Reduza o tamanho das pastas de trabalho do Excel

Como reduzir o tamanho dos arquivos do Excel e excluir conteúdo desnecessário

Em tempos de mídias de armazenamento cada vez maiores e conexões mais rápidas, os tamanhos dos arquivos não desempenham mais a função de alguns anos atrás. No entanto, você deve manter seus arquivos do Excel o menor possível. Assim, eles não são apenas salvos e enviados com mais rapidez, mas também funcionam com mais rapidez.

Se você editar tabelas do Excel por um longo período de tempo e adicioná-las repetidas vezes, elas crescerão rapidamente até um tamanho que pode limitar enormemente o trabalho com elas.

Existem várias maneiras de reduzir o tamanho do arquivo de um cálculo. Apresentamos os mais importantes aqui. Antes de qualquer coisa, faça um backup de sua pasta de trabalho para não perder nenhum dado se algo der errado.

Dica 1: remova o excesso de células

Basicamente, apenas as células realmente usadas são incluídas no tamanho do arquivo. Se você usou intervalos de células para cálculos temporários, por exemplo, eles ainda são considerados para serem usados. Isso também se aplica se você tiver excluído o conteúdo.

Para verificar qual área o Excel considera ser usada, use a combinação de teclas CTRL END. O Excel então salta para o canto inferior direito da área usada.

Se o canto inferior direito estiver muito abaixo e / ou à direita das células realmente usadas, você deve excluir as linhas ou colunas supérfluas. Para fazer isso, marque as linhas e remova-as com a combinação de teclas CTRL MENOS. Em seguida, repita isso para as colunas.

Repita as etapas descritas para todas as planilhas da pasta de trabalho em questão. Após a exclusão, feche a pasta, salve as alterações e abra-as novamente. Use CTRL END para verificar se a exclusão foi bem-sucedida.

Dica 2: exclua a formatação desnecessária

Algumas listas contêm um grande número de linhas vazias - outro motivo para tamanhos extremos de arquivo. Isso pode acontecer especialmente depois de importar listas de outros programas. Isso não é apenas irritante, mas também pode levar a resultados incorretos em certas avaliações. Existem vários métodos para remover essas linhas em branco de suas listas.

Opção 1: exclua as linhas vazias com a caixa de diálogo "Conteúdo"

Em todas as versões do Excel, use CTRL G para abrir a caixa de diálogo IR PARA.

Clique em CONTEÚDO.

Outra caixa de diálogo é exibida. Destaque a opção EM BRANCO.

Confirme sua definição com OK.

Apagar células vazias completamente

Todas as células vazias agora estão marcadas. Agora você pode excluir completamente essas células sem problemas, a fim de remover a formatação desnecessária ou outras coisas. Siga esses passos:

No Excel 2007 ou posterior, ative a guia INICIAR e clique no grupo EDITAR em EXCLUIR e depois em EXCLUIR TUDO.

Se você estiver usando versões até e incluindo a versão Excel 2003, acesse o comando DELETE no menu EDITAR e o comando ALL no menu ramificado.

Após a exclusão, feche a pasta, salve as alterações e abra-as novamente.

Vídeo de instrução: Exclua a formatação desnecessária no Excel

Opção 2: excluir células vazias com o filtro do Excel

1. Primeiro, selecione toda a área de dados de sua lista, incluindo os títulos das colunas.

2. Chame o comando DATA - FILTER - AUTOFILTER (Excel até a versão 2003) ou DATA - FILTER (Excel a partir da versão 2007).

3. A primeira linha da sua lista será fornecida com pequenas setas de lista para as opções de filtro.

   

4. Portanto, o Excel filtra a lista. Clique com o mouse na seta da lista da coluna na qual deseja pesquisar as células vazias.

5. Agora você pode selecionar a entrada (VAZIO) usando os critérios de filtro. No Excel 2003, você encontrará isso como um ponto de filtro separado. Para o Excel 2007 e 2010, você encontrará a entrada (VAZIO) em SELECIONAR TUDO.

6. Clique OK.

Se necessário, repita isso nas outras colunas até que apenas os registros de dados vazios (e os números correspondentes na coluna auxiliar) possam ser vistos.

Agora destaque esses registros e pressione a tecla DELETE para excluí-los. Faça você mesmo a marcação nas células e não marque usando os números das linhas na coluna de coordenadas.

Você pode então usar a opção (TODOS) na lista de AutoFiltro para exibir a lista completa com as linhas em branco removidas. Após a exclusão, restaure a ordem original dos registros classificando a lista novamente de acordo com os números na coluna auxiliar.

Se você interferir com os filtros que estão ligados, você pode desligá-los novamente usando DATA - FILTER - AUTOFILTER.

Dica 3: importe e exporte macros

Um terceiro motivo para tabelas grandes podem ser as macros que elas contêm. Você deve remover aqueles que não são necessários, exportar todos os outros e importá-los novamente. Para fazer isso, proceda da seguinte forma:

Chame o Editor do Visual Basic com a combinação de teclas ALT F11. Lá você encontrará o Explorador de Projetos, que pode ser visto na imagem.

Clique nos módulos de macro um após o outro com o botão direito do mouse e selecione o comando REMOVER. Confirme a consulta de exportação com OK.

