Como criar uma assinatura digital
As assinaturas são essenciais em muitos contextos diferentes. Enquanto a vida está se tornando cada vez mais digitalizada, tanto privada quanto profissionalmente, as possibilidades de assinatura em um PC ou smartphone parecem limitadas. O Microsoft Word oferece várias maneiras de economizar tempo e papel para inserir assinaturas. Mas: Nem todas as alternativas têm o mesmo status legal que uma assinatura manual.
Por que inserir uma assinatura no Word?
Quem não conhece este problema? Você recebe documentos e contratos para serem assinados por e-mail e agora tem que imprimir e assinar laboriosamente, apenas para enviá-los de volta como um escaneamento. Este processo pode ser simplificado graças ao Word. Se você não possui uma impressora ou deseja economizar papel em prol do meio ambiente, existem alternativas à assinatura.
Mas o que realmente significa assinar - e uma assinatura digital é equivalente a uma manual? Com a sua assinatura, você está fazendo uma declaração de intenções no sentido mais amplo. Seja em um contrato de venda, um contrato de aluguel ou de trabalho ou uma garantia. Somente com a sua assinatura ele se torna juridicamente vinculativo.
No entanto, esse não é o único motivo para adicionar uma assinatura. As assinaturas também dão aos documentos mais profissionalismo e identificam claramente a autoria. Além disso, as assinaturas protegem contra fraude: sua assinatura manual é única e, portanto, à prova de falsificação. Também serve para identificá-lo de forma confiável a longo prazo. Mas isso também se aplica a uma assinatura digital?
Segurança primeiro - o que é uma assinatura digital?
O regulamento eIDAS (Electronic Identification And Trust Services) define os requisitos para a validade e confiabilidade das assinaturas eletrônicas em toda a UE. Este "serviço de identificação eletrónica e serviços de confiança" especifica três níveis: o simples, o avançado e a assinatura eletrónica qualificada. Uma vez que o uso privado é principalmente limitado aos primeiros dois níveis de segurança, as seguintes explicações referem-se apenas a isso.
A assinatura no tablet da transportadora de pacotes é tanto uma assinatura eletrônica simples quanto a inserção de uma digitalização com a assinatura manual em um documento. Este último funciona sem problemas no Word, mas não é aceito para todos os problemas. Um terceiro também pode inserir uma digitalização de sua assinatura.
A assinatura eletrônica avançada oferece muito mais proteção porque um certificado digital também é usado aqui. Ele confirma claramente sua identidade - ao contrário de digitalizar uma assinatura manual. O certificado é emitido por um terceiro confiável e consiste em um ID e um PIN. Após a assinatura, o arquivo é encaminhado de forma criptografada e não pode mais ser alterado a partir desse momento.
Assine manualmente: clássico e seguro no papel ou tablet
Existem várias opções disponíveis para adicionar uma assinatura manual ao seu documento do Word.
Digitalize a assinatura e coloque-a no Word: é assim que funciona
Você insere sua assinatura em um documento do Word usando um scanner ou um aplicativo de digitalização para smartphone ou tablet:
Assine sua assinatura em um pedaço de papel.
Use um aplicativo ou impressora para digitalizar a assinatura.
Acesse a digitalização em seu computador e use as funções de edição de imagem no Word para cortar no tamanho desejado.
Salve o gráfico editado de sua assinatura como um arquivo de imagem.
Após clicar em “Inserir”, selecione o botão “Imagens” e depois “Este dispositivo”. Uma nova janela será aberta na qual você poderá ver a estrutura de pastas do seu computador. Encontre o arquivo de imagem com sua assinatura e coloque-o na posição desejada clicando em "Ok" no final da caixa de diálogo.
Bom saber: Com o Mac é possível digitalizar e salvar uma assinatura em PDFs, que também pode ser transferida para o Word.
Crie uma linha de assinatura profissional para a assinatura
Para tornar a assinatura mais profissional, você também pode trabalhar com uma linha de assinatura. Porque isso pode ser marcado com o nome, data e cargo ou cargo do signatário. Para fazer isso, proceda da seguinte forma:
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Vá para a guia “Inserir” na faixa de opções do Word.
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Clique em Linha de assinatura no lado direito da faixa de opções e selecione "Linha de assinatura do Microsoft Office" no menu suspenso.
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Digite o nome, sobrenome e cargo da pessoa que assina, bem como seu endereço de e-mail, se aplicável, e uma nota nos campos fornecidos na caixa de diálogo.
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Faça uma seleção definindo ou removendo a marca de seleção para a adição automática da hora da assinatura e a aprovação dos comentários.
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Clique em "Ok" para confirmar suas entradas.
Este documento agora pode ser impresso e assinado pela pessoa designada. No entanto, também existe uma maneira de assinar digitalmente na linha de assinatura.
Assine digitalmente - uma solução inteligente e segura
Para adicionar uma assinatura digital a um documento do Word, use funções padrão do Word ou opções de extensão.
