Tudo o que você deve saber sobre como usar o PowerPoint!
O Microsoft PowerPoint é valorizado por milhões de usuários em todo o mundo como parte do pacote Office. No ambiente profissional, atualmente é padrão combinar uma palestra com uma apresentação em PowerPoint. Em particular, o PowerPoint também pode ser usado individualmente para preparar informações específicas de uma forma útil e interessante.
O Microsoft PowerPoint é amigável e autoexplicativo em termos de navegação de menu e funções. Apesar disso, é importante que os usuários conheçam detalhadamente as diferentes áreas funcionais do software. Além disso, dicas e truques são úteis para poder usar todo o potencial do PowerPoint. Se a atenção do público for aumentada por meio de dispositivos estilísticos visuais e uma estrutura compreensível, os objetivos da apresentação podem ser alcançados de forma mais eficaz.
Profissionalize apresentações em PowerPoint por meio de visualizações
Não há dúvida de que as visualizações estão se tornando cada vez mais importantes em nossa sociedade. Graças ao desenvolvimento dos smartphones e à disponibilidade constante da Internet, vídeos, imagens animadas ou de alta resolução, bem como som e música, estão a apenas um clique de distância.
Pelo fato de as pessoas perceberem e reterem as informações visuais de forma mais intensa, o uso de visualizações no Microsoft PowerPoint é essencial. Basicamente, o objetivo de uma apresentação em PowerPoint é trazer fatos e informações mais perto do público de forma direcionada por meio de slides. Fontes, realces e cores diferentes, bem como tamanhos de fonte diferentes, mostram ao público a relevância dos assuntos discutidos.
Ao mesmo tempo, é compreensível que uma apresentação em que apenas são apresentados textos não convença o público. Quanto mais textos houver em uma apresentação, mais cansativa ela se tornará. Por esse motivo, o PowerPoint possui inúmeras funções e dispositivos estilísticos para:
- para promover o interesse dos participantes,
- para aumentar a atenção e
- envolver o público.
Visualizações em PowerPoint - aqui você encontrará as funções mais importantes
Você sempre insere textos no PowerPoint através da guia “Iniciar”. Nas áreas de menu “Fonte” e “Parágrafo” você encontrará as opções mais importantes para individualizar textos de forma eficaz.
As áreas de menu “Fonte e Parágrafo” fornecem ferramentas profissionais para personalizar textos regulares no PowerPoint.
Incorpore gráficos e SmartArt - essas são suas opções
Além dos corpos de texto usuais em uma apresentação, faz sentido usar imagens e os gráficos de arte inteligente populares na Microsoft para a concepção de slides. Os gráficos explicativos sublinham os textos sem palavras e aumentam a sua expressividade. Se você está fazendo uma apresentação sobre detalhes técnicos ou conteúdos específicos, é ainda mais importante apoiar a informação com gráficos e SmartArts adequados.
Gráficos e SmartArts podem ser encontrados no Microsoft PowerPoint na guia "Inserir" nos itens de menu "Imagens" e "Ilustrações".
Entre outras coisas, você tem a opção de:
- Integre imagens de um álbum de fotos pessoal nos slides ou
- para usar uma captura de tela.
Além dos gráficos Smart Art, nos quais podem ser visualizados listas, ciclos ou processos, você também encontrará a opção de integrar diagramas ou modelos 3-D à sua apresentação no menu de seleção “Ilustrações”.
As imagens inseridas também podem ser editadas profissionalmente no PowerPoint. Você pode fazer isso destacando uma imagem incorporada no software. Irá automaticamente aceder à área do menu "Formato de imagem". Neste menu de seleção tem a opção:
- Para excluir partes do gráfico ou
- Adaptando fundamentalmente as cores e o layout de uma imagem.
Os modelos de formato de imagem integrados no software são úteis para aceitar e implementar sugestões de adaptação.
Em resumo, existem muitas funções disponíveis no Microsoft PowerPoint com as quais você pode usar imagens, gráficos de arte inteligente ou outras funções de visualização. Além da possibilidade de alterar as imagens, você também se beneficia da opção de adaptar o design de cores das folhas, por exemplo, o fundo da folha. É conveniente e promissor usar grande parte do tempo de preparação de uma apresentação para adaptar as visualizações. Nesse caso, junto com a apresentação e as habilidades retóricas do palestrante, resulta um quadro geral coerente.
