O arquivamento automático pode ser configurado individualmente. Em primeiro lugar, defina as configurações padrão: Com que freqüência é arquivado, quão "antigo" os dados devem ser para que possam ser arquivados, em qual arquivo os dados devem ser armazenados
Você define as configurações padrão para a função de arquivo da seguinte forma:
- No Outlook até a versão 2007 chame o comando EXTRAS >> OPTIONS e abra o cadastro MAIS. No Outlook 2010, chame o comando ARQUIVO >> OPÇÕES e abra a guia AVANÇADO.
- No Outlook até 2007 clique no botão AUTOARCHIVE, no Outlook 2010 em AUTOARCHIVE SETTINGS. As configurações de arquivamento são eficazes para todos os módulos do Outlook - a menos que você as altere para módulos ou pastas individuais.
- Ative a opção AUTOARCHIVE EVERY X DAYS e especifique o intervalo em que o arquivamento deve ser realizado.
- Se você achar irritante ter que confirmar uma caixa de diálogo para cada processo de arquivamento, desative a opção INICIAR AUTOARCHIVING APÓS A CONFIRMAÇÃO.
- Se você marcar os e-mails que não precisa mais como expirados em seu Outlook e não quiser arquivá-los, ative a opção APAGAR ITENS EXPIRADOS (somente pasta de e-mail).
- Em qualquer caso, ative a opção ARQUIVAR OU EXCLUIR ELEMENTOS ANTIGOS.
- Se você ativar a opção MOSTRAR PASTA DE ARQUIVO NA LISTA DE PASTAS, o Outlook abre automaticamente o arquivo compactado após o arquivamento e o exibe na lista de pastas. Isso significa que você pode continuar a acessar os dados arquivados imediatamente, mas precisa renunciar à vantagem de velocidade da terceirização.
- No campo DELETE ELEMENTS IF OLDER THAN, especifique a antiguidade dos dados para que sejam movidos para o arquivo (ou excluídos completamente).
- Se os dados forem transferidos para o arquivo, ative a opção MOVER ELEMENTOS ANTIGOS PARA e selecione a pasta desejada via PESQUISAR ou digite o nome de um novo arquivo que o Outlook deve criar no campo ao lado do botão.
- Se você deseja excluir irremediavelmente os dados antigos, ative a opção EXCLUIR FINALMENTE OS ELEMENTOS ANTIGOS. Para que todos os elementos antigos sejam removidos imediatamente, clique em APLICAR CONFIGURAÇÕES A TODAS AS PASTAS - mas lembre-se de que isso não pode ser desfeito.
- Feche as caixas de diálogo.
Configurações individuais para módulos individuais
Supondo que você tenha especificado como uma configuração padrão que os elementos devem ser movidos para o arquivo após um ano, você ainda deseja ter os compromissos dos anos anteriores em seu calendário de compromissos. Em seguida, ajuste as configurações do calendário:
- Abra o calendário.
- Em MEU CALENDÁRIO, clique com o botão direito em CALENDÁRIO e invoque o comando PROPRIEDADES. No exemplo, o calendário não é arquivado.
- Abra a guia AUTOARCHIVE.
- Se você não quiser arquivar o calendário, ative a opção NÃO ARQUIVAR ITENS NESTA PASTA e continue com a etapa 6. Se desejar usar outras configurações além das padrão, ative a opção USAR AS SEGUINTES CONFIGURAÇÕES PARA ESTA PASTA.
- Ajuste as configurações, por exemplo, a idade dos itens a serem arquivados ou especifique um arquivo diferente.
- Feche a caixa de diálogo.
Configurações individuais para pastas individuais, entradas de compromissos ou e-mails
O Outlook oferece a opção de excluir esses itens do arquivamento automático. Para fazer isso, proceda da seguinte forma:
- Abra o elemento desejado, por exemplo, um e-mail importante ou uma entrada de compromisso.
- Na janela do e-mail, compromisso ou tarefa, acione o comando "Arquivo, Propriedades".
- Ative a opção “Sem arquivamento automático deste elemento” e feche a caixa de diálogo.