Backup no Outlook - faça backup de arquivos e pastas de dados profissionalmente

Dicas práticas e informações gerais sobre backup de dados

Os usuários do Microsoft Outlook enviam, arquivam e transmitem grandes quantidades de dados ao longo do tempo. Além disso, são coletados entradas de calendário, tarefas pessoais, arquivos que são enviados como anexos e dados pessoais do catálogo de endereços.

Qualquer pessoa que perdeu seu caderno de papel ou calendário analógico pode entender a importância dos endereços, números de telefone ou mensagens. É difícil lidar com uma perda. O mesmo se aplica à versão digital e aos dados armazenados no Microsoft Outlook. Se uma falha do sistema, vírus ou outro evento fizer com que o computador seja reiniciado, pode ser doloroso. Especialmente quando dados importantes, atribuições, endereços e outras informações não foram salvos em backup e são perdidos.

Tal cenário deve ser evitado a todo custo. Por esse motivo, é crucial que os usuários do Outlook façam backups regulares de seus dados pessoais. Também é útil saber a localização dos arquivos de dados. Os usuários devem ter uma compreensão superficial de como e onde o Outlook armazena endereços, compromissos e tarefas. Essa consciência e um backup de dados sistemático garantem que todos os dados essenciais do Outlook sejam salvos e estejam disponíveis em caso de problemas no sistema.

Vídeo de instruções - Outlook: como fazer backup do Outlook e de seus e-mails

Dica prática: Se você deseja salvar apenas algumas mensagens de e-mail importantes e não deseja fazer um backup completo, o arquivamento como uma mensagem em PDF é o ideal. O software gratuito PDF Creator ajuda você a salvar e-mails como um arquivo, semelhante a um processo de impressão. Um arquivo PDF pode ser lido com diferentes programas e dispositivos finais sem problemas, o que não pode ser dito do próprio formato MSG do Outlook. Ao mesmo tempo, também é possível salvar e-mails importantes em uma pasta do Windows no formato MSG.

Outra alternativa para salvar no formato MSG ou PDF pode ser salvar em um arquivo de texto. O Outlook oferece a opção amigável de arquivar vários e-mails em um único arquivo TXT. Dessa forma, você pode salvar mensagens relacionadas de maneira direcionada e em conjunto.

Como o Microsoft Outlook salva seus dados Para poder agir imediatamente em caso de problemas no sistema ou de um ataque de vírus, é importante conhecer o plano de fundo e as opções de configuração e saber como o Outlook salva seus dados. Basicamente, o Outlook arquiva seus dados em arquivos com duas extensões de arquivo diferentes:

1. Arquivos offline do Outlook (arquivo OST).
2. Arquivos de armazenamento pessoal (arquivo PST).

Os arquivos offline do Outlook

Os arquivos offline do Outlook são usados pelo sistema para:

• Contas IMAP,
• Contas Microsoft 365,
• Trocar contas também
• Contas Outlook.com

criada. Todas as contas de e-mail mencionadas são caracterizadas por seu armazenamento descentralizado e suportado por servidor. Este método de armazenamento tem muitas vantagens. Além do acesso rápido de vários dispositivos finais, seus dados são salvos em servidores protegidos e protegidos contra vírus ou malware.

Além dos arquivos originais no servidor, o Outlook cria arquivos de dados offline, que são abreviados com a extensão de arquivo "OST". Eles são cópias sincronizadas continuamente que são substituídas assim que a caixa de correio é conectada à Internet. Sem acesso à Internet, os usuários podem continuar a trabalhar com o auxílio dos arquivos OST, uma vez que todos os dados e informações relevantes são copiados no disco rígido. Se a conexão com a Internet for estabelecida, todas as alterações, por exemplo, mensagens de e-mail criadas entretanto, serão processadas. O arquivo OST é atualizado automaticamente. Se um arquivo OST for excluído manualmente, o Outlook criará um novo. Isso acontece assim que o computador e o servidor são reconectados.

