Compatibilidade de palavras: 4 dicas e truques

Faça isso se as versões do Office forem incompatíveis

Programas de computador práticos simplificaram significativamente o mundo digital do trabalho, bem como a vida privada. Acima de tudo, o programa de processamento de texto da Microsoft Word. O desenvolvimento regular deste software não só traz novas funções práticas, mas muitas vezes também problemas de compatibilidade. Mas o que são e como você pode conhecê-los?

1. Compatibilidade de versão do Word: o que isso significa?

A empresa de software Microsoft lança novos pacotes do Office em intervalos regulares. Esta é uma coleção de softwares comumente usados no escritório. Você pode obter licenças para usar a versão mais recente comprando as versões atualizadas. Por padrão, esse pacote inclui o programa de processamento de texto Word, o software de apresentação PowerPoint e o programa de planilha eletrônica Excel.

Desde a versão original do Word 2000, a Microsoft lançou o Word XP, 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 e 2022-2023. As inovações fazem com que o manuseio seja cada vez mais fácil, embora com detalhes diferenciados. Outra mudança importante diz respeito à conversão do formato de arquivo do Word 2003 para o Word 2007 em um formato de arquivo baseado em XML. XML significa "Extensible Markup Language" - em alemão, significa algo como "linguagem legível por máquina expansível para produção de texto". Em outras palavras: é uma linguagem que tanto o Word quanto o seu PC entendem.

Essas mudanças não significam apenas uma mudança para o usuário, mas também envolvem problemas de compatibilidade com o Word. Mas o que exatamente acontece quando você abre um arquivo do Word desatualizado ou mais recente e como os problemas podem ser resolvidos?

2. O que acontece quando eu abro versões incompatíveis do Word?

Existem dois motivos pelos quais o arquivo Word a ser aberto não é compatível com a versão do Office instalada em seu PC: Ou você está usando uma versão anterior do Word em seu PC ou o documento recebido foi criado em uma versão anterior. Os problemas resultantes são sempre comparáveis.

Se você estiver usando uma versão mais antiga, provavelmente terá dificuldades para abrir o arquivo e alguns recursos serão exibidos incorretamente ou nem aparecerão. Por outro lado, se você estiver usando uma versão mais recente do Word do que o autor do documento do Word, as alterações feitas - com a versão mais recente do Word - podem não ser exibidas ou exibidas incorretamente.

Se você pretende trocar documentos com colegas ou amigos, recomendamos salvá-los em um formato de arquivo compatível ou trabalhar em modo de compatibilidade. Isso significa que o documento do Word é salvo em um formato que pode ser aberto por diferentes versões do programa sem problemas.

Problemas com formatos de arquivo: DOC ou DOCX?

Os mais problemáticos são os documentos do Word mais recentes que devem ser abertos com as versões mais antigas do programa Word 2000, Word XP ou 2003. Porque todas as versões anteriores a 2003 são salvas em um formato de arquivo otimizado. Em vez de um arquivo com a extensão .doc, o Word 2007, 2010, 2016 e 2022-2023 cria arquivos que terminam em .docx.

Por trás disso está uma mudança na maneira como um arquivo de texto é salvo. Um arquivo .docx salva imagens e texto, entre outras coisas, na forma de dados XML e, em seguida, os compacta, semelhante a uma pasta ZIP.

O Word só descompacta o conteúdo quando você abre esses documentos. Isso significa que menos espaço de armazenamento é necessário - e enviar por e-mail, por exemplo, é mais fácil. No entanto, se você tiver uma versão anterior do Word instalada em seu computador, não poderá abrir este novo formato e, conseqüentemente, não poderá acessar o conteúdo de texto e imagem.

Diferentes recursos e formatação: o que é adicionado, o que se perde?

Além disso, as diferentes versões do Word diferem em termos de funcionalidade e estilos. Por exemplo, existem formatos de numeração estendidos desde o Word 2010 e, desde 2016, os usuários podem marcar comentários no documento como concluídos.

Se você estiver usando uma versão mais antiga, incompatibilidades não podem ser evitadas. Seu programa Word interpreta erroneamente certos elementos, como fontes, e pode nem mesmo exibi-los. A seguir está uma visão geral do desenvolvimento de recursos no Word desde 1997:

recurso	97-2003	2007	2010	2013 + 2016	2019
Fórmulas
Fontes principais e secundárias
Formatos de numeração estendidos
Os comentários podem ser marcados como concluídos
Veja as alterações feitas pelos coautores em tempo real

Essa é apenas uma parte das funções que foram adicionadas de geração em geração do Office. O Office2022-2023 possui muitas outras configurações que permitem maior acessibilidade, por exemplo.

No entanto, não apenas as opções foram adicionadas, mas os elementos das versões anteriores também foram perdidos. Se você deseja continuar a acessar os recursos antigos e gradualmente se acostumar com as novas versões do Office, vale a pena recorrer a truques especiais com os quais você pode evitar diálogos de configuração irritantes.

3. Como descubro a compatibilidade do meu documento com outros?

Para garantir a compatibilidade de um documento com outras versões do Microsoft Office ao escrever um texto, uma verificação de compatibilidade é recomendada. Acima de tudo, você obtém informações sobre se os recursos usados são compatíveis com as versões mais antigas:

Você verifica a compatibilidade seguindo as quatro etapas a seguir:

Clique na guia “Arquivo” e selecione o botão “Informações”.

Selecione "Verificar se há problemas".

Selecione "Verificar compatibilidade" no menu suspenso e, se necessário, procure a versão do Office correspondente em "Selecione a versão a ser exibida".

Os problemas de compatibilidade existentes são listados na janela "Resumo".

