Digitalize documentos: instruções e programas gratuitos

Alcance sua meta facilmente com estas instruções passo a passo

Se você tiver documentos em papel em casa que deseja proteger digitalmente, poderá digitalizá-los. Mesmo em muitos escritórios, ainda existem arquivos e documentos antigos que precisam ser transferidos para o mundo digital. Com um scanner, é fácil criar imagens digitais de documentos analógicos. Mesmo fotos ou slides podem ser digitalizados e o arquivamento não é feito apenas em caixas e álbuns de fotos no porão. A digitalização cria uma impressão 2D do documento analógico, que pode então ser editado no computador conforme necessário.

Digitalizando documentos: é por isso que faz sentido

Quando você digitaliza um documento, ele cria uma versão digital que pode ser salva no computador. Graças a uma varredura, você pode:

• para fazer backup
• ordenar por
• editar
• duplicado
• mandar

O arquivo criado pelo seu documento digitalizado reproduz inicialmente as informações contidas no documento original. Você pode então editar o arquivo como desejar com o software de digitalização apropriado. Sejam ajustes de cores ou mesclagem de diferentes digitalizações - você decide se e como deseja alterar sua digitalização.

Scanner: você pode escolher entre essas 2 variantes

Para digitalizar documentos, você precisa de um scanner. Existem duas variantes que você pode escolher:

• Com um scanner de placa plana, você tem um dispositivo compacto com o qual pode digitalizar formatos DIN A4 e tamanhos de documentos menores.
• Com um dispositivo multifuncional, você pode não apenas digitalizar, mas também imprimir e copiar. No passado, muitos dispositivos multifuncionais também tinham uma função de fax integrada, hoje em dia é mais parecido com WLAN ou Bluetooth que está embutido nos dispositivos.

Os dispositivos multifuncionais são significativamente maiores do que os scanners de placa plana e, portanto, são usados com mais frequência em escritórios ou ambientes de trabalho. Se você tiver um dispositivo multifuncional e digitalizar e imprimir com frequência, é melhor comprar um com alimentador de documentos para que não seja necessário carregar cada folha de papel individualmente.

Digitalizando documentos: é assim que funciona

Para digitalizar documentos, você precisa de um computador e um scanner.

Conecte o scanner ao computador.

Em seguida, coloque o documento com o lado a ser digitalizado voltado para baixo na placa de vidro do scanner ligado.

Em seguida, pressione o botão "Scan" e você verá a imagem do documento exibida na tela do computador após alguns segundos com um clique.

Salve o documento quando estiver satisfeito.

Se você quiser alterar algo, pode repetir a verificação depois de ajustar as configurações.

Após a digitalização, edite o documento como desejar usando o software selecionado. Por exemplo, se você o escaneou em um ângulo, pode endireitá-lo com um programa como o Scantailor.

Salve-o assim que terminar de editá-lo.

Com o software certo, como o iCopy, você também pode imprimir suas digitalizações diretamente se tiver uma impressora conectada ao PC. Com programas de e-mail como Microsoft Outlook, Thunderbird ou Windows Mail, é possível enviar digitalizações diretamente como e-mail. Você pode digitalizar e compartilhar documentos em papel imediatamente. A propósito, o escopo de entrega do Microsoft Outlook também inclui ScanPST - você pode usar este programa para reparar sua pasta pessoal no Outlook.

gorjeta

Certifique-se de definir o scanner com a resolução correta antes de digitalizar. Caso contrário, os elementos de texto podem aparecer borrados. Escolha uma resolução de 300 dpi para documentos de texto em preto e branco. Se estiver lidando com texto em papel colorido, você também pode ajustar o brilho da digitalização para cima - em 10 por cento.

Quanto mais cores e gráficos você digitalizar, maior será o arquivo. Se quiser economizar espaço de armazenamento e acelerar a digitalização, você pode definir as configurações de cores para digitalização em preto e branco se as cores não forem tão importantes para o seu documento digital.

Você não precisa baixar nenhum software adicional da Internet para digitalizar. Você só precisa disso se quiser editar seu documento digital posteriormente. A maioria dos scanners vem com software associado que você pode usar para digitalizar e fazer configurações básicas. No Windows 10, você não precisa de nenhum software para digitalizar.

Verificando no Windows 10

1. Instale o scanner antes de iniciar.

2. Abra o menu iniciar no canto inferior esquerdo e digite "Windows Fax and Scan" na função de pesquisa.

3. Clique no programa e vá para "Nova digitalização".

4. Em “Visualização”, você pode ajustar a área que deseja digitalizar como desejar.

5. Agora você pode escolher o formato em que deseja salvar sua digitalização. Também é possível salvar a digitalização como um arquivo PDF.

6. Após a digitalização, você encontrará seus documentos digitalizados na pasta "Documentos" -> "Documentos digitalizados"

7. Você também tem a opção de encaminhar o arquivo para outras pessoas por e-mail ou fax durante a digitalização.

   

Salve suas digitalizações neste formato

Como regra, as digitalizações são salvas no formato JPEG.webp ou JPG.webp (Joint Photographic Experts Group). O formato JPEG.webp é o formato mais popular para salvar arquivos de imagem porque uma digitalização nada mais é do que um arquivo de imagem. JPEG.webp funciona com base em pixels e a compatibilidade e a usabilidade são altas. Quase todos os programas de software também podem abrir o formato JPEG.webp ou converter outros formatos de arquivo para JPEG.webp. Ao digitalizar, no entanto, pode haver uma pequena perda de qualidade se o documento for salvo como JPEG.webp. No caso de anormalidades graves, no entanto, isso geralmente pode ser compensado e retrabalhado com software.