Os dados excluídos acidentalmente em um servidor Exchange também podem ser facilmente reativados. O pré-requisito para isso é que o administrador tenha criado uma política de retenção para objetos excluídos. Essa é uma das muitas vantagens dos servidores Exchange e a razão pela qual muitas empresas usam esse tipo de comunicação por e-mail.

Arquivos de loja pessoal

Em contraste com os arquivos offline do Outlook, os arquivos do Armazenamento Pessoal são armazenados apenas centralmente no computador. Eles podem ser descritos como o arquivo de dados essencial para mensagens, tarefas, configurações e contatos. Todas as mensagens e itens do Outlook em um arquivo de dados do Outlook (.pst) estão disponíveis apenas no computador em que o arquivo está armazenado.

Além dos dados, a estrutura de pastas específica também é salva em arquivos PST. É possível para o Outlook criar diferentes arquivos PST no sistema. Isso é feito, entre outras coisas, por comando do usuário, a fim de separar e-mails privados ou comerciais uns dos outros. Se as cópias dos arquivos PST não forem salvas regularmente, arquivadas em backups ou feitas manualmente, todos os dados podem ser irrevogavelmente perdidos no caso de falha do computador ou do disco rígido. Como travamentos e ataques de vírus ocorrem sem aviso, é importante ser proativo.

Os arquivos de armazenamento pessoal são criados principalmente para contas POP. Até a versão do Outlook 2013, todas as informações das contas IMAP também eram copiadas em arquivos PST. Usuários de versões mais antigas do Outlook relataram, especialmente com contas IMAP, que as mensagens de e-mail desapareceram inexplicavelmente após quase 3 meses. O problema pode ser resolvido adaptando as configurações.

Importante: os usuários de versões mais antigas do Outlook ou pessoas que trabalham com contas de e-mail POP3 devem sempre garantir que continuem fazendo backup de seus arquivos PST para evitar perda de dados.

Dica interna: Com configurações individuais, você também pode acessar mensagens de e-mail de um servidor POP3 simultaneamente em dois PCs diferentes. Neste caso, você deve alterar as regras nas configurações de conta da sua caixa de correio. Um arquivo PST com dados equivalentes é então criado em cada PC.

Info: O chamado arquivo PST padrão é essencial para usuários do Outlook. Em princípio, toda a caixa de entrada e saída, bem como todos os compromissos e contatos são gerenciados nela. Por esse motivo, o arquivo PST padrão não deve ser excluído em nenhum momento. Como os arquivos PST contêm dados pessoais confidenciais, você pode opcionalmente protegê-los com uma senha. Este procedimento é particularmente relevante se vários funcionários de uma empresa compartilham um computador e não têm permissão para acessar e-mails pessoais.

Como encontrar a localização dos arquivos de dados do Outlook

O backup manual dos arquivos de dados do Outlook é uma opção de arquivamento. Para fazer isso, você precisa acessar a localização dos arquivos de dados. Você pode encontrar a localização dos arquivos de dados no Outlook da seguinte maneira:

1. Navegue até as configurações da conta através da entrada "Arquivo" no menu do Outlook.

   

2. Clique no subitem “Importar / Exportar.” Você inicia o assistente de importação e exportação do Outlook.

   

3. Você pode acessar todos os arquivos de dados armazenados em seu computador usando o Windows Explorer. Você pode incluir isso manualmente em um backup ou salvar uma cópia em um pendrive ou outro disco rígido.

É assim que você pode criar um backup de seus dados com o Microsoft Outlook

O backup manual de arquivos de dados pode ser conveniente e funcionar se você fizer backup continuamente de dados, documentos e configurações com software de backup profissional. A maneira mais elegante e segura de fazer backup de seus arquivos OST ou PST é fazer backup de seus dados com o assistente de exportação, diretamente do Outlook.

Com o assistente de exportação, seus e-mails, entradas de calendário e contatos são copiados para um novo arquivo PST e fazem backup. Para iniciar o assistente de exportação no Outlook, você precisa fazer o seguinte:

1. Navegue no Outlook em Arquivo até o segundo item de menu “Abrir e Exportar”. Este comando abre uma nova janela com várias opções.

