Como estruturar adequadamente seus documentos do Word
O Word oferece aos usuários muitas opções diferentes para criar documentos de texto de acordo com diferentes requisitos ou ideias individuais. Não apenas as configurações de fonte, mas também o layout e a formatação dos documentos podem ser ajustados. Especialmente se você usa o Word com frequência e usa uma determinada estrutura de texto regularmente, pode se beneficiar muito com a função do "modelo de formato". Mas como você cria um modelo no Word? E como você os edita?
Modelo no Word: o que é realmente?
O seu trabalho não se limita a um formato específico? Você precisa alternar entre diferentes tipos de texto? Você pode salvar diferentes modelos de usuário no Word e acessá-los a qualquer momento. Isso permite que você crie documentos com pouco esforço e os preencha rapidamente com o conteúdo apropriado.
Sob certas circunstâncias, alguns modelos se acumulam em seu sistema de arquivamento. Para manter uma visão geral, você pode classificar esses documentos de amostra na respectiva área de tarefa. Desta forma, você o encontrará ainda mais rápido quando estiver procurando um estilo específico. Mas como os modelos de formato podem ser integrados ao seu documento?
Em resumo: estruture e edite textos de forma clara
Você encontrará uma seleção de modelos de formato na faixa do menu na guia “Iniciar”. Por padrão, o Word define diferentes níveis para títulos em diferentes fontes e tamanhos, ajudando assim a padronizar os documentos de texto. Além disso, os títulos se destacam muito bem do conteúdo de texto ou imagem.
O uso de modelos também permite uma navegação mais rápida em um documento. Via de regra, você encontrará a chamada "área de navegação" no lado esquerdo da página em Word. Se não estiver visível para você, proceda da seguinte forma:
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Selecione as guias "Exibir".
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Na área "Display" você pode verificar os campos "Régua", "Linhas de grade" e "Área de navegação".
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Assim que você verificar a "Área de navegação", a barra de navegação aparecerá à esquerda.
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Clique aqui em "Títulos" para que a estrutura dos títulos apareça na barra de navegação.
O Word mostra todos os títulos e subtítulos definidos aqui. Ao clicar no campo de texto de destino na área de navegação, você pode alternar facilmente entre as camadas que criou.
Você tem que seguir orientações específicas para a formatação do corpo do texto e títulos? Você recebeu instruções específicas sobre como deveria ser o final do documento? As sugestões do Word nem sempre atendem às necessidades de empresas, escolas ou gosto pessoal. Se você usar seu modelo personalizado, pode ter certeza de que ele terá uma aparência uniforme e atenderá às suas especificações.
Prático e individual: inspetor de formatos do Word
Por este motivo, os modelos podem ser personalizados. Embora o Microsoft Word geralmente especifique um determinado tamanho de fonte, fonte, espaçamento de linha específico e a escolha entre justificado, justificado à direita ou à esquerda, ainda há escopo aqui: Você pode fazer alterações nas configurações como desejar.
Para editar um modelo de formato ou criar um novo padrão, abra a guia "Iniciar" na faixa de menu. Aqui você encontrará o campo "Modelos de formato". Clique na pequena seta no canto inferior direito. Dependendo da versão do Word, você tem opções diferentes neste ponto. As seguintes funções estão disponíveis para você:
- Novo modelo de estilo
- Inspetor de formato
- Verificar estilos
- Opções
Você só pode ver símbolos aqui em vez dos termos listados. Por exemplo, um “A +” significa “Novo modelo de formato”. Clique no símbolo para abrir a janela correspondente.
Em "novo modelo de formato", você pode definir novos modelos para formatação de texto de acordo com suas próprias ideias ou em consulta com seu empregador. O “Inspetor de formato”, por outro lado, é um assistente que verifica para você se os modelos de formato definidos anteriormente estão sendo cumpridos - semelhante a “Verificar o modelo de formato”. Em "Opções", por exemplo, você pode usar o documento atual como base para a criação de um novo modelo.