Se forem mostradas incompatibilidades aqui, você tem a opção de substituir os recursos correspondentes por aqueles que também são exibidos em versões anteriores. Para ter certeza, execute o teste novamente até obter o resultado desejado.

4. Qual é a solução se as versões do Office são incompatíveis?

Além da possibilidade de corrigir incompatibilidades individuais, também existem soluções mais elegantes para arquivos Word compatíveis. Mesmo ao criar documentos, você pode prestar atenção à compatibilidade com versões anteriores. No entanto, às vezes é necessário baixar um programa adicional.

Pacote de compatibilidade para Microsoft Office 2000, XP e 2003

Para usuários do Microsoft Office 2000, XP ou 2003, o chamado "Pacote de Compatibilidade" é necessário. Como já mencionado, houve diferentes formatos de arquivo desde o Word 2007. Para abrir arquivos .docx com versões anteriores do Office, é necessário um pacote suplementar.

Existem conversores semelhantes que permitem abrir arquivos antigos do Works no Word. Em termos de funcionalidade, esses aplicativos de conversão são muito semelhantes. Você importa um arquivo de texto e obtém a saída no formato de destino. Embora a abertura de arquivos de texto .docx com o "Pacote de Compatibilidade" funcione de maneira confiável, os gráficos e o texto dos arquivos .docx às vezes são exibidos incorretamente. Isso também acontece quando você salva e edita um arquivo de texto .doc no Word 2007 ou posterior.

Armazenamento direcionado no formato correto: é assim que funciona

Com o “Pacote de Compatibilidade” você tem um conversor que permite acessar documentos .docx. Por outro lado, se você estiver usando uma versão mais recente do Word, poderá ter problemas para acessar os arquivos .doc. Um arquivo .doc pode ser salvo no formato .docx com apenas alguns cliques:

Clique na guia Arquivo.

Selecione "Salvar como".

Selecione .docx em vez do arquivo .doc no menu suspenso.

Clique no botão "Salvar".

Crie documentos do Word para versões mais antigas

Se, por outro lado, você não for coautor, mas criar um documento do Word e depois compartilhá-lo com usuários de versões de software anteriores a 2007, terá a opção de estabelecer a compatibilidade antes de enviá-lo. Você pode fazer isso selecionando "Word 97-2003" ao salvar. Proceda da seguinte forma, passo a passo:

1. Vá em “Arquivo” na bandeja do sistema.

2. Clique em Salvar como ".

   

3. Escolha “Word 97-2003” em vez de .docx.

   

4. Confirme sua entrada clicando em "Salvar".

Você não só pode escolher entre os dois formatos de arquivo descritos, mas também pode escolher entre:

• Documento do Word (.docx)
• Documento Word XML (.xml)
• Documento XPS (.xps)
• Documento do Word 97-2003 (.doc)
• Extensão de arquivo no Microsoft Word (.docm)

Isso permite que você determine manualmente em qual formato de arquivo você salva e compartilha um documento de texto no Word.

O modo de compatibilidade: o Word assume o ajuste dos recursos para você

No entanto, o Word também possui o modo de compatibilidade. Este modo garante automaticamente a compatibilidade ao abrir documentos criados em versões anteriores do Word. Porque no modo de compatibilidade nenhum dos recursos estendidos e otimizados estão disponíveis durante a edição na nova versão do Office.

Pessoas que trabalham juntas em um documento, mas usam versões diferentes do Office, portanto, só têm acesso às funções que estão disponíveis mesmo na versão mais antiga envolvida. O formato também permanece inalterado ao editar um documento do Word com uma geração diferente do Office.

O modo de compatibilidade geralmente é mostrado na barra de título à direita do título do documento. Uma vez ativado, você não precisa se preocupar se o seu arquivo Word ainda será compatível com as versões dos coautores após a edição. O Word coordenará as várias versões do Word para você.

Conclusão: Lidando com problemas de compatibilidade com o conhecimento de fundo correto

Com o Microsoft Word, não é apenas útil saber como personalizar o Word, proteger seus próprios documentos ou ativar suplementos do Word. A compatibilidade das versões do Word também pode ser um obstáculo que você pode superar com o conhecimento adequado das etapas práticas.

Isso facilita a troca de dados com colegas e também com amigos que usam diferentes versões do Office. Além do modo de compatibilidade, você também pode usar as opções de configuração manual no Word para gerenciar de forma independente os recursos e formatos de arquivo usados.

Q&A

O que é um problema de compatibilidade no Word?

Quando as pessoas - sejam profissionais ou particulares - trabalham juntas em um documento de texto, mas não usam a mesma versão do Microsoft Word, surgem problemas ao abrir os arquivos e com a exibição adequada dos arquivos. As versões do Word são:

• Word 2000
• Word XP
• Word 2003, 2007, 2013, 2016 e 2022-2023

Qual é a diferença entre os arquivos .doc e .docx no Word?

Desde o Word 2007, os arquivos de texto não são mais salvos com a abreviatura .doc, mas com a extensão .docx. Por trás disso está uma forma mais compacta e, portanto, com mais economia de espaço de armazenamento de informações. O termo técnico é formato de arquivo.

Como você contorna os problemas de compatibilidade?

Se os arquivos do Word forem incompatíveis, isso pode ser resolvido manualmente usando várias opções para salvar formatos. Ou você pode deixar o tratamento de problemas de exibição e acesso aos arquivos para o modo de compatibilidade automática do Word.

Como funciona o modo de compatibilidade?

O modo de compatibilidade do Word desativa todas as funções que não estavam disponíveis nas versões anteriores. Isso significa que os usuários têm acesso a um arquivo do Word, incluindo todas as revisões, independentemente da geração do Office usada. Os modelos de estilo também são mantidos e exibidos corretamente.