Outros formatos são os formatos PNG e TIFF. PNG é particularmente adequado quando arquivos de imagem devem ser compactados. O TIFF permite que os arquivos sejam convertidos sem qualquer deterioração da qualidade. Os arquivos no formato Tiff também podem ser pós-processados, particularmente bem com software gráfico.

Salvar digitalizações como PDF com Adobe Acrobat

Para salvar uma digitalização como PDF, é necessário o reconhecimento de texto, também conhecido como OCR (Optical Character Recognition). Este reconhecimento óptico de caracteres também permite que imagens ou gráficos sejam pesquisados em busca de elementos de texto, para que sejam convertidos e convertidos em arquivos editáveis e pesquisáveis. Os arquivos de imagem no formato JPEG.webp não são, por exemplo, no Windows 10, você pode escolher salvar sua digitalização como PDF diretamente ao criá-la. Se estiver usando o programa Adobe Acrobat, você pode salvar seus arquivos digitalizados diretamente como um arquivo PDF. Você pode então digitalizar o documento em papel com reconhecimento automático de cores e salvá-lo como PDF, ou pode definir suas próprias especificações pessoais em "Digitalização definida pelo usuário".

Você pode escolher um destes padrões:

• Detecção automática do modo de cor
• Documento colorido
• Documento em preto e branco
• Documento em escala de cinza
• Foto colorida

Você também pode escolher se deseja digitalizar vários arquivos como um arquivo PDF ao mesmo tempo. Você pode otimizar os PDFs digitalizados. Infelizmente, o Adobe Acrobat não é gratuito se você quiser usá-lo por um longo prazo - uma versão de teste está disponível gratuitamente.

5 principais: esses programas gratuitos de digitalização e impressão são recomendados

ABBYY Fine Reader

O FineReader permite que você digitalize, edite digitalizações e converta suas digitalizações em documentos PDF. Você pode fazer anotações nos documentos e compartilhá-los com outras pessoas, enquanto mantém o controle das alterações feitas em seu arquivo. Suas digitalizações também podem ser convertidas em arquivos do Excel ou Word.

Readiris Pro

O software Readiris Pro é compatível com Windows 7,8 e 10. Você pode converter suas digitalizações em PDF, formato de e-book ePub, RTF, TXT, HTML, JPEG.webp, PNG, TIFF e muito mais. Você não precisa se limitar a documentos puramente baseados em texto. O software também pode ler os elementos de texto das imagens e extrair apenas estes. Se você salvar suas digitalizações como PDF com o Readiris Pro, também poderá usar o software para posteriormente mesclar, compactar e organizar seus arquivos PDF.

PaperScan

Com o PaperScan, você pode digitalizar documentos, desenhos e fotos. Você pode girar, mover, espelhar ou remover as digitalizações como desejar. Os reparos nas limas também podem ser realizados com o toque de um botão, como o ajuste de rachaduras ou orifícios presentes no gabarito analógico. Você também pode ajustar as cores conforme desejar e seu documento também pode ser convertido em tons de cinza ou preto e branco. Você também pode escolher entre vários filtros. Os seguintes formatos podem ser selecionados:

• PDF
• JPG.webp
• PNG
• TIF
• WEBP
• JP2
• JB2

NAPS 2

NAPS 2 significa “Not Another PDF Scanner” e é uma ferramenta descomplicada para digitalizar seus documentos e imagens. O scanner não precisa ser instalado separadamente por meio de um driver, mas é automaticamente reconhecido pelo programa. Você pode editar suas digitalizações antes da digitalização, por exemplo, especificando a seção da imagem. Graças ao reconhecimento automático de texto, você pode copiar rapidamente o texto dos documentos. Você pode salvar suas digitalizações nos formatos normais de JPG.webp, PNG, TIFF e, claro, PDF.

VueScan Free Edition

Mais de 1.850 scanners são suportados pelo VueScan Free Edition. Com o software gratuito, você pode digitalizar não apenas documentos, mas também fotos e filmes. Você pode escolher entre diferentes níveis de qualidade para digitalizar seus modelos da melhor forma possível. Você também pode recortar suas digitalizações com antecedência, ajustar as cores e escolher várias opções de filtro.

Gorjeta:

Os documentos também podem ser digitalizados com um smartphone. Com aplicativos como Adobe Scan ou CamScanner, você pode facilmente tirar fotos de documentos usando a câmera do seu smartphone. O Adobe Scan ainda permite o reconhecimento de texto com OCR. Após o processo de digitalização, você pode salvar a imagem em seu smartphone, enviá-la ou carregá-la em uma nuvem.

Conclusão: digitalize documentos e edite-os como desejar

Se você deseja digitalizar documentos em papel, não pode evitar digitalizá-los. Isso pode ser feito usando um smartphone, mas um scanner é melhor e tem mais opções. Dependendo de quanto você digitaliza, imprime e copia, você pode comprar apenas um scanner de mesa ou um dispositivo multifuncional. Com o Windows 10, você não precisa mais de nenhum software adicional para digitalizar seus documentos. Se quiser editar, converter, cortar ou mesclar suas digitalizações, você precisa de um programa extra, como VueScan ou Readiris Pro. Dependendo do sistema operacional, você também pode precisar de software adicional para converter suas digitalizações em um arquivo PDF. Certifique-se de que isso também inclui o reconhecimento ótico de texto (OCR) para que suas digitalizações sejam editáveis e pesquisáveis.