   

2. Clique no subitem “Importar / Exportar.” Você inicia o assistente de importação e exportação do Outlook.

3. Na janela que se abre, selecione "Exportar para arquivo" para fazer backup dos dados salvos no Outlook.

   

4. A próxima etapa deve ser escolher se deseja salvar seus dados em um arquivo CSV separado por vírgulas ou em um arquivo de dados do Outlook. Sempre selecione o arquivo de dados do Outlook aqui, pois você pode importar esse formato para o Outlook fiel ao original em caso de perda de dados.

   

5. Na janela seguinte, você tem a opção de selecionar a caixa de correio que deseja arquivar. É importante aqui que você só pode salvar uma caixa de entrada de e-mail com todos os dados que ela contém em um arquivo PST. Se você gerencia várias caixas de correio de e-mail no Outlook, deve repetir o processo de exportação para cada caixa de correio.

6. Na janela seguinte, clique em "Procurar" para especificar o local de armazenamento do arquivo de dados do Outlook. Você pode escolher qualquer diretório e escolher o nome do arquivo de exportação com o PST final. Se você já fez um backup de dados no Outlook, o nome do arquivo usado anteriormente será exibido por padrão. Se for um backup de dados regular, exclua a exportação de duplicatas. Nesse caso, a cópia de backup em andamento de seu arquivo de dados sempre tem os dados mais atualizados.

   

7. Com "Concluir", seu arquivo de dados do Outlook é salvo como uma cópia de backup. O arquivo de dados pode ser copiado do local de armazenamento e temporariamente armazenado em armazenamento em nuvem, como OneDrive, por exemplo.

Gorjeta: Geralmente, ative a caixa de seleção "Incluir subpastas“Para que todos os elementos da conta de e-mail de todas as subpastas sejam arquivados. No item de menu "filtro“Você tem a opção de determinar em detalhes quais mensagens ou elementos individuais devem ser arquivados. Como regra, você não precisa da função de filtro para um backup de dados normal.

Dica prática: Você não quer arquivar a caixa de correio inteira, mas apenas uma pasta de projeto importante? Nesse caso, marque a pasta ou pastas das quais deseja fazer backup em vez de fazer backup de toda a caixa de correio.

Info: Você sabia que também pode exportar suas listas de distribuição do Outlook para o Excel? Leia aqui como funciona.

Faz sentido fazer backup regularmente de sua caixa de entrada de e-mail se você não estiver trabalhando com uma conta IMAP ou Exchange. O arquivo de backup pode então ser facilmente importado para o sistema usando o assistente de importação do Outlook. Isso também funciona ao alternar do Outlook Express para o Outlook.

Dica prática: Faça uma entrada de calendário regular no Outlook, por exemplo, mensalmente, a fim de exportar a caixa de correio com todos os dados. Graças à função de lembrete do Outlook, você não perderá o arquivamento e geralmente terá cópias de backup que ficam como novas.

Em resumo, não é difícil usar a função de exportação do Outlook. Com ele, contas de e-mail POP3 podem ser submetidas a backup profissionalmente e cópias de backup de arquivos PST do Outlook podem ser criadas. Os dados nas caixas de correio IMAP e Exchange também podem ser arquivados. Não é necessário fazer backup deles, pois todos os dados originais estão no servidor do provedor. Isso significa que eles podem ser importados novamente sem problemas no caso de perda de dados.

Como salvar assinaturas manualmente

Você pode fazer backup de assinaturas criadas pessoalmente manualmente, abrindo seu local de armazenamento. Você pode fazer isso facilmente com os seguintes comandos do Windows:

1. Pressione as teclas do seu teclado ao mesmo tempo [Janelas] e [R]. A caixa de diálogo "Levar a cabo“, Que era conhecido como prompt de comando no DOS.

