As apresentações raramente são criadas e reproduzidas no mesmo computador. Em vez disso, a apresentação deve ser enviada principalmente a colegas, superiores ou clientes. Em seguida, é frequentemente demonstrado com a ajuda de outro computador ou notebook.
Verifique o documento antes de encaminhá-lo
Antes de enviar uma cópia eletrônica de sua apresentação em PowerPoint, você deve revisar a apresentação em busca de dados ou informações pessoais que possam estar armazenados na própria apresentação ou nas propriedades do documento. Uma vez que essas informações podem revelar detalhes que não deveriam ser conhecidos publicamente, é aconselhável remover essas informações ocultas.
O PowerPoint oferece uma ferramenta que faz parte do trabalho para você:
- Clique na aba começar sobre em formação.
- Clique no botão na área do meio Verifique se há problemas - verifique o documento.
- Agora você verá uma lista dos itens que podem ser verificados.
Ajuste as configurações de revisão do documento
- Por padrão, a caixa de diálogo Revisão de documento todas, exceto uma das caixas marcadas.
- Também coloque a marca de verificação na frente Conteúdo externo do slide. Se houver um campo de texto fora do slide, ele será removido.
- Entre outras coisas, o PowerPoint verifica se a apresentação ainda contém comentários e, se desejar, também exclui as informações pessoais que foram salvas no documento, como o nome de usuário da pessoa que criou a apresentação.
- Quaisquer notas esquecidas na área de notas da apresentação também podem ser removidas.
- Depois de selecionar todas as opções relevantes para você, clique em Verificar.
- Serão agora mostrados todos os elementos encontrados e poderá decidir para cada opção se deseja usar o botão Deletar tudo deseja excluir.
- Quando terminar, clique em Concluir.
Armadilha de cuidado: links com Excel
O exame no PowerPoint 2010 pode fazer muito, mas não pode garantir que todas as informações internas serão removidas.
Verifique sempre manualmente se há algum diagrama na apresentação que, ao ser aberto, revele mais informações do que o desejado. Esse é o caso, por exemplo, se o diagrama foi criado no Excel e, em seguida, como um link Objeto de gráfico do Microsoft Excel ou com a opção de colar Use design de destino e pasta de trabalho incorporada respectivamente. Mantenha a formatação original e incorpore a pasta de trabalho inserido no PowerPoint.
Se você marcar esse diagrama e clicar em editar dados Clique em, todo o arquivo do Excel é aberto e oferece uma visão sobre outras planilhas de dados do Excel que você pode não querer liberar.
No caso de arquivos vinculados, esse risco normalmente só existe quando o visualizador abre a apresentação no computador em que foi criada. Só então o link para o Excel estará realmente ativo. Assim que for aberto em um computador externo, aparecerá uma mensagem informando que o arquivo vinculado não está disponível.
Mas tome cuidado, quando você empacota uma apresentação em um CD, os links são salvos com ele. Você pode ler mais sobre este assunto na próxima edição.
É assim que você descobre links para o Excel e exclui dados supérfluos
Nem sempre você cria todos os slides em uma apresentação, no entanto, se você for o responsável por finalizar a apresentação, há uma maneira fácil de ver se seus colegas podem ter incluído um diagrama vinculado.
É assim que se faz:
- Clique na aba começar sobre em formação.
- Você encontrará a opção no canto inferior direito Editar links para arquivos.
- Agora você verá todos os links no arquivo e também pode remover links individuais, se desejar.
No caso de pastas de trabalho incorporadas, exclua as planilhas de dados desnecessárias.
