Você realmente precisa dos e-mails de cinco anos atrás em sua caixa de entrada ou de sua agenda e lista de tarefas de 2008? Caso contrário, é aconselhável remover o lastro antigo do Outlook. Isso tornará seu Outlook mais rápido novamente - u
A AUTOARCHIVING do Outlook se destina a este propósito: move os dados mais antigos para um arquivo morto após uma consulta ou automaticamente. Como a pasta pessoal, o arquivo é salvo em um arquivo no formato PST para que você possa abrir o arquivo novamente a qualquer momento com o Outlook e acessar os e-mails, compromissos e tarefas nele contidos. O arquivo também pode ser dividido em vários arquivos para que você possa ter diferentes arquivos de arquivo para 2008, 2009 e 2010, por exemplo.
A propósito, também é possível excluir especificamente e-mails ou compromissos individuais do arquivamento.
A propósito, o Outlook não arquiva contatos porque isso não faria sentido.
Configurações padrão x configurações individuais
O arquivamento automático pode ser configurado individualmente. Em primeiro lugar, defina as configurações padrão: Com que freqüência é arquivado, quão "antigos" os dados devem ser para serem arquivados, em qual arquivo os dados estão armazenados, os dados antigos devem ser excluídos em vez de arquivados?
Além disso, você pode selecionar configurações para módulos individuais do Outlook, por exemplo, para e-mails ou para pastas individuais na caixa de entrada, que divergem das configurações padrão. Desta forma, é possível, por exemplo, arquivar o calendário de compromissos uma vez por ano, enquanto os e-mails mais antigos são terceirizados após seis meses. Ou os e-mails de um determinado projeto permanecem permanentemente no Outlook, enquanto os outros e-mails são arquivados após um ano.
Se quiser fazer configurações diferentes para cada módulo do Outlook, você pode pular as configurações padrão. Em caso afirmativo, leia a seção a seguir de qualquer maneira, porque todas as opções de configuração são explicadas aqui.
Ajustar as configurações padrão
Você define as configurações padrão para a função de arquivo da seguinte forma:
- No Outlook até a versão 2007 chame o comando EXTRAS >> OPTIONS e abra o cadastro MAIS. No Outlook 2010, chame o comando ARQUIVO >> OPÇÕES e abra a guia AVANÇADO.
- No Outlook até 2007 clique no botão ARQUIVO AUTOMÁTICO, no Outlook 2010 em CONFIGURAÇÕES DE ARQUIVO AUTOMÁTICO.
- Ative a opção AUTOARCHIVE CADA X DIAS e especifique o intervalo em que o arquivamento deve ser realizado.
- Se você achar irritante ter que confirmar uma caixa de diálogo para cada processo de arquivamento, desative a opção INICIAR AUTOARCHIVING APÓS A CONFIRMAÇÃO.
- Se você marcar os e-mails que não precisa mais como expirados em seu Outlook e não quiser arquivá-los, ative a opção EXCLUIR ITENS EXPIRADOS (APENAS PASTA DE E-MAIL).
- Em qualquer caso, ative a opção ARQUIVAR OU EXCLUIR ELEMENTOS ANTIGOS.
- Se você ativar a opção MOSTRAR PASTA DE ARQUIVO NA LISTA DE PASTAS, o Outlook abre automaticamente o arquivo compactado após o arquivamento e o exibe na lista de pastas. Isso significa que você pode continuar a acessar os dados arquivados imediatamente, mas precisa renunciar à vantagem de velocidade da terceirização.
- No campo DELETE ELEMENTS IF OLDER THAN, especifique a antiguidade dos dados para que sejam movidos para o arquivo (ou excluídos completamente).
- Se os dados forem transferidos para o arquivo, ative a opção MOVER ELEMENTOS ANTIGOS PARA e selecione a pasta desejada via PESQUISAR ou digite o nome de um novo arquivo que o Outlook deve criar no campo ao lado do botão.
- Se você deseja excluir irremediavelmente os dados antigos, ative a opção EXCLUIR FINALMENTE OS ELEMENTOS ANTIGOS. Para que todos os elementos antigos sejam removidos imediatamente, clique em APLICAR CONFIGURAÇÕES A TODAS AS PASTAS - mas lembre-se de que isso não pode ser desfeito.
- Feche as caixas de diálogo.