Quando todas as macros forem removidas e exportadas, volte ao Excel, feche o arquivo, salve suas alterações e abra-o novamente.

Em seguida, chame o Editor do Visual Basic novamente via ALT F11. Selecione o projeto da pasta atual no Project Explorer. No menu FILE, acesse o comando IMPORT FILE e importe todas as macros necessárias uma após a outra.

Dica 4: reduza o tamanho do arquivo das tabelas dinâmicas

Uma tabela dinâmica pode aumentar significativamente o tamanho do arquivo. Isso ocorre porque os dados de origem nos quais a tabela dinâmica se baseia também são copiados para uma memória oculta separada, o chamado “cache dinâmico”. Em última análise, a tabela dinâmica acessa esse cache dinâmico e não os dados de origem reais.

Portanto, você sempre tem que clicar no botão "Atualizar" para atualizar a tabela dinâmica se algo mudou nos dados de origem. Porque essa é a única maneira de atualizar o cache dinâmico. Na prática, você pode usar isso para reduzir o tamanho do arquivo das tabelas dinâmicas.

Reduza o tamanho do arquivo das tabelas dinâmicas

Há uma configuração nas tabelas dinâmicas que limpa o cache dinâmico quando o arquivo é salvo. A própria tabela dinâmica é mantida.

Clique com o botão direito na tabela dinâmica e selecione a entrada "Opções da tabela dinâmica" no menu de contexto.

Abra a guia “Dados” e desmarque “Salvar dados de origem com arquivo”. Para fazer isso, marque a caixa ao lado de “Atualizar ao abrir o arquivo.

Agora, o cache dinâmico é excluído quando o arquivo é salvo - a tabela de dados real é obviamente mantida.

O tamanho do arquivo é significativamente reduzido e quase atinge o tamanho do arquivo novamente sem a tabela dinâmica.

Dica 5: reduza ou exclua gráficos e imagens

Imagens de fundo, logotipos ou imagens inseridas são freqüentemente desnecessárias e ocupam muito espaço de armazenamento. Portanto, não inclua imagens de fundo na tabela. Inclua o logotipo da empresa apenas em um lado. Não insira imagens em seu tamanho original, mas reduza-as. O Excel oferece essa função: Clique na imagem. No item de menu “Formatar” do grupo “Ajustar” está a função “Comprimir imagens” Basicamente, ao reduzir e apagar gráficos, deve-se ter cuidado para não remover nenhum gráfico que seja necessário.

Dica 6: remova fórmulas desnecessárias

Muitas fórmulas complicadas também afetam o tamanho de um arquivo do Excel. Portanto, tente remover fórmulas indesejadas de uma pasta de trabalho do Excel. Há momentos em que você tem um conjunto de dados e não precisa das fórmulas que ele contém, é melhor substituir essas fórmulas por valores. Para fazer isso, siga as instruções abaixo:

1. Abra o arquivo Excel e pressione Ctrl + A para selecionar a planilha / conjunto de dados inteiro. Em seguida, pressione a tecla F5.

2. Abra a opção Go To e clique em “Special”.

3. Selecione as fórmulas e clique em OK, agora você selecionou todas as células que possuem uma fórmula.

4. Em seguida, converta as fórmulas selecionadas em valores: Pressione a combinação de teclas Ctrl + C para copiar as células selecionadas.

5. Em seguida, clique na guia Página Inicial e, no grupo Área de Transferência, clique em Colar.

6. Em seguida, clique no ícone Inserir valor. Todas as células com fórmulas agora são convertidas para os valores.

Dica 7: converta o tipo de arquivo para o formato binário (XLSB)

Salvar no formato .xlsb é recomendado para cálculos extensos. Isso salva o arquivo em binário. Será muito menor e o acesso será mais rápido. Normalmente, isso não lhe causará nenhuma desvantagem. Um teste detalhado é recomendado para programação interna e aplicações especiais.

FAQ: Reduza o tamanho do arquivo de pastas de trabalho do Excel

1. Por que meu arquivo do Excel é tão grande?

Basicamente, uma planilha com mais de 100.000 linhas e muitas colunas requer muita memória. Quanto mais dados e gráficos você inserir na planilha do Excel, maior e mais lento o arquivo se tornará com o tempo. Portanto, verifique se você não pode reduzir um pouco o número de pixels das imagens inseridas ou se realmente precisa deles. Tabelas dinâmicas e formatação incorreta também podem aumentar o tamanho do arquivo.

2. Como posso reduzir o tamanho dos meus gráficos no Excel?

Marque um gráfico inserido na tabela com a ajuda de um clique do mouse para que no Excel 2010 e Excel 2007 a guia "Ferramentas de imagem" seja exibida na faixa do menu. Com o Excel 2003, a barra de ferramentas "Gráficos" é exibida. Agora clique no ícone “Comprimir Imagens”.

3. Como posso compactar meu arquivo Excel?

Você pode compactar facilmente o arquivo Excel usando a opção “Arquivo Zip”. Para fazer isso, clique com o botão direito no arquivo Excel que deseja compactar. Agora clique na opção Enviar para e selecione a opção “Pasta compactada”.