Caixa de seleção no Word: especifique a resposta a ser marcada

Instruções passo a passo

Por que é difícil inserir texto em um formulário ou modelo de documento quando você pode usar as caixas de seleção para especificar as respostas a serem marcadas? Isso não só economiza muito tempo ao preencher o formulário, como também é muito mais rápido e direcionado ao avaliar os formulários posteriormente.

É certo que o Word não parece tornar as coisas particularmente fáceis para nós quando se trata de »checkboxes«, o uso do campo de formulário checkbox, que está disponível desde 1993, tem suas armadilhas. Não mais! Porque você sempre tem pelo menos duas soluções de caixa de seleção disponíveis, no Word 2010 até três: com e sem proteção de formulário ou com símbolos livremente selecionáveis - como você deseja.

Descubra aqui como você pode usar todas as três soluções possíveis em um piscar de olhos.

O clássico: o campo do formulário da caixa de seleção

Você precisa de caixas de seleção para clicar em um formulário ou modelo de documento? Os campos de formulário adicionais do tipo »campo de formulário de texto« são usados no documento para inserir texto ou datas, ou campos de formulário suspensos para selecionar elementos predefinidos? Então, os campos do formulário da caixa de seleção são a escolha perfeita. O campo check box do formulário se comporta exatamente como os outros campos do formulário e só é ativado quando o documento está protegido, ou seja, só então pode ser ligado e desligado com um clique do mouse.

O fato de que o campo de formulário de caixa de seleção só pode ser ativado e desativado com a proteção de documento apropriada pode ser uma desvantagem desta solução. Porque em formulários protegidos, apenas os campos do formulário podem ser endereçados e apenas seu conteúdo pode ser alterado. O preenchedor do formulário também deve ter a opção de inserir comentários extensos ou inserir imagens? Então você tem que trabalhar com mudanças de seção contínuas e proteger seletivamente as seções. Isso é particularmente importante ao projetar formulários, pois você só pode trabalhar até certo ponto com tabelas para alinhar o formulário.

Inserir campos de formulário de caixa de seleção

E é assim que você insere campos de formulário de caixa de seleção em seu documento e, em seguida, garante a proteção adequada do documento:

1. Posicione o cursor onde deseja inserir a caixa de seleção no documento.

2. Word 2010 e 2007: Alterne para a guia FERRAMENTAS DE DESENVOLVEDOR e clique no botão FERRAMENTAS DE PREVERSÃO (Word 2010) ou LEGACYTOOLS (Word 2007) no grupo CONTROLES. Agora clique no botão CAIXA DE CONTROLE.
   Word 2003, 2002 e 2000: Na barra de ferramentas FORM, clique no ícone CHECK BOX.

3. A caixa de seleção é inserida no documento. Para poder usar a caixa de seleção com um clique do mouse, você deve agora proteger o documento e liberá-lo para entrada no formulário.

4. Word 2010: Na guia FERRAMENTAS DO DESENVOLVEDOR, grupo PROTEGER, clique no botão RESTRIÇÃO DA EDIÇÃO.
   Word 2007: Na guia FERRAMENTAS DO DESENVOLVEDOR, grupo PROTEGER, clique no botão PROTEGER DOCUMENTO.
   Word 2003: Acesse o menu EXTRAS, comando PROTECT DOCUMENT.
   Word 2002 e 2000: Acesse o menu EXTRAS, comando PROTECT DOCUMENT. Na caixa de diálogo Proteger, selecione o botão de opção FORMS. Se você deseja proteger apenas algumas seções, pode defini-las usando o botão SEÇÕES. Se necessário, insira uma senha e confirme a caixa de diálogo com OK.

5. Word 2010, 2007 e 2003 apenas: Ative a caixa de seleção para 2. EDITANDO RESTRIÇÕES na área de tarefas. Em seguida, selecione a entrada PREENCHENDO FORMULÁRIOS na caixa de lista suspensa abaixo. Se você deseja proteger apenas algumas seções, pode defini-las usando SELECIONAR SEÇÕES. Clique no botão SIM, APLICAR PROTEÇÃO AGORA e insira uma senha na próxima caixa de diálogo, se necessário.

