Os catálogos de endereços digitais contêm uma coleção de dados de contato mais ou menos consistentes. Às vezes, falta a saudação ou o nome da empresa, muitas vezes há várias grafias, por exemplo, para números de telefone.
Se você exportar seu catálogo de endereços para o Excel, poderá ver rapidamente onde os registros de dados têm lacunas ou até mesmo erros. Isso pode ser corrigido de forma mais conveniente no Excel: aqui é mais fácil copiar campos e também há uma função de pesquisa e substituição.
Exportar dados de contato
Você pode exportar seu catálogo de endereços para o Excel da seguinte maneira:
- Abra o módulo Contatos.
- No Outlook até a versão 2007, você chama o comando Arquivo → Importar / Exportar sobre. No Outlook 2010, você chama Arquivo → Abrir → Importar sobre.
- Escolher Exportar para arquivo e clique Avançar.
- Selecione o tipo de arquivo Microsoft Excel 97-2003 e clique em Avançar.
- Escolher Contatos e clique Avançar.
- Especifique onde e com que nome o arquivo Excel deve ser salvo e clique em Avançar.
- Clique em Campos do mapa. Verifique se os campos do Outlook estão mapeados corretamente para os campos da planilha do Excel. As atribuições geralmente coincidem. Caso contrário, simplesmente arraste um dos campos da janela esquerda para o campo correspondente na janela direita. Quando terminar, feche a caixa de diálogo com OK.
- Clique em Completopara que o arquivo Excel seja gerado.
Editar dados com Excel
Abra o arquivo de informações de contato no Excel. Inconsistências típicas, erros de atribuição e grafias diferentes podem ser rapidamente identificadas na tabela. Muitas vezes, as saudações estão faltando, às vezes, partes do nome são atribuídas incorretamente:
Aqui você pode simplesmente copiar e colar a coluna saudação preencha as saudações corretas e corrija as atribuições incorretas usando arrastar e soltar.
Com o comando Pesquisar e substituir corrija ortografias diferentes dos números de telefone e fax. Para fazer isso, marque as colunas correspondentes antes de chamar o comando para limitar a pesquisa a elas. Desta forma, você também pode inserir o código do país (+49 para a Alemanha) antes do número de telefone e remover o primeiro zero do código de área.
Para evitar que números de telefone e códigos postais sejam alterados por formatação acidental de células (por exemplo, atribuindo um formato de data), esses campos foram precedidos por um apóstrofo ao exportar do Outlook. O Excel interpreta esses números como texto e não como valores numéricos. Ao pesquisar no Excel, você não deve inserir o apóstrofo anterior, caso contrário, o Excel não encontrará os termos de pesquisa.
Quando terminar de editar, salve o arquivo Excel no formato Pasta de trabalho do Excel 97-2003 e feche-o.
Importar contatos novamente
Você pode exportar o arquivo alterado do Excel de volta para o Excel da seguinte maneira:
- Chame o comando no Outlook até a versão 2007 Arquivo → Importar / Exportar ou no Outlook 2010 Arquivo → Abrir → Importar sobre.
- Escolher Importar de outros programas ou arquivos e clique em Avançar.
- Selecione o tipo de arquivo Microsoft Excel 97-2003 e clique em Avançar.
- Selecione o arquivo Excel. Debaixo Opções escolher Duplicados devido a elementos importados substituir fora. Então clique em Avançar.
- Selecione como pasta de destino Contatos e então clique Avançar.
- Clique em Completopara que os dados sejam importados.