Assine a linha de assinatura com uma imagem ou funções à mão livre
Se houver uma linha de assinatura, a assinatura pode ser inserida de duas maneiras diferentes. Ou você insere uma imagem ou uma digitalização de sua assinatura ou assina manualmente a partir de um telefone celular ou tablet PC. Observe que isso só é possível a partir do Word para Microsoft 365. Para adicionar o arquivo de assinatura, proceda da seguinte forma:
Se o seu nome ainda não estiver na linha de assinatura, insira-o no campo "Nome, sobrenome".
Clique em Selecionar imagem e escolha a opção Selecionar imagem de assinatura.
Encontre o arquivo que deseja no local.
Confirme sua escolha clicando em "Selecionar" com o botão esquerdo do mouse.
Assinatura manual via touchpad
Por outro lado, uma assinatura manual também pode ser adicionada à linha de assinatura de um touchpad:
Clique nas opções de tinta em seu tablet ou smartphone.
Coloque sua assinatura manual no local designado na linha de assinatura.
Como você normalmente não deseja alterar um documento assinado, é aconselhável salvar todo o documento como um arquivo PDF depois de assinado. Isso também o protege de alterações ilegais.
Gorjeta: Se, por outro lado, você preferir uma assinatura digital incluindo um carimbo de data / hora e, portanto, ainda mais segurança, tudo o que você precisa fazer é clicar duas vezes na linha de assinatura para encaminhá-la a várias autoridades de certificação, como a GlobalSign. Eles agem como um tipo de autoridade que emite um certificado temporário para assinaturas digitais. O certificado é comparável a um documento de identificação digital e, em alguns casos, está sujeito a cobrança. No entanto, também permite a inserção de uma assinatura eletrónica avançada de acordo com o regulamento eIDAS.
Use suplementos do Word para assinaturas eletrônicas: é assim que funciona
Os suplementos do Word também facilitam a assinatura digital de um documento. Os suplementos geralmente são opções de expansão gratuitas para o Microsoft Word. A vantagem sobre um aplicativo - ou seja, um aplicativo móvel para seu dispositivo móvel - é a implementação simples no programa Word existente. Um suplemento é simplesmente uma ferramenta que está disponível para todas as tarefas futuras no campo de design de texto com o Word.
Os dois add-ins "DocuSign" e "AdobeSign" são ideais para assinar documentos importantes. Você pode usar a Adobe para enviar assinaturas eletrônicas em todos os três níveis de segurança. Além disso, esta extensão para Word permite a adição de comentários e a atribuição de certas passagens especificamente para o destinatário.
Ele então sabe onde sua assinatura é necessária e onde ele deve deixar a linha de assinatura em branco. O criador de um documento rastreia simultaneamente quem dos signatários já assinou e cuja assinatura ainda está pendente. Ambos os suplementos são seguros e também economizam tempo e papel.
Assinando no Word: o Office transforma papel e caneta em um concurso
Com o Word, você tem várias opções para tornar os textos mais atraentes e profissionais. Você pode formatar texto ou exibir modelos de título no índice analítico. Você também pode garantir uma aparência coerente adicionando referências. Listas e caracteres especiais também podem ser inseridos para ilustrar, mas também uma representação cientificamente correta - por exemplo, dos campos da matemática ou de línguas estrangeiras. Por último, mas não menos importante, o Word ajuda a verificar a hifenização, as fontes e os tipos de letra.
Outra maneira de criar documentos profissionalmente é adicionar assinaturas ao Word. A assinatura confere ao seu documento mais seriedade, mas também um caráter juridicamente vinculativo. Independentemente de se tratar de um contrato de venda, aluguel ou contrato de trabalho, uma assinatura expressa que você concorda com o conteúdo de um documento. A assinatura digital em Word representa assim um passo essencial para uma concepção mais moderna, eficiente e amiga do ambiente dos vários processos de coordenação na vida privada e profissional.
Perguntas frequentes
Como posso inserir uma assinatura no Word?
Você insere uma assinatura no Word colocando-a em uma folha de papel, digitalizando-a e inserindo-a como um gráfico no local desejado no documento Word. Se você tiver um touchpad, poderá assinar usando a opção de tinta do Word. No entanto, isso só funciona com o Microsoft Word 365. Outra maneira é assinar uma linha de assinatura com uma assinatura digital certificada, se necessário. O Word também pode ser atualizado com extensões úteis - os chamados add-ins - como “AdobeSign” da Adobe.
O que é uma linha de assinatura?
A linha de assinatura é uma linha de assinatura especial que você pode personalizar com nome, sobrenome, cargo profissional e outros detalhes do signatário. O gráfico de uma assinatura pode ser inserido na linha, assinado manualmente usando o touchpad ou com um certificado.
As assinaturas estão seguras no computador?
As assinaturas eletrônicas que você faz em um PC, tablet ou smartphone são juridicamente vinculativas em diferentes graus, dependendo dos requisitos que atendem. O regulamento eIDAS da UE define três níveis de segurança. Embora apenas uma assinatura eletrônica simples seja exigida para a aceitação do pacote pelo carteiro, pelo menos uma assinatura eletrônica avançada, se não uma qualificada, é necessária para assuntos importantes como a conclusão de contratos. No Word, você só pode inserir uma assinatura avançada após adquirir um certificado correspondente.