6. A partir de agora, o formulário está protegido e a caixa de seleção está pronta para uso.

Novo no Word 2010: o controle de conteúdo da caixa de seleção

Os controles de conteúdo introduzidos pela primeira vez no Word 2007 foram aprimorados no Word 2010 para incluir o controle de conteúdo da caixa de seleção. A vantagem dos controles de conteúdo é que eles ficam "ativos" imediatamente e você não precisa de nenhuma proteção adicional para o documento. Portanto, não há restrições, como ocorre com a proteção de documentos para campos de formulário na forma de funções inativas na seção desprotegida (dependendo da versão do Word, não são possíveis comentários, ajustes de margem, ajustes de números de página e muito mais). Você pode usar as propriedades do controle de conteúdo para determinar se o controle de conteúdo não pode ser excluído. Isso evitará a remoção acidental do controle de conteúdo durante a edição do texto.

Outra vantagem do controle de conteúdo da caixa de seleção é que você não precisa se limitar aos símbolos de "caixa de seleção vazia" e "caixa de seleção marcada" fornecidos. Você também pode usar as propriedades para determinar individualmente entre quais dois símbolos você alterna para frente e para trás com um clique do mouse. O conteúdo dos controles de conteúdo - e, portanto, também o status da caixa de seleção - pode ser vinculado a um »DataStore«, que é salvo diretamente no arquivo Word na pasta »CustomXML«. Você pode acessar e avaliar esses dados de outros programas, como Access ou Excel.

A desvantagem do controle de conteúdo da caixa de seleção é que a solução está disponível atualmente apenas no Word 2010. Quando um documento com um controle de conteúdo de caixa de seleção é aberto no Word 2007, o Word 2007 converte a caixa de seleção em um controle de conteúdo de texto sem formatação - a propriedade da caixa de seleção é perdida. Ao abrir o arquivo de 2010 no Word 2003, 2002 e 2000, todos os controles de conteúdo são convertidos em texto simples. Além disso, deve-se observar que os elementos de controle de conteúdo não podem ser colocados um após o outro, como os campos de formulário com a tecla Tab ou F11 ou Shift + F11. O uso do mouse é sempre obrigatório aqui.

Use o controle de conteúdo da caixa de seleção

Veja como usar o controle de conteúdo da caixa de seleção no Word 2010:

1. O controle de conteúdo da caixa de seleção está na guia FERRAMENTAS DO DESENVOLVEDOR, que não está ativa por padrão. Pressione a combinação de teclas Alt + X + O (letra O) para abrir a caixa de diálogo WORD OPTIONS.

2. Na caixa de diálogo que aparece agora, clique em PERSONALIZAR A FITA à esquerda e ative a caixa de seleção FERRAMENTAS DE DESENVOLVEDOR à direita para as ABAS PRINCIPAIS. Feche a caixa de diálogo com OK.

3. Posicione o cursor onde deseja inserir a caixa de seleção no documento. Em seguida, mude para a guia FERRAMENTAS DO DESENVOLVEDOR e clique no botão CAIXA DE CONTROLE no grupo CONTROLES.

4. O Word insere o controle de conteúdo da caixa de seleção. Desde que o controle de conteúdo esteja selecionado, você pode clicar no botão PROPRIEDADES na guia FERRAMENTAS DO DESENVOLVEDOR, grupo CONTROLES. Na caixa de diálogo que aparece, você tem a opção de ativar a caixa de seleção A UNIDADE DE CONTROLE DE CONTEÚDO NÃO PODE SER EXCLUÍDA para se proteger contra exclusão.

5. Se desejar substituir os símbolos da caixa por outros símbolos, selecione o símbolo desejado para o SÍMBOLO ATIVADO e o SÍMBOLO DESATIVADO no grupo VERIFICAR PROPRIEDADES DA CAIXA na caixa de diálogo clicando no botão ALTERAR.

6. Depois de fechar a caixa de diálogo PROPRIEDADES, a caixa de seleção está pronta para uso.

A alternativa: caixas de seleção individuais usando funções de campo

Você gostaria de criar formulários e modelos de documentos que podem ser executados em todas as versões do Word sem restrições? Deseja realmente renunciar a todas as medidas de proteção de documentos? Então, a caixa de seleção da função de campo é a solução perfeita. É usada a função de campo »MacroButton«, que permite alternar entre dois textos livremente selecionáveis no meio do texto. Isso é possível por meio de duas rotinas VBA e dois AutoTextos que são usados alternadamente. Aqui, também, você não está fixado nos dois símbolos de caixa de seleção "fixos", mas pode especificar os símbolos a serem exibidos individualmente, como no Word 2010.

