Texto e partes rápidas - Automação de texto no Outlook

Como trabalhar melhor com Quick Parts no Outlook

A concepção de e-mails no Outlook não precisa ser individual em todos os casos. No ambiente profissional e privado, e-mails semelhantes ou comparáveis são constantemente projetados. Por exemplo, um e-mail que acompanha uma oferta geralmente contém componentes de texto análogos. Uma resposta a uma consulta também não é específica e deve ser alterada em termos de números ou, no máximo, de produto. Uma semelhança na concepção de correspondências é fundamentalmente sensata e contém um benefício que não deve ser subestimado. Isso pode ser alcançado se você trabalhar mais com módulos de texto pré-fabricados. Na versão atual do Outlook 365, os módulos de texto e suas funções estão disponíveis como módulos rápidos, que diferem de outros programas e versões do Outlook.

Tutorial em vídeo: como criar e usar módulos de texto no Outlook

Crie uma parte rápida no Outlook - 5 etapas essenciais para a automação

Você pode criar um componente rápido no programa Microsoft Outlook em um piscar de olhos:

1. Abra um novo e-mail na guia “Arquivo”. Na próxima etapa, escreva um texto específico que você gostaria de salvar como uma parte rápida.

2. Selecione o texto no Microsoft Outlook e copie-o. Para fazer isso, você pode usar a combinação de teclas Ctrl + C como um atalho ou atalho.

   

3. Na próxima etapa, com o texto ainda marcado, navegue até a guia “Inserir” e mude para o menu “Texto”.

   

4. Clicar em "Peças rápidas" abre uma nova janela de seleção na qual você pode "Salvar sua seleção no Catálogo de peças rápidas".

   

5. Após clicar em "Salvar seleção no catálogo de peças rápidas", outra janela de opções se abre. Aqui você tem a oportunidade de fornecer mais informações sobre o módulo de texto.

   

Entre outras coisas, você pode:

• Atribua um nome significativo para o módulo de texto.
• Selecione uma categoria ou crie uma nova categoria, por exemplo "Ofertas" ou "Contrato".
• Insira uma descrição para informar os colegas sobre o conteúdo do módulo de texto.
• Nas opções, selecione como o texto deve ser inserido como parte rápida.

Com um clique em "OK" você salva a parte rápida e pode inseri-la em um novo e-mail a qualquer momento.

Insira uma parte rápida em um e-mail - é assim que funciona

Um bloco de construção adicionado a um novo e-mail tem muitas vantagens. É rápido e eficiente incorporar módulos de texto em um e-mail. Além disso, as mensagens enviadas são semelhantes em termos de conteúdo e formatação. Isso é particularmente importante no ambiente profissional, com uma consulta ou uma oferta.

Você tem duas alternativas para incorporar um módulo de texto criado em um e-mail:

Alternativa 1: insira um módulo de texto, como autotext

Sua parte rápida com o nome "Módulo de texto 1" é exibida automaticamente como uma opção a ser inserida assim que você inserir os primeiros caracteres do nome da parte rápida em seu texto.

A string "Texto" é suficiente para que o Outlook encontre a parte rápida. A parte rápida é inserida com um clique na tecla Enter. Isso economiza muito tempo na concepção de e-mails.

Alternativa 2: Integrar o componente rápido manualmente

Além da variante automatizada, você também pode integrar um componente rápido manualmente. Isso funciona sem esforço abrindo um novo e-mail e usando o cursor para navegar até o ponto no texto onde você deseja que o texto seja inserido.

Na próxima etapa, mude para a guia “Partes rápidas” na guia “Inserir” Clique no item de menu para exibir todas as partes rápidas que podem ser inseridas.

Após clicar no componente rápido desejado, ele aparecerá no texto do seu e-mail.

Organize, edite e exclua partes rápidas

Com o tempo, torna-se inevitável que blocos de construção rápidos projetados de forma independente tenham que ser alterados ou excluídos. Partes do texto, números incorporados ou percentagens podem sofrer alterações. Para alterar ou excluir um módulo de texto, proceda da seguinte forma:

1. Na guia "Inserir", navegue até o item de menu "Partes rápidas".

2. Abra o menu "Partes rápidas" e clique no módulo que deseja alterar.Um novo menu de seleção é aberto no qual você pode editar o módulo de texto.

   

3. Entre outras coisas, você tem a opção de editar as propriedades do módulo de texto. Você pode adaptar o nome do bloco ou a descrição. Em “Organizar e excluir” você chega ao “Organizador de módulos”, no qual você pode editar todos os módulos de texto armazenados e excluí-los se necessário.

   

4. Um clique em "Fechar" salva todas as alterações feitas em seus módulos de texto pessoais. Modificar módulos de texto só é possível em versões mais recentes do Outlook. No Outlook 2007 ou 2010, não há uma maneira oficial de editar partes rápidas posteriormente. Com um truque no qual você salva o módulo de texto com um nome diferente, você ainda pode editar e adaptar.

Resumindo, as funções Quick Parts e Autotext contêm opções essenciais para automatizar parcialmente a criação de textos. O uso de ambas as funções é ideal para cartas comerciais nas quais uma saudação especial ou comum, como "Prezado", deve ser usada. Saudações pessoais também podem ser salvas como texto automático.

O mesmo ocorre com um convite, desejos recorrentes de aniversário ou datas especiais ou perguntas frequentes. Abreviações e formulações podem ser projetadas como blocos de construção rápidos a qualquer momento. Desta forma, as assinaturas também podem ser incorporadas ao substituir a assinatura real. Para cartas e cartas comerciais, que devem ser escritas palavra por palavra, há também um módulo.

Além da função de peças rápidas contida no Outlook, empresas e executivos usam a ferramenta de produtividade Text Expander da Smile. Com este aplicativo pago, cartas comerciais e e-mails podem ser ainda mais profissionalizados em relação ao Autotext. Com o Text Expander, você pode trabalhar no Windows e no Mac.

Gorjeta:

Para manter uma visão geral de seus blocos de construção rápidos em todos os momentos, faz sentido e é orientado para a prática classificá-los em categorias compreensíveis.

Conclusão

Criar peças rápidas no Microsoft Outlook não é difícil. Você pode salvar um novo bloco em 5 etapas simples. A atribuição de categorias compreensíveis, nomes de módulos claros e uma descrição clara são importantes para incorporar módulos rápidos de forma eficiente em e-mails. Este procedimento para e-mails recorrentes vai economizar muito tempo na concepção. Além disso, este procedimento garante que as ofertas ou uma consulta sejam respondidas e enviadas de forma semelhante entre si.