Como controlar as tarefas delegadas

Para que você sempre saiba o status quo atual após delegar tarefas por meio do Outlook, você pode especificar que deseja receber um relatório de status sobre as tarefas que foram transferidas. Também pode ser útil, especialmente para tarefas extensas

Delegar tarefas

Para delegar uma tarefa, chame o comando no Outlook 2013 ou posterior Iniciar - Novos Itens - Solicitação de Tarefa em, no Outlook 2010 Iniciar - novos elementos - outros elementos - solicitação de tarefa, no Outlook 2003/2007 Novo - Novo pedido de tarefa. Em seguida, insira os dados e o endereço de e-mail do funcionário para quem deseja transferir a tarefa e envie a tarefa. Mas e se você inseriu a tarefa uma vez em seu planejador de tarefas e só depois percebeu que não tem tempo suficiente para isso e que é melhor delegá-la? Em seguida, proceda da seguinte forma:

1. Clique com o botão direito na tarefa no planejador de tarefas e chame Atribuir tarefa sobre.
2. Em seguida, insira o endereço de e-mail da pessoa para a qual deseja transferir a tarefa, escreva uma mensagem curta e ajuste a data de vencimento para que você ainda tenha tempo para revisar o resultado.
3. Certifique-se de ter as duas opções Salve a cópia atualizada desta tarefa na minha lista de tarefas e Envie um relatório de status para mim assim que a tarefa for concluída estão ligados. Caso contrário, a tarefa não aparecerá em seu planejador de tarefas; além disso, você não será notificado automaticamente quando a tarefa for concluída.
4. Envie a solicitação de tarefa.

Desta forma, você garante que será informado automaticamente sobre o progresso

Para que as tarefas delegadas sempre apareçam em seu planejador de tarefas e você seja notificado quando a tarefa for concluída, as duas opções mencionadas na etapa 3 devem ser ativadas em seu Outlook. Então, você nem sempre precisa se lembrar de habilitar as opções da etapa 3 da seção anterior ao delegar. As opções estão ativadas por padrão, mas é melhor verificá-las para evitar a segurança:

1. No Outlook 2010 ou posterior, chame o comando Arquivo - Opções - Tarefas em, no Outlook 2003/2007 Ferramentas - Opções - Opções de tarefa. 

2. No Outlook 2010 e posterior, habilite as seguintes opções: Atualize minha lista de tarefas com cópias de tarefas que atribuo a outras pessoas e Enviar um relatório de status quando eu tiver concluído uma tarefa atribuída UMA.. 

3. No Outlook 2003/2007 ative as duas opções Mantenha as tarefas atribuídas atualizadas na lista de tarefas e Enviar relatório de status quando as tarefas atribuídas forem concluídas uma.
4. Feche as caixas de diálogo.

É assim que você pode exibir o status de conclusão e a responsabilidade

Na lista de atividades (ver Lista simples) a coluna está faltando % concluídoisso na vista Lista de detalhes parece. Se você costuma delegar tarefas extensas e seus funcionários documentam regularmente no Outlook a porcentagem da tarefa que já concluíram, eu recomendo que você use o % concluído também na vista Lista simples inserir. Isso o manterá atualizado sobre o progresso. Para fazer isso, proceda da seguinte forma:

1. Selecione a vista no agendador de tarefas Lista simples: Command View - Change view - Lista simples.
2. Clique com o botão direito em um dos títulos das colunas, por exemplo em referência ou em versões mais antigas Assunto da tarefae invocar o comando Seleção de campo sobre.
3. Arraste o botão % concluído B. da caixa de diálogo com o botão esquerdo do mouse pressionado para a linha com os títulos das colunas. Minha sugestão: arraste-o para a posição à direita do título da coluna Devido a. Uma seta vermelha mostra onde % concluído é inserido como um novo título de coluna C.. Assim que o botão estiver na posição desejada, solte o botão do mouse.
4. Se não houver coluna na visão Responsável for exibido, insira-o conforme descrito. Responsável pode ser encontrado no final da lista na caixa de diálogo Seleção de campo.
5. Em seguida, feche a caixa de diálogo Seleção de campo.