2. Digite o seguinte comando no prompt de comando: "% APPDATA% \ Microsoft \ Signatures“(Sem aspas).

3. A pasta do Windows "Assinaturas", Em que todas as assinaturas que você salvou são arquivadas. Você encontrará as assinaturas no formato RTF e também nos formatos HTM e TXT. Você pode copiar convenientemente as assinaturas do local de armazenamento, transferi-las para outro computador ou salvá-las temporariamente no armazenamento em nuvem.

Arquivamento automático no Outlook

Por muitos anos, o Microsoft Outlook teve a opção de arquivar e-mails automaticamente com base em uma programação predeterminada. O arquivamento automático é particularmente útil para manter a caixa de correio limpa e minimizar o tamanho da caixa de correio.

Defina os parâmetros para arquivamento automático da seguinte forma:

1. Navegue até Arquivo / Opções.

2. É aberta a janela de seleção "Opções do Windows" Nas opções do Windows, você pode clicar para fazer alterações no design e nas funções, ajustar a faixa de menu ou selecionar as opções de idioma. As opções de configuração para arquivamento automático podem ser encontradas no meio da janela, na opção "Avançado".

   

3. Clique em “Configurações de arquivamento automático” para especificar quais mensagens devem ser arquivadas automaticamente e em quais períodos.

   

Todas as mensagens arquivadas podem ser encontradas em pastas de arquivamento e reativadas. É possível abrir e acessar arquivos e mensagens mais antigos do arquivo com apenas alguns cliques. Para isso, você pode usar o arquivamento automático no Outlook por um lado - alternativamente, você também pode fazer backup de seus dados manualmente.

Conclusão sobre o backup do Outlook e sua relevância para todos os usuários

É importante fazer backups regulares de seus dados pessoais do Outlook e de todas as subpastas. E-mails, entradas de calendário, contatos com notas manuscritas e outras informações podem ser arquivados mais facilmente usando o assistente de exportação do Outlook. Como alternativa, uma cópia manual dos arquivos PST ou OST existentes também é possível. Para fazer isso, os usuários precisam da localização exata do arquivo de dados no Outlook.

Com a ajuda do assistente, uma conta pode ser salva para cada processo de arquivamento. Se você usar várias contas, o processo deve ser repetido. Antes de fazer backup dos dados no Outlook, é essencial entender como o Outlook armazena os dados. Uma cópia de backup dos dados é particularmente importante para contas de e-mail POP3, onde todos os dados são armazenados centralmente no computador local. Caso contrário, todos os arquivos, contatos, configurações e informações podem ser excluídos irremediavelmente no caso de um ataque de vírus. Com a criação de duplicatas, você tem a garantia de poder recuperar os dados a qualquer momento.

Os usuários de contas do Microsoft Exchange, contas IMAP e usuários que usam o Outlook 2013 ou posterior se beneficiam do armazenamento externo de seus dados nos servidores do provedor de e-mail. Isso significa que os dados armazenados com essas contas ainda estarão disponíveis após um problema no computador. O backup do Outlook não é essencial para usuários dessas contas. Apesar de não ser necessário, pode ser útil se, por motivos de segurança, você quiser manter backups de seus dados em um pendrive ou disco rígido externo.

Perguntas e respostas sobre o backup do Outlook

O que você pode fazer quando seus arquivos PST estão corrompidos e ilegíveis?

Você tem um problema sério com o Outlook e o arquivo PST foi seriamente danificado e perdeu dados? Essa situação é problemática, pois os dados de contato ou e-mails com informações importantes são, em muitos casos, irremediavelmente perdidos. Nesse caso, além de um backup proativo de seus dados, um software freeware gratuito que pode reparar arquivos PST danificados pode ajudar.

É possível mover arquivos PST para outra unidade e usá-los?

Você tem o problema de que seu disco rígido não tem espaço de armazenamento suficiente no Windows, apesar dos arquivamentos e backups em andamento? Precisa mover os arquivos PST do Outlook para outra unidade devido à falta de espaço? Então, um plano de 5 pontos bem elaborado do Outlook 2013 ou as instruções para usuários do Outlook Express darão suporte a você. Ambos os artigos ensinam como mover arquivos PST para