Anexo de e-mail - você precisa saber essas dicas

Como enviar arquivos como anexos por e-mail

Abra o anexo de um e-mail - funciona assim

Você pode dizer que um e-mail contém um anexo pelo clipe de papel no cabeçalho. No Microsoft Outlook, o gráfico do clipe de papel é exibido diretamente na frente do nome. Ao clicar duas vezes no e-mail, você pode ver os arquivos anexados na área superior. Eles podem ser abertos com outro clique duplo. Também é possível visualizar o arquivo no Microsoft Outlook e em outros programas de e-mail comuns. Como alternativa, o anexo pode ser salvo no disco rígido antes de visualizá-lo.

Para poder abrir o anexo de um e-mail, é essencial instalar um programa que possa exibir a extensão de arquivo específica do anexo. Por exemplo, se você deseja abrir um arquivo docx, você precisa da versão mais recente do Microsoft Word ou de um programa gratuito como o Open Office ou LibreOffice. Se você abrir um anexo em outro software, erros de formatação ocorrerão inevitavelmente.

Extensões de arquivo comuns	Programa original	Software alternativo
Docx, doc	Microsoft Word	Open Office, LibreOffice
RTF (Rich Text Format)	Microsoft WordPad	Microsoft Word, Open Office
ODT (formato de documento aberto)	Open Office, LibreOffice	Microsoft Word
Xlsx, XLS	Microsoft Excel	Open Office, LibreOffice
ODS (formato de documento aberto)	Open Office, LibreOffice	Microsoft Excel
PDF (formato de dados portátil)	Adobe PDF Reader	Muitos processadores de texto
EXE (executável)	Microsoft Windows
MPG, MPEG, MP4	Programas de vídeo de todos os tipos
MP3	Programas musicais de todos os tipos

Anexos em e-mails - como você diferencia entre e-mails reais e spam

Imagine receber um e-mail que supostamente veio de sua empresa de energia local. Olhando mais de perto, ele contém caracteres estranhos e ao mesmo tempo um anexo com um arquivo com a extensão de nome de arquivo GIF.webp (Graphics Interchange Format). A pergunta surge inevitavelmente: o e-mail é uma mensagem autorizada ou um e-mail de spam com malware anexado?

Mesmo que o e-mail pareça estranho por causa de sua formatação, provavelmente não é spam. A razão para a aparência estranha é que seu programa de e-mail não recebeu a mensagem no formato correto. Por esse motivo, o e-mail é exibido incorretamente e com caracteres especiais incomuns. O fenômeno de e-mails incorretos de remetentes confiáveis ocorre de vez em quando:

• Se o programa de e-mail do remetente processar os dados incorretamente ou
• Nenhum sistema Windows é usado para envio.
• Ocorreram erros ao transferir a mensagem para sua caixa de correio.

Em qualquer caso, você deve verificar objetivamente os e-mails de remetentes confiáveis. Se o remetente, assunto e número do cliente corresponderem aos seus dados pessoais, o e-mail não deve conter uma ameaça. No entanto, se você notar links quebrados ou endereços de resposta incomuns, é mais seguro entrar em contato com o remetente e discutir o problema pessoalmente.

Integre anexos em e-mails - essas são suas opções

Se você envia e-mails para destinatários e deseja enviar arquivos importantes, documentos ou uma foto, isso é fácil de fazer. Primeiro, rascunhe o texto do e-mail, insira o endereço de e-mail do destinatário no campo de endereço e insira um assunto. Finalmente, você encontrará os itens de menu no Microsoft Outlook na barra de menus em "Inserir":

• Adicionar ficheiro.
• Anexar elemento.

Ambos os itens do menu contêm funções diferentes.

No item de menu "Anexar arquivo" você tem a opção de anexar todos os tipos de documentos que estão em seu disco rígido ou em um armazenamento em nuvem. Se você deseja integrar uma entrada de calendário ou seu cartão de visita Outlook no e-mail, você pode fazer isso com a entrada "Adicionar item" Antes de enviar, certifique-se de ter selecionado o arquivo correto. Com um clique em "Enviar", o destinatário recebe o anexo do email, além do texto do email.

No Thunderbird, você pode enviar um anexo de maneira semelhante. Embora a estrutura do menu seja diferente da estrutura do Microsoft Outlook, as opções de anexo são equivalentes. Você também pode selecionar um anexo de e-mail usando o símbolo do clipe de papel à direita. Na próxima etapa você pode enviar o e-mail com o anexo.

Importante:

Em geral, os e-mails nunca devem ser enviados sem uma mensagem, mesmo que apenas o anexo do e-mail seja importante. Isso parece pouco profissional e não agradece muito o destinatário. Ao mesmo tempo, um e-mail sem mensagem ou assunto pode ser classificado como spam e armazenado temporariamente na pasta de spam. Devido à medida de proteção, a correspondência com anexos importantes pode ser perdida.

Veja como salvar um anexo confiável em seu disco rígido

Se você receber um e-mail com um anexo de e-mail confiável, poderá abri-lo imediatamente no programa de destino ou salvá-lo temporariamente no disco rígido. Para fazer isso, proceda da seguinte forma:

• No Microsoft Outlook, clique na "seta para baixo" que fica visível à direita do anexo. Um campo é aberto com várias opções. Selecione a opção “Salvar como” e determine a pasta na qual o anexo deve ser salvo. Outras opções importantes são imprimir rapidamente o arquivo ou visualizá-lo, o que permite visualizar o conteúdo sem abri-lo fisicamente.
• Depois de salvar em sua estrutura de pastas pessoais, o anexo fica disponível para processamento posterior.

