O AutoArquivar - configurações padrão vs. configurações individuais

O arquivamento automático pode ser configurado individualmente. Em primeiro lugar, defina as configurações padrão: Com que freqüência é arquivado, quão "antigo" os dados devem ser para que possam ser arquivados, em qual arquivo os dados devem ser armazenados

Você define as configurações padrão para a função de arquivo da seguinte forma:

1. No Outlook até a versão 2007 chame o comando EXTRAS >> OPTIONS e abra o cadastro MAIS. No Outlook 2010, chame o comando ARQUIVO >> OPÇÕES e abra a guia AVANÇADO.
2. No Outlook até 2007 clique no botão AUTOARCHIVE, no Outlook 2010 em AUTOARCHIVE SETTINGS. As configurações de arquivamento são eficazes para todos os módulos do Outlook - a menos que você as altere para módulos ou pastas individuais.
   
3. Ative a opção AUTOARCHIVE EVERY X DAYS e especifique o intervalo em que o arquivamento deve ser realizado.
4. Se você achar irritante ter que confirmar uma caixa de diálogo para cada processo de arquivamento, desative a opção INICIAR AUTOARCHIVING APÓS A CONFIRMAÇÃO.
5. Se você marcar os e-mails que não precisa mais como expirados em seu Outlook e não quiser arquivá-los, ative a opção APAGAR ITENS EXPIRADOS (somente pasta de e-mail).
6. Em qualquer caso, ative a opção ARQUIVAR OU EXCLUIR ELEMENTOS ANTIGOS.
7. Se você ativar a opção MOSTRAR PASTA DE ARQUIVO NA LISTA DE PASTAS, o Outlook abre automaticamente o arquivo compactado após o arquivamento e o exibe na lista de pastas. Isso significa que você pode continuar a acessar os dados arquivados imediatamente, mas precisa renunciar à vantagem de velocidade da terceirização.
8. No campo DELETE ELEMENTS IF OLDER THAN, especifique a antiguidade dos dados para que sejam movidos para o arquivo (ou excluídos completamente).
9. Se os dados forem transferidos para o arquivo, ative a opção MOVER ELEMENTOS ANTIGOS PARA e selecione a pasta desejada via PESQUISAR ou digite o nome de um novo arquivo que o Outlook deve criar no campo ao lado do botão.
10. Se você deseja excluir irremediavelmente os dados antigos, ative a opção EXCLUIR FINALMENTE OS ELEMENTOS ANTIGOS. Para que todos os elementos antigos sejam removidos imediatamente, clique em APLICAR CONFIGURAÇÕES A TODAS AS PASTAS - mas lembre-se de que isso não pode ser desfeito.
11. Feche as caixas de diálogo.

Configurações individuais para módulos individuais

Supondo que você tenha especificado como uma configuração padrão que os elementos devem ser movidos para o arquivo após um ano, você ainda deseja ter os compromissos dos anos anteriores em seu calendário de compromissos. Em seguida, ajuste as configurações do calendário:

1. Abra o calendário.
2. Em MEU CALENDÁRIO, clique com o botão direito em CALENDÁRIO e invoque o comando PROPRIEDADES. No exemplo, o calendário não é arquivado.
   
3. Abra a guia AUTOARCHIVE.
4. Se você não quiser arquivar o calendário, ative a opção NÃO ARQUIVAR ITENS NESTA PASTA e continue com a etapa 6. Se desejar usar outras configurações além das padrão, ative a opção USAR AS SEGUINTES CONFIGURAÇÕES PARA ESTA PASTA.
5. Ajuste as configurações, por exemplo, a idade dos itens a serem arquivados ou especifique um arquivo diferente.
6. Feche a caixa de diálogo.

Configurações individuais para pastas individuais, entradas de compromissos ou e-mails

O Outlook oferece a opção de excluir esses itens do arquivamento automático. Para fazer isso, proceda da seguinte forma:

1. Abra o elemento desejado, por exemplo, um e-mail importante ou uma entrada de compromisso.
2. Na janela do e-mail, compromisso ou tarefa, acione o comando "Arquivo, Propriedades".
3. Ative a opção “Sem arquivamento automático deste elemento” e feche a caixa de diálogo.