquivos do Excel, faça o seguinte até o Office 2010 ou versões anteriores:

1. Dê à sua lista de compromissos os seguintes cabeçalhos de coluna (sem as aspas): "Data de início, assunto, data de início, data de término, categoria, local e evento de dia inteiro.

2. Em qualquer caso, certifique-se de que os nomes sejam escritos sem espaços. Isso é importante para que o Outlook possa ler os dados corretamente mais tarde.

3. Insira os dados específicos do compromisso nas linhas sob esses títulos ou copie-os de outra tabela.

4. Destaque sua lista de compromissos da primeira à última célula usada.

5. Digite qualquer nome no campo Nome, por exemplo "Compromissos" (novamente sem as aspas). O campo do nome pode ser encontrado à esquerda da linha de edição, conforme mostrado na figura a seguir:

   

6. Confirme a entrada do nome com a tecla Enter.

7. Na última etapa, salve a pasta de trabalho e feche o Microsoft Excel. Em seguida, abra o Microsoft Outlook.

Importação de entradas da agenda para o Microsoft Outlook

A importação de entradas de calendário do Microsoft Excel é semelhante à versão atual do Microsoft Outlook. Em contraste com o Outlook 365, as versões mais antigas do Outlook têm a opção de ler um arquivo do Excel diretamente. A etapa intermediária por meio do arquivo CSV não é necessária. Os dados podem ser lidos da seguinte forma:

1. Na primeira etapa, ative o calendário de sua escolha.

2. Chame o comando IMPORT / EXPORT no menu FILE. No assistente de importação / exportação, selecione a entrada IMPORTAR DE ALTERAR PROGRAMAS OU ARQUIVOS e clique no botão SEGUINTE.

3. Na próxima janela, selecione MICROSOFT-EXCEL e clique em AVANÇAR.

4. Na janela ARQUIVO PARA IMPORTAR clique em PROCURAR e selecione o arquivo de compromisso.

5. Nas opções, você decide se as entradas existentes devem ser substituídas pelos elementos importados, se compromissos duplicados devem ser inseridos ou se duplicatas não devem ser importadas.

6. Depois de clicar em PRÓXIMO, você pode selecionar seu calendário como pasta de destino. Na próxima e última etapa, você será questionado se os compromissos especificados como um intervalo devem ser importados. Após clicar em FINISH, os compromissos serão adicionados ao calendário.

Conclusão: é fácil importar dados do Excel para o Outlook

Em vez de inserir compromissos do Excel manualmente no Microsoft Outlook, as entradas do calendário podem ser exportadas e importadas automaticamente em apenas algumas etapas.

Em versões anteriores do Office, é possível importar arquivos do Excel diretamente para o Outlook. Nas versões atuais, a importação só é possível por meio de um arquivo CSV separado por vírgulas. O assistente de importação do Microsoft Outlook orienta os usuários durante o processo de importação. Desta forma, você pode integrar automaticamente um ou mais compromissos em seu calendário no Microsoft Outlook em alguns minutos ou, alternativamente, usar um calendário de grupo.

Perguntas frequentes

Qual é a diferença entre um arquivo CSV e um arquivo Excel?

Os arquivos Excel representam o formato específico do Excel e podem ser lidos pelo Microsoft Excel e outros programas compatíveis. CSV significa valores separados por vírgula e também designa um formato de arquivo no qual os dados são separados por vírgulas ou ponto e vírgula. A extensão do nome do arquivo é .csv. Os arquivos CSV são caracterizados por seu alto grau de compatibilidade e, por isso, podem ser utilizados entre diferentes programas de computador e sistemas operacionais.

Quais funções o assistente de importação possui no Microsoft Outlook?

O Microsoft Outlook foi projetado para processar e importar diferentes formatos de arquivo. O Outlook possui um assistente de importação / exportação para esta função. Entre outras coisas, isso simplifica a importação de arquivos CSV ou arquivos VCF de outros programas ou sistemas operacionais. O assistente orienta automaticamente os usuários por meio de uma consulta e, em seguida, importa ou exporta as informações necessárias.