Gorjeta:

Se você não consegue ver, abrir ou salvar um anexo, isso pode ser devido a configurações incorretas de proteção de dados. Os usuários do sistema operacional Windows 7 devem verificar suas configurações em particular. Os clientes que usam um endereço de e-mail da Telekom no Windows 7 relataram que o problema ocorreu depois que a Telekom mudou o acesso ao seu servidor de e-mail para uma conexão de dados criptografados. Nesse caso, a configuração das opções de Internet do Windows 7 impediu o salvamento de arquivos criptografados.

A solução para alterar as configurações de proteção de dados está nas opções de Internet do Internet Explorer. Ele foi substituído no Windows 10 pelo navegador Microsoft Edge.

Altere as configurações de privacidade no Internet Explorer

1. No Internet Explorer, clique no botão de menu (a engrenagem) e em Opções da Internet.

   

2. Na janela seguinte, mude para a guia "Avançado" e desative a opção "Não salvar páginas criptografadas no disco" na área de Segurança. Feche a janela clicando em "OK".

   

Como resultado, deve ser possível salvar seus anexos de e-mail sem problemas. Este erro não deve ocorrer com usuários do Windows 10 e Microsoft Edge.

Envio de anexos grandes - você deve prestar atenção a isso

Você pode usar anexos de e-mail para transportar arquivos com grandes quantidades de dados. O provedor do seu endereço de e-mail especifica o limite com relação ao tamanho permitido de um e-mail ou de um documento individual anexado. Em contratos de e-mail pagos, podem ser enviados 50 megabytes ou até 100 megabytes de dados. Os provedores de endereços de e-mail gratuitos limitam o tamanho dos anexos a 10, 20 ou 25 megabytes. Como regra, as ordens de magnitude especificadas são suficientes para:

• Arquivos de texto,
• pequenos vídeos ou
• Arquivos de música

desta forma, de uma caixa de correio para outra como um anexo de correio.

Basicamente, os e-mails com anexos não devem ficar muito grandes. Isso se deve principalmente a razões técnicas. O tamanho dos e-mails é definido internacionalmente para um máximo de 5 MB. Isso é compreensível se levarmos em consideração que os e-mails são divididos pelo programa de e-mail em pacotes de 256 KB cada.

O roteador, que está conectado entre o dispositivo final e o provedor, reduz os pacotes a menos de 1,5 KB. Isso significa que um anexo com 10 MB consiste em mais de 100 pacotes individuais. Eles são enviados separadamente e colocados juntos na ordem correta pelo destinatário. Os e-mails com grandes quantidades de dados no anexo de e-mail também são classificados pelo sistema como mensagens com vírus ou spam e movidos para a pasta de spam. Para evitar isso, os anexos de e-mails geralmente não devem ser maiores que 5 MB.

Também é essencial que o destinatário também tenha a capacidade de receber arquivos maiores com sua conta. Caso contrário, o e-mail será devolvido com uma nota de erro do provedor informando que o limite de envio foi ultrapassado.

Existem várias opções alternativas para enviar arquivos maiores e volumes de dados:

• Envie vários emails com anexos que não excedam o limite do provedor.
• Salve os anexos de e-mail em um dispositivo de armazenamento em nuvem, como Dropbox ou OneDrive e envie apenas o link. O destinatário pode então carregar o arquivo de forma independente.
• Compacte os arquivos. Programas como WinZip ou WinRAR são ideais para isso. Você converte um anexo em um arquivo ZIP e pode reduzir o tamanho em 50-80%.
• Salve arquivos grandes com um host de arquivos como transfernow.net e deixe o destinatário recuperá-los. Entre 4 e 20 gigabytes podem ser transferidos aqui.

Observação para usuários do Gmail:

Se o tamanho do arquivo de um anexo exceder 25 MB, os documentos serão disponibilizados por meio do Google Drive. Eles podem então ser chamados por meio do acesso ao Google Drive. Este procedimento garante que os anexos de e-mail que excedam o tamanho permitido também sejam transportados.

Criptografar informações privadas em anexos - estas são suas opções

Você pode criptografar informações ou dados confidenciais profissionalmente com o Microsoft Outlook. Antes que seus dados possam ser criptografados com eficácia, você deve primeiro solicitar um certificado de criptografia correspondente no Microsoft Trust Center. A criptografia do Outlook é estruturada criptograficamente. Na prática, isso significa que tanto o remetente quanto o destinatário precisam de um certificado digital para usar a opção de criptografia no Outlook. Um certificado digital pode ser gratuito ou pago. Ele pode ser solicitado às autoridades de certificação e, em seguida, deve ser enviado ao destinatário da mensagem criptografada com antecedência. Com o auxílio do certificado digital, este pode decifrar tanto o anexo do correio quanto o conteúdo do e-mail.

Além da criptografia baseada em software por meio de assinatura digital, os documentos podem ser protegidos com uma senha. Por exemplo, se você criar um arquivo do Word no Microsoft Word, terá a opção de protegê-lo com uma senha a qualquer momento. O destinatário precisa da senha para ler o arquivo enviado. Você também pode usar este método para proteger um arquivo contra acesso não autorizado. Você pode acessar o menu no Microsoft Word em:

Arquivo> Informações> Proteger documento.