Como o código do programa VBA é sempre necessário para a caixa de seleção da função de campo, a execução de macros no Word deve ser permitida. O Word 2003, 2002 e 2000 salvam apenas AutoTextos em modelos de documentos. Com o Word 2010 e 2007, também é possível especificar o BUILDING BLOCKS.DOTX como local de armazenamento (o que não é recomendado para esta área de aplicação). Conseqüentemente, a solução só pode ser usada para formulários que também são salvos como modelos de documento. O uso em arquivos de documentos puros do tipo »* .doc« ou »* .docm« não é possível. As caixas de seleção da função de campo passam uma após a outra quando você pressiona F11 ou Shift + F11, como qualquer função de campo no documento. Porém, para alternar o status da caixa de seleção, é necessário clicar duas vezes com o mouse.

Para usar a caixa de seleção do código de campo, faça o seguinte:

1. Primeiro, crie um novo modelo de documento vazio e salve-o com o nome KONTROLLKAESTCHEN-VORLAGE.DOT (M), por exemplo. No Word 2010 e 2007, a seleção com macros deve ser selecionada como o tipo de arquivo!

2. Mudar agora Alt + F11 no editor VBA. Clique com o botão direito do mouse na entrada MICROSOFT WORD OBJECTS no Project Explorer à direita. Em seguida, selecione o comando INSERT e então MODULE.

3. No módulo criado dessa forma, você cria as duas rotinas VBA a seguir:

   

4. Em seguida, saia do editor VBA através do menu FILE do editor VBA, comando CLOSE AND RETURN TO MICROSOFT WORD.

5. Agora crie dois textos automáticos com as respectivas funções de campo. Pressione a combinação de teclas Ctrl + F9, após a qual um código de campo vazio, consistindo em uma chave aberta e uma chave fechada, aparece. Primeiro insira o texto MACROBUTTON dentro do campo função, seguido por um espaço e o texto KKAUSSCHALTEN. Outro espaço segue antes de inserir o caractere para a caixa de seleção marcada. A caixa de seleção pode ser encontrada na função de símbolo da própria palavra (Word 2010 e 2007: Guia INSERT, grupo SÍMBOLOS, botão SÍMBOLOS; Word 2003, 2002 e 2000: Menu INSERT, ICON).

   

6. Depois de inserir completamente a função de campo, selecione a função de campo completa e crie-a como AutoTexto com o nome KKAUSSCHALTEN. No Word 2010 e 2007, a maneira mais fácil de definir textos automáticos é com o atalho de teclado Alt + F3 no; o AutoTexto termina automaticamente no modelo de documento atual. No Word 2003, 2002 e 2000 você cria o texto automático através do menu INSERT-AUTOTEXT, comando AUTO-TEXT. Certifique-se de que o modelo de documento atual deve ser selecionado na caixa de diálogo na parte inferior de SEARCH IN!

7. Repita as etapas 5 e 6 para o segundo código de campo. Desta vez, o texto na função de campo é KKNSCHALTEN e você insere a caixa de seleção vazia. Como nome do AutoTexto, selecione KDO SWITCH ON.

   

8. Finalmente, salve o modelo do documento. A caixa de seleção agora está disponível para você no novo modelo de documento: Basta colocar o AutoTexto KKEINSCHALTEN onde quiser. Em seguida, o Word exibe a caixa de seleção vazia.
   Um clique duplo na caixa de seleção executa a macro KKEINSCHALTEN, após o que o AutoTexto com a função de campo é substituído pelo KKAUSSCHALTEN equivalente por meio da macro e a caixa de seleção preenchida aparece.

FAQ: Caixas de seleção no Word

1. Como posso ativar as caixas de seleção no Word?

Clique onde quiser no seu documento do Word. Vá para o menu Desenvolvedor e clique no ícone Caixa de seleção de controle. A caixa de seleção agora aparece no documento. Ative ou desative-o com um clique do mouse.

2. Como posso ativar ferramentas de desenvolvedor no Word?

Abra um documento no Word e clique em Arquivo no canto superior esquerdo. Em seguida, vá em "Opções" à esquerda. Uma nova janela de diálogo é aberta. Clique em "Personalizar a Faixa de Opções" e marque a caixa ao lado de "Desenvolvedor". Por fim, confirme sua seleção clicando em "OK".

3. O que são controles de conteúdo no Word?

Os controles de conteúdo são controles individuais que você pode adicionar e personalizar para uso em modelos, formulários e documentos. Por exemplo, muitos formulários online têm uma lista suspensa que contém um conjunto limitado de opções para o usuário do formulário.