Configurações do Outlook: como localizar e fazer backup de dados

Instruções passo a passo

Centenas ou milhares de e-mails, anexos, entradas de calendário e dados se acumulam no Microsoft Outlook ao longo de meses ou anos. Se desejar salvar esses dados e as configurações do Outlook para movê-los para um novo PC ou para criar um backup, existem várias opções e maneiras de fazer isso.

É crucial que seus dados no Microsoft Outlook e as configurações do Outlook sejam salvos em arquivos diferentes. Enquanto todos os e-mails, entradas de calendário e dados são salvos nos chamados arquivos PST ou OST, as configurações de função são salvas no registro do Windows. Para fazer backup das configurações e dos dados, os arquivos no registro e os arquivos de contêiner com dados do Outlook sempre devem ser copiados.

Backup de dados diretamente do Microsoft Outlook

É possível salvar todos os dados como e-mails incluindo seus anexos, compromissos, tarefas, contatos, notas e dados de diário diretamente do Outlook, já que o Microsoft Outlook salva essas informações em um arquivo central com a extensão * .PST ou * .OST . Por padrão, o arquivo é denominado Outlook.pst ou Outlook.ost. Se você usa vários perfis ou gerencia diferentes contas de e-mail no Microsoft Outlook, um arquivo PST ou OST separado é criado para cada perfil ou conta. Todos os dados arquivados também são salvos em arquivos PST.

Os arquivos PST (arquivos de armazenamento pessoal) são os chamados arquivos de contêiner, que podem salvar várias informações do Microsoft Outlook. Mais importante ainda, as contas POP-3 armazenam suas informações em arquivos PST. Até o Outlook 2013, os dados das contas IMAP também eram salvos em arquivos PST. No Microsoft Outlook 2016, os dados são salvos em um arquivo OST (arquivo offline do Outlook). Além dos arquivos OST e PST, o Outlook também precisa distinguir entre os arquivos NST. Esses são arquivos de armazenamento de grupo do Outlook. As conversas em grupo ou os dados do grupo local são arquivados nele.

Todos os arquivos PST gerados pelo Outlook podem ser encontrados na seguinte pasta por padrão, dependendo do sistema operacional:

Windows 10: C: \ Usuários \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook

Windows 7 / Vista: C: \ Usuários \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook

Windows XP: C: \ Documents and Settings \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook

Os arquivos de contêiner geralmente ficam ocultos para que não possam ser exibidos em uma pesquisa normal no Windows Explorer. Para tornar os arquivos de contêiner visíveis no Explorer, chame o comando "Ferramentas → Opções de pasta → Exibir"E mude a opção"Mostrar arquivos, pastas e drives ocultos" uma. Os usuários do Windows XP selecionam: "Arquivos e pastas ocultos: mostra todos os arquivos e pastas“.

Localizar caminhos de armazenamento no Outlook

Outra maneira de localizar os caminhos de armazenamento dos arquivos de contêiner pode ser encontrada diretamente no Outlook. As três etapas a seguir fornecerão informações específicas sobre quais arquivos PST ou OST são salvos localmente em seu computador:

1. Navegue até a guia "Arquivo" no Outlook e mude para o menu "Informações".

   

2. Na próxima etapa, mude para o menu de opções "Configurações da conta".

   

3. Navegue até a guia “Arquivo de dados” para encontrar os arquivos OST ou PST individuais e seus caminhos em seu computador.

   

Armazenamento de dados diferente de informações do Outlook

O coração do Microsoft Outlook são os arquivos PST ou OST. Dados, anexos de e-mails, entradas de calendário e muito mais são salvos neles. A maior diferença entre os arquivos PST e OST é a disponibilidade. Os arquivos PST contêm todos os dados enviados e recebidos usando o Microsoft Outlook. Os arquivos OST, por outro lado, podem ser vistos como uma cópia local de seus dados do Outlook. A duplicação do arquivo é necessária no caso de interrupção na recepção da Internet para que você possa continuar a trabalhar com o Outlook. O arquivo mestre real geralmente está localizado nos servidores da Microsoft, por exemplo, com uma conta do Microsoft Exchange. Ele é automaticamente acessado e atualizado online.

Além dos arquivos OST e PST, as configurações da conta do Outlook são salvas no registro do Windows.

Crie e salve um arquivo PST - facilmente possível no Outlook

1. Para salvar um arquivo PST individualizado do Microsoft Outlook, navegue até a guia “Arquivo” e mude para a área de menu “Abrir e exportar”.

   

2. Na próxima etapa, clique no botão "Importar / Exportar" e selecione a entrada "Exportar para arquivo" na janela de seleção seguinte.

   

3. A próxima etapa oferece a opção de criar um arquivo de dados do Outlook ou um arquivo separado por vírgulas. Selecione o arquivo de dados do Outlook (PST).

   

4. Na última etapa, você pode escolher quais dados e informações deseja salvar em um arquivo PST. Você determina o escopo dos dados selecionando as pastas individuais.

   

O arquivo PST pode ser armazenado em cache em um local de armazenamento, como armazenamento em massa, DVD ou disco rígido. Se o arquivo PST original estiver danificado, por exemplo, por uma falha do programa, e não puder mais ser aberto, você pode substituí-lo pelo arquivo PST do backup. Se desejar ler o arquivo PST no Microsoft Outlook em um novo computador, isso também é feito no assistente de importação e exportação no item de menu "Importar de outros programas ou arquivos".

Uma mensagem de erro pode aparecer ao carregar o arquivo PST de um DVD. O Outlook relata que o arquivo PST está protegido contra gravação e não lê os dados. Nesse caso, você precisa remover a proteção contra gravação. Para fazer isso, clique com o botão direito do mouse no arquivo após copiá-lo para o disco rígido no Windows Explorer, selecione o item de menu "Propriedades" e desative o atributo "Somente leitura".

Faça backup das configurações da conta do Outlook - é assim que funciona

Depois de criar e fazer backup de um arquivo PST, você também deve fazer backup das configurações de conta do Outlook. As configurações de conta e perfil podem ser encontradas no registro do Windows. Para a versão atual do Microsoft Outlook, eles são salvos na seguinte chave:

HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 16.0 \ Outlook \ Profiles
\ Outlook \ 9375CFF0413111d3B88A00104B2A6676.

Os usuários do Outlook 2010 podem encontrar as configurações no seguinte caminho:

HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Windows NT \ CurrentVersion \ Windows Messaging Subsystem \ Profiles \ Outlook \ 9375CFF0413111d3B88A00104B2A6676

O caminho contém uma pasta separada para cada um dos perfis que você está usando. As configurações das contas de e-mail são salvas em cada uma dessas pastas de perfil na pasta 9375CFF0413111d3B88A - 00104B2A6676.

Salve o arquivo de registro em três etapas

Para salvar o arquivo relevante, proceda da seguinte forma:

1. Feche todos os aplicativos do Office e especialmente o Microsoft Outlook.

2. No Microsoft Windows, clique com o botão direito em “Iniciar” e selecione o item de menu “Executar”. Uma nova janela é aberta na qual você digita o seguinte comando: Regedit.

   

3. Procure a entrada apropriada no editor de registro. Com um clique do botão direito do mouse, você pode copiar o arquivo e armazená-lo temporariamente em um local seguro.

   

Se desejar reimportar os dados de perfil salvos desta forma após reinstalar o Windows ou Outlook, um clique duplo no arquivo REG no Windows Explorer é suficiente.

Importante: Cada vez que você importa, você substitui as configurações de perfil no registro. Para evitar perda de dados e travamentos do sistema, você só deve fazer alterações no registro se tiver feito cópias de backup e tiver certeza de que a importação dos arquivos do registro faz sentido e é conveniente.

Resumo: Faça backup dos dados e configurações do Outlook de dois caminhos diferentes

Se você deseja fazer uma cópia de backup de seus dados e configurações do Microsoft Outlook, você deve arquivar dois arquivos diferentes, pelo menos. Isso ocorre porque seus e-mails, entradas de calendário e todos os dados do Outlook geralmente são copiados em arquivos PST ou OST. Em contraste, suas configurações são armazenadas e salvas no registro do Windows. Você pode copiar um arquivo PST existente diretamente do Windows Explorer e armazená-lo temporariamente em um local de armazenamento seguro.

Como alternativa, você também pode ter o arquivo PST criado diretamente usando o assistente de importação / exportação do Outlook. Você pode encontrar o arquivo de registro correspondente digitando o comando “regedit” na janela “Executar”.

Depois de fazer backup de todos os arquivos, você pode instalar o Outlook em um novo computador e continuar com seus dados e configurações existentes. O backup contínuo dos dados dos arquivos também é conveniente para estar sempre protegido contra perda de dados, vírus ou ataques de hackers.

Perguntas frequentes

O que é salvo no registro do Microsoft Windows?

O registro ou banco de dados de registro pode ser referido como o banco de dados de configuração central. Ele armazena as configurações específicas do Microsoft Outlook, bem como as configurações do Windows. Além das configurações do programa, os programas de inicialização automática e as informações relevantes do sistema também são armazenadas no registro.

Para que é usado o comando regedit?

Use o comando Regedit ou Regedit.exe para abrir o editor do Registro no Microsoft Windows. Você pode então visualizar, editar ou copiar as entradas individuais no registro do Windows.

Qual conteúdo é armazenado em arquivos OST?

A maioria das contas de e-mail modernas funcionam com arquivos de dados offline (OST). As cópias sincronizadas das informações da caixa de correio são armazenadas localmente nelas. A cópia mestre geralmente está localizada em um servidor online, por exemplo, no caso de contas do Microsoft Exchange em um servidor da Microsoft.