Outlook: permitir acesso à agenda sem o Exchange

Em empresas que possuem um Exchange Server, é fácil compartilhar seu próprio calendário com um colega. No entanto, você não precisa necessariamente do Exchange: o Outlook 2003 e 2007 têm a opção de exibir o calendário ou extratos

Tanto o Outlook 2003 quanto o Outlook 2007 oferecem a opção de salvar o calendário como um site da Web e, em seguida, colocar essa página HTML online na intranet ou na Internet ou salvá-la em uma pasta compartilhada na rede. Um calendário salvo como um site tem duas desvantagens:

• A agenda compartilhada pode ser visualizada, mas não editada por qualquer pessoa com acesso a ela.
• As alterações no calendário do Outlook não são transferidas automaticamente para o site. Após grandes mudanças, você deve salvar o calendário novamente no formato HTML e colocá-lo online.

Pelo menos para o segundo ponto, há um remédio no Outlook 2007. Você também pode publicar o calendário em um servidor WebDAV ou no Microsoft Online e ativar uma atualização automática para isso.

Salve a agenda como um site

No Outlook 2003 e 2007, faça o seguinte:

1. Abra o calendário.
2. Ligar Arquivo ⇒ Salvar como site sobre.
3. Insira o período de tempo a ser salvo no site.
4. Se, além do assunto de cada compromisso, as notas inseridas para ele também devem estar visíveis no calendário da web, ative a opção Incluir detalhes do compromisso uma.
5. Se você quiser usar uma imagem como plano de fundo, troque Use o gráfico de fundo e selecione a imagem.
6. Introduzir o Título do calendário que deve aparecer no início da página do calendário.
7. Insira a localização do arquivo de calendário e seu nome com a extensão .HTM uma. Além do arquivo HTML, o Outlook armazena vários outros arquivos (imagens e outros arquivos HTML para detalhes). Portanto, é aconselhável configurar uma pasta separada para os arquivos, para que os arquivos com o mesmo nome não sejam substituídos acidentalmente.
8. Para que o calendário seja imediatamente mostrado no seu navegador, mude Abra o site salvo no navegador uma.
9. Clique em Salvar no computador.
10. Um aviso de segurança é exibido no Outlook 2007 informando que o local pode não ser seguro. Confirme com simque você deseja continuar.
11. Uma pergunta de segurança aparecerá agora (em seu navegador da web). Confirme aqui com Abrirque você deseja ver o arquivo.
12. Se o calendário for armazenado em um servidor web, use um programa FTP, por exemplo, para copiar todos os arquivos da pasta para o servidor web.
    

Compartilhe sua agenda no Microsoft Office Online

Se você se registrar no Microsoft Office Online com seu Windows Live ID, poderá colocar seu calendário online e torná-lo disponível de forma geral ou apenas para pessoas selecionadas. O registro no Microsoft Office Online é gratuito.

Para entrar no Microsoft Office Online e compartilhar um calendário online, faça o seguinte:

1. Clique com o botão direito no calendário na barra de navegação.
2. Chame o comando Publique na Internet e então Publicar no Office Online sobre.
3. Se você ainda não fez login, clique em Registro.
4. Introduzir o Endereço de e-mail e a senha para a sua conta do Windows Live ID e clique em Registro e então em Completo.
5. Entrar sob Período de tempo qual seção de sua agenda você deseja publicar.
6. no campo detalhe Especifique se apenas a disponibilidade, a disponibilidade e o assunto dos compromissos ou todos os detalhes dos compromissos (sem anexos de arquivo) devem ser exibidos.
7. Debaixo Permissões Especifique se apenas os usuários que você convidou ou todos devem ter acesso ao seu calendário.
   
8. Clique em Estendido.
9. Determine se as atualizações devem ser carregadas automaticamente em intervalos definidos ou apenas se você iniciar o upload manualmente.
10. A opção Frequência de atualização deixe ligado.
    
11. Clique duas vezes OKpara carregar o calendário agora.
12. O Outlook então se oferece para enviar convites de compartilhamento para as pessoas que deveriam ter acesso (a menos que você tenha ativado o acesso geral). Clique aqui em sim.
13. O Outlook agora abre uma janela de mensagem que já contém um link para o calendário. Insira os endereços das pessoas que devem receber aprovação aqui. Escreva uma mensagem curta e envie o convite.

Os destinatários dos convites indicam então que desejam abrir o calendário, que está online no formato ICS, com o Outlook. Em seguida, você tem a opção de inserir o calendário da Internet em seu Outlook e assinar as atualizações.

Alterar as configurações de calendário do Office Online

Se você quiser alterar as configurações do calendário ou da publicação posteriormente, proceda da seguinte forma:

1. No Outlook 2007, clique com o botão direito do mouse no calendário.
2. Chame o comando Publique na Internet e então Alterar opções de publicação sobre.
3. Faça as alterações desejadas e clique em OK.
4. O Outlook agora transfere as alterações para o site. Uma caixa de diálogo é exibida na qual você pode enviar convites para compartilhar com outras pessoas. Clique aqui em sim respectivamente. não e proceda conforme descrito acima.

Gerenciar compartilhamentos

Se você deseja compartilhar a agenda da Internet com outras pessoas, proceda da seguinte forma:

1. Clique com o botão direito no calendário.
2. Chame o comando Publique na Internet e então Compartilhar calendário publicado sobre.
3. Agora você pode (a partir da etapa 12 acima) enviar um convite para outras pessoas por e-mail com o link para o calendário da Internet.

Se você deseja cancelar a liberação para pessoas físicas, proceda da seguinte forma:

1. Clique com o botão direito no calendário.
2. Chame o comando Publique na Internet e então Alterar as permissões de compartilhamento sobre.
3. Selecione as pessoas para as quais deseja revogar a permissão e clique em Removido. Feche a caixa de diálogo com OK.

Remova o calendário do Office Online novamente

Para colocar sua agenda off-line novamente:

1. Clique com o botão direito no calendário no Outlook.
2. Chame o comando Publique na Internet e então Remover do servidor sobre.
3. Confirme com sim.