Bem organizado: é assim que você controla as coisas no Word
Se você decidiu criar modelos de usuário individuais no Microsoft Word, o documento de amostra pode ser salvo em um local de armazenamento adequado. Para poder abrir os arquivos rapidamente no momento certo, a respectiva pasta deve ser fácil de encontrar.
Como grandes quantidades de dados podem se acumular rapidamente em um computador, sua organização é particularmente importante aqui. O Word sugere diferentes locais de armazenamento, dependendo do tipo de arquivo. Ao mesmo tempo, o programa Office oferece a opção de exibir todos os modelos de formato disponíveis.
No entanto, você pode não apenas acessar os modelos do usuário, mas também usar módulos de texto individuais prontos por meio da seleção de lista. Assim como os gráficos, os documentos podem ser colocados juntos em uma pasta e colocados em um local de armazenamento separado e apropriadamente rotulado sob seu nome de usuário.
Use o potencial: use as funções do Word corretamente
Graças aos módulos de texto variáveis, seu texto não pode apenas ser criado em alguns passos, você pode usar algumas outras funções para fazer individualizações adicionais. Dependendo de quais requisitos o documento deve atender no final, você pode inserir alguns elementos que tornam o texto mais atraente.
Gráficos, campos de texto separados, citações e hiperlinks que se destacam do resto do texto geralmente atraem os leitores em particular e despertam seu interesse. Um índice, uma lista de fontes, os nomes dos autores e a data e os números das páginas geralmente fazem parte dos fundamentos formais que a maioria dos documentos contém.
Se mais de uma pessoa estiver trabalhando com um arquivo, pode ajudar incluir o caminho a partir do qual a localização do arquivo do documento é acessada no cabeçalho ou rodapé do texto. Seu nome de usuário pode estar visível no menu para que todos que trabalham no texto possam ver quem criou ou editou o documento.
Modelos e outras funções: tornar os documentos atraentes
As várias funções do Word também permitem revisar os modelos existentes. Se você quiser fazer correções, pode usar a função "Localizar e Substituir", por exemplo. Se você notar um erro em seu modelo depois de salvá-lo em uma pasta, ainda poderá integrar suas alterações e atualizar o documento. A entrada pode então ser aberta na versão atual.
Ao configurar uma página, você pode usar o botão para fazer uso de várias funções de campo. Além de macros, você pode, por exemplo, inserir textos de carros em seu texto com apenas alguns cliques, que você formulou com antecedência e gostaria de usar com frequência. Embora você possa chamar e ativar rapidamente comandos que são usados regularmente com macros, você pode usar esta função para incorporar campos de texto ou gráficos em seu documento.
É bom saber: como trabalhar de forma eficiente com o Microsoft Word
Na vida profissional cotidiana, não apenas os modelos e funções, como macros ou módulos de texto, são elementos úteis do Word. Você pode salvar qualquer arquivo como PDF. Os documentos podem ser enviados rapidamente e não podem mais ser alterados facilmente por outras pessoas.
O programa Office também permite que você faça traduções e crie cartas modelo. Desta forma, você pode alcançar muitos destinatários não apenas rapidamente, mas também de forma eficiente. Resumindo, o Microsoft Word oferece uma maneira prática de lidar com uma ampla variedade de requisitos de criação de texto. Você pode obter uma visão geral estruturada das funções na faixa de menu do programa Office.
Q&A
Como faço para criar um modelo de formato ou um modelo de usuário no Word?
Selecione a guia “Iniciar” na faixa de menu. Em seguida, procure o campo "Modelos de formato" na barra superior. Aqui você encontrará uma pequena seta preta: Se você clicar nela, outro campo será aberto. Na área inferior, você encontrará as opções disponíveis para edição de modelos. "Novo modelo de formato" ou um símbolo de adição indicam a opção de criar um novo modelo.
Que configurações posso fazer para meus modelos?
Primeiro, dê um nome de usuário ao seu modelo de formato. Desta forma, você pode encontrar o padrão novamente mais tarde no menu ou no local de armazenamento de arquivo desejado. Você pode então especificar que tipo de documento é. Você está criando um modelo de tabela? Ou uma lista de amostras? Nas outras configurações, a fonte e o tamanho, bem como o espaçamento e as marcações também podem ser especificados.