Gorjeta:
Na versão atual do Microsoft 365, você encontrará uma função interessante e inovadora para visualizar slides. Esta é a ferramenta de bordo “Idéias de design”, que é exibida automaticamente no lado direito nas configurações básicas do PowerPoint. Com a função “Idéias de design”, você pode transformar slides de texto simples em slides claros e com animação gráfica com apenas alguns cliques. A situação é semelhante com slides que contêm gráficos ou tabelas.
Crie gráficos você mesmo - é assim que funciona
Gráficos ou imagens não estão disponíveis para todos os produtos ou tópicos de uma apresentação ou podem ser usados sem aviso prévio devido à lei de direitos autorais.
Nesse caso, o PowerPoint oferece a possibilidade de você mesmo criar gráficos. Várias ferramentas com as quais os gráficos podem ser criados e editados independentemente estão disponíveis no PowerPoint e podem ser selecionadas na guia "Inserir".
Ferramentas para projetar seus próprios gráficos
As ferramentas mais importantes para projetar seus próprios gráficos estão disponíveis em "Formas" e "Pictogramas".
Com a função "Formas", você pode, por exemplo, criar suas próprias setas de bloco ou usar formas padrão. Os pictogramas no PowerPoint também oferecem símbolos prontos ou pessoas reais que você pode inserir na apresentação. Desta forma, você tem a oportunidade de criar seus próprios gráficos. Elas se ajustam tematicamente à sua apresentação e explicam os pontos-chave essenciais. Um campo de texto ou gráfico da função "WordArt" pode ser integrado à sua apresentação da mesma forma.
Efeitos e animações dão vida à sua apresentação
As visualizações profissionalizam cada apresentação. Fotos, símbolos, uma mesa ou um gráfico de arte inteligente despertam o interesse e tornam a palestra tangível para o público. Isso é especialmente verdadeiro quando você adiciona efeitos ou animações a um gráfico ou slide. Você pode encontrar a opção de integrar efeitos e animações em sua apresentação nas guias "Animações" e "Transições". As animações geralmente podem ser incorporadas em partes de texto individuais ou um gráfico. Em contraste, as transições geralmente estão disponíveis entre duas folhas.
Como animar uma imagem com um efeito
Selecione o gráfico em sua apresentação com um clique do mouse.
Você pode então selecionar um efeito adequado na área do menu “Animações”.
O PowerPoint oferece várias opções de efeitos e animação.
Você cria uma transição entre dois slides de forma diferente na guia "Transições".
Por exemplo, você tem a opção de atenuar um slide ou empurrá-lo para cima e para longe. Além da duração da exibição, você também pode incorporar efeitos sonoros específicos e determinar se a transição deve ser iniciada com um clique do mouse ou de alguma outra forma.
Efeitos e animações, bem como as transições entre dois slides, são elementos de estilo importantes em uma apresentação. Se esses tipos de visualização não forem usados excessivamente, eles atrairão a atenção do público e aumentarão o interesse. Isso é especialmente importante para apresentações mais longas com muito texto e informações complicadas.
Use modelos e layouts para trabalhar com mais eficiência com o PowerPoint
Basicamente, você precisa de um modelo para criar uma apresentação no PowerPoint. Você seleciona isso na primeira etapa ao iniciar o PowerPoint. Depois de iniciar o programa, inicie uma nova apresentação através da guia “Arquivo” no item de menu “Novo”.
Além de uma apresentação vazia, apresentações prontas da Microsoft estão disponíveis para uso. Outra opção é pesquisar modelos e designs online que tenham uma relação temática com a sua apresentação.
Os modelos prontos ou externos são uma opção importante para projetar uma apresentação. Uma variante diferente é salvar temporariamente uma apresentação personalizada como modelo. Isso pode ser usado como base para outras apresentações do PowerPoint.
Salve a apresentação como um modelo ou modelo
Se você deseja salvar uma apresentação existente como um modelo, navegue:
-
Na guia "Arquivo", vá para o item de menu "Salvar como".
-
Selecione o local de armazenamento, por exemplo, seu disco rígido ou uma unidade de nuvem e salve a apresentação como um modelo do PowerPoint.
O novo modelo é salvo no caminho de armazenamento selecionado e fica imediatamente disponível para você.
Ajuste o layout do slide - nenhum problema com o slide mestre
Modelos de apresentação prontos só podem ser adotados 1: 1 no mais raro dos casos. Na primeira etapa de adaptação do filme, geralmente é necessário ajustar as cores. O slide mestre no PowerPoint desempenha um papel essencial na personalização e construção de layouts de slides. Nele pode:
- Formas e cores, fontes e tamanhos de fontes, o plano de fundo e títulos e
- O design básico
adaptado universalmente. Usar o foil master economiza muito tempo e esforço. Isso porque, com um clique, todas as modificações visuais ou textuais nos slides podem ser adotadas para toda a apresentação.
No ambiente de negócios, os modelos de apresentação estão, na maioria dos casos, sujeitos ao design corporativo. Este contém as especificações para o design do filme ou geralmente para produtos de impressão digital ou convencional e define cores, gráficos e fontes.
Ao incorporar marcadores de posição em sua apresentação, você pode garantir que um gráfico, por exemplo, o logotipo da empresa, seja incorporado a cada slide em um local específico. Espaços reservados também são úteis em slides de título ou rodapés para representar objetos ou gráficos de maneira equivalente. Com um clique do botão esquerdo do mouse, marcadores de posição de título ou marcadores de posição de rodapé podem ser mostrados ou ocultados.
Usar o PowerPoint corretamente - importante para uma apresentação de sucesso
A estrutura do menu no programa de apresentação é basicamente amigável. Acima de tudo, os usuários que trabalham com Microsoft Word, Excel ou Outlook além do PowerPoint encontrarão muito em comum no que diz respeito às guias, configurações nos menus de opções e função de ajuda integrada. Para poder usar as várias funções e possibilidades do software de apresentação de forma eficaz, é fundamental compreender a estrutura do menu do PowerPoint. O PowerPoint é estruturado de uma maneira orientada para a prática, de modo que novos usuários que internalizaram as funções e opções essenciais também possam usar o PowerPoint de maneira adequada.
Em particular, você deve estar familiarizado com as seguintes três áreas de controle do PowerPoint:
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Tela principal |
A área de trabalho mais importante com a seguinte subdivisão: Deixou: Visão geral de todos os slides que você criou. Meio: Área de conceito para customizar sua apresentação. Para a direita: Integração das idéias de design de função |
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A guia "Página inicial" |
Na guia "Iniciar" do Microsoft PowerPoint, você encontrará as ferramentas, funções e opções de configuração mais importantes para criar uma apresentação de slides profissional no PowerPoint. Entre outras coisas, as seguintes funções podem ser selecionadas na guia "Iniciar": Configuração de fontes e tamanhos de fontes. Incorpore parágrafos e incorpore marcadores para formatar listas. As funções "Localizar, substituir e destacar" com as quais você pode pesquisar e substituir termos específicos no texto. |
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As barras de função |
Você pode colocar funções essenciais conforme necessário na barra de funções inferior e superior. Os seguintes são predefinidos, por exemplo: A função de armazenamento automático. As setas do teclado "Avançar e Voltar" com as quais você pode desfazer as alterações. Use o ícone “Tela de apresentação” para iniciar a apresentação no projetor. A função de pesquisa do PowerPoint. A função de correção na barra de ferramentas inferior, com a qual os erros de ortografia e caracteres são corrigidos sistematicamente. |
Além das três áreas de controle elementares no PowerPoint, você encontrará muitas outras áreas de menu e guias nas quais pode fazer configurações individuais.
Uma menção especial deve ser feita neste contexto da guia “Ajuda”, na qual você encontrará uma ampla ajuda sobre questões sobre PowerPoint, bem como cursos de treinamento e notícias. A área de ajuda é estruturada por temas e pode ser pesquisada por pontos-chave.
Integre textos, sons, vídeos e tabelas e impressione seu público
Uma apresentação de PowerPoint de sucesso geralmente consiste em uma mistura de textos, gráficos e vídeos, bem como tabelas informativas. Muitas apresentações também contêm música ou sons. A combinação certa de todos os dispositivos estilísticos impressiona os ouvintes e sustenta as mensagens principais da apresentação.
Ao contrário dos textos, os arquivos de som ou vídeo são inseridos na apresentação de slides usando a guia “Inserir”. Você pode usar as seguintes opções no item de menu "Mídia":
- Carregue arquivos de áudio do computador local ou de uma unidade de nuvem conectada.
- Grave arquivos de áudio e armazene-os na apresentação.
- Carregue e incorpore arquivos de vídeo de seu próprio computador.
- Importe vídeos da Internet, por exemplo do YouTube, com um código de incorporação.
Depois que um arquivo de áudio ou vídeo é inserido na apresentação, os usuários têm uma ampla gama de opções para editar o arquivo de mídia. Vários filtros de cores para vídeos ou adaptações para o símbolo de áudio e o formato de áudio são úteis para incorporar os arquivos de mídia individualmente na apresentação.
Gorjeta:
Além dos arquivos de mídia, você pode equipar os slides com uma função de e-mail inteligente e que economiza tempo. Dessa forma, você pode obter feedback de pessoas que estão visualizando a apresentação externamente no PC.
Incorpore símbolos e fórmulas - feito rapidamente no PowerPoint
Além de gráficos e imagens específicos que suportam ou reforçam a verbalização, ícones e caracteres especiais também podem ajudar a tornar a apresentação mais profissional. Além disso, os símbolos ou emojis superam as barreiras linguísticas e culturais e são universais e compreensíveis.
A opção de incorporar símbolos e caracteres especiais na apresentação também pode ser encontrada na guia “Inserir”. No final da barra de menu na entrada “Símbolos”, caracteres especiais e símbolos, bem como fórmulas podem ser integrados na apresentação .
Caracteres especiais específicos
Por exemplo, se você estiver procurando por um personagem especial específico para uma apresentação para parceiros de negócios internacionais, geralmente o encontrará nesta área de menu.
O mesmo vale para fórmulas científicas.
Esclareça fatos no PowerPoint usando tabelas - é assim que funciona
O Microsoft Office oferece o valor agregado de muitas funções serem idênticas nos aplicativos individuais. Além de outras ferramentas, isso também se aplica à função de tabela do software de apresentação. É muito semelhante à função do programa de processamento de texto Word.
Entre outras coisas, você pode usar um botão para determinar quantas linhas e colunas devem ser inseridas na tabela. Além de criar tabelas no PowerPoint, os usuários do Excel também podem selecionar a opção “Inserir planilha do Excel” e incorporar uma tabela criada no Excel no PowerPoint. Isso funciona de forma amigável com hiperlinks e etiquetas de salto.
Estruture, revise, envie apresentações e proteja o conteúdo
Uma estrutura compreensível e profissional é fundamental para o sucesso de qualquer apresentação. Do ponto de vista do apresentador, é importante enfatizar as mensagens principais e o valor agregado para o público na preparação. Além disso, as visualizações garantem que os argumentos sejam reforçados.Além de um "fio condutor" e uma estrutura lógica, é conveniente apresentar o título de uma forma significativa em um slide. Um título geralmente deve conter a mensagem central do slide seguinte. Palavras que prenderão a atenção do ouvinte também são importantes.
A estrutura das apresentações - isso é essencial
Uma apresentação de PowerPoint sempre deve começar com um slide de título. O slide de título dá ao público uma impressão do tópico e da estrutura da palestra. O próximo slide deve ser mostrado como um slide de visão geral. Um slide de visão geral geralmente consiste em uma lista estruturada dos tópicos da aula. Semelhante ao índice de um livro, o slide de visão geral tem como objetivo criar tensão no público.
A parte principal da apresentação deve ser estruturada por mensagens-chave e dividida em seções. Muitos oradores tiveram boas experiências ao abordar um ponto temático principal e apresentá-lo em dois slides com argumentos. Em um terceiro slide, um resumo da mensagem central pode ser vinculado ao valor agregado do público. Os slides correspondentes podem ser encontrados na guia “Iniciar” em “Novo slide”. Item de menu.
Gorjeta:
Use as teclas [Ctrl] e [M] para adicionar um novo slide à sua apresentação de forma rápida e fácil.
A título de encadernação e resumo, é aconselhável fornecer um ou mais slides finais para a apresentação. Além de resumir o conteúdo e os fatos, o objetivo principal é dirigir o público de forma emocional para atingir os objetivos da apresentação. Desta forma, os impulsos de compra podem ser definidos ou o público pode ser convencido.
Envie e proteja uma apresentação
Se quiser enviar sua apresentação posteriormente, você tem várias opções. A maneira mais fácil é passar o arquivo da apresentação diretamente do PowerPoint. Isso funciona selecionando os botões “Compartilhar” ou “Exportar” na guia “Arquivo”.
Entre outras coisas, você tem a opção de converter a apresentação em um arquivo PDF ou XPS. Ele pode ser disponibilizado para outras pessoas por meio de um link por meio de uma unidade de nuvem, por exemplo, Microsoft OneDrive.
Se você deseja garantir que nenhuma alteração possa ser feita no conteúdo da apresentação, você deve fornecer ao arquivo proteção contra gravação ou proteção por senha.
Em "Arquivo> Informações> Proteger apresentação", você encontrará as diferentes opções para proteção contra gravação e criptografia de senha.
Se pessoas diferentes estiverem trabalhando em uma apresentação, faz sentido incorporar comentários e comentários usando a guia "Revisão". Dessa forma, uma apresentação em equipe pode ser coordenada e aprimorada online antes de ser apresentada aos clientes na etapa final.
Após o processamento de todos os comentários, a apresentação pode ser marcada como "final". Isso indica que esta é a versão final que não será mais alterada.
Compatibilidade do PowerPoint - faça bom uso de versões e formatos de arquivo mais antigos
Nem sempre é necessário ou possível usar a versão mais recente do Microsoft PowerPoint. Muitas das versões do PowerPoint lançadas ao longo dos anos ainda podem ser executadas no Windows 10. Mesmo que as edições mais antigas não tenham as funções e recursos mais recentes, elas podem ser usadas para criar apresentações profissionais.
Além disso, as apresentações projetadas no formato PowerPoint * .ppt também podem ser lidas com a versão atual. Por outro lado, apresentações criadas com PowerPoint 365 e a extensão de arquivo * .pptx podem ser salvas com a extensão de arquivo * .ppt. Desta forma, a compatibilidade com versões anteriores e posteriores do PowerPoint é garantida em todos os momentos.
O programa de apresentação tem o modo de compatibilidade como ferramenta adicional. Ele pode ser selecionado na guia “Arquivo” no item de menu “Informações”. Com um clique, é possível converter uma apresentação criada no antigo formato de arquivo * .ppt “para o formato de arquivo * .pptx atual.
Além disso, a apresentação do PowerPoint pode ser salva em outros formatos, por exemplo, como uma apresentação em execução automática no formato wmv.
Apresentando - o que os palestrantes devem procurar para convencer
O Microsoft PowerPoint oferece a seus usuários uma ampla gama de opções e funções para criar apresentações de forma eficaz, rápida e com alto nível de competência. Para criar apresentações que impressionem o público e aumentem a atenção do público, você precisa de um plano de apresentação, além do conhecimento do programa. Isso deve conter um objetivo claro.
No caso de muitas apresentações de PowerPoint em um ambiente profissional, por exemplo, o objetivo da apresentação é informar o público sobre as propriedades de um produto e, em seguida, incentivá-lo a comprar. Outras apresentações servem apenas para transmitir informações. Sem um objetivo de apresentação claro e compreensível e uma estrutura profissional, a palestra se perde nas trivialidades e no elenco de fatos.
Mesmo com um objetivo de apresentação definido e uma estrutura estruturada de slides, uma apresentação pode ter um efeito negativo sobre o público. Esse é o caso quando o orador e suas habilidades retóricas são fracas. Nesse caso, um layout profissional não pode salvar a apresentação, pois a atuação do apresentador é tão importante quanto o conteúdo da apresentação.
Uma palestra ou apresentação bem-sucedida com suporte do PowerPoint sempre inclui:
- Tempo de preparação suficiente também
- Um desenho das folhas individuais que se constroem umas sobre as outras.
As visualizações que sustentam o que foi dito ou o texto nos slides são eficazes. Dessa forma, a apresentação se torna uma experiência para o público. Para o apresentador, a estrutura lógica dos slides também resulta em valor agregado. Ele pode apresentar-se com mais liberdade e confiança. Em vez de se concentrar no conteúdo dos slides, ele interage com o público. Desta forma, ele pode adaptar sua apresentação individualmente às necessidades do público.
O que os palestrantes devem se perguntar ao projetar a apresentação
Antes de cada apresentação, os palestrantes devem ter empatia com as necessidades de seu público. Perguntas como:
- Que necessidades meus ouvintes têm?
- Em que o público está realmente interessado?
- Como faço para atingir o objetivo da apresentação e quais fatos são realmente essenciais?
são pontos de ancoragem essenciais que focam a apresentação no público. Se o apresentador pontuar com um estilo de apresentação animado e bom contato visual e se usar seus gestos e expressões faciais, bem como sua voz, com cuidado, conquistará o público e alcançará os objetivos da apresentação.
Resumo: Qualquer pessoa que conheça bem o PowerPoint pode criar apresentações profissionais
Com o Microsoft PowerPoint, os usuários obtêm o software mais recente para criar apresentações informativas e interessantes. O uso de gráficos, vídeos, animações e outros dispositivos estilísticos aumentam a atenção do público. Qualquer pessoa que conheça as dicas e truques mais importantes, bem como os pontos essenciais para visualização, pode usar todas as funções integradas de maneira eficaz. Em última análise, a combinação certa entre slides criados profissionalmente e as habilidades retóricas do palestrante decidem se os objetivos de uma apresentação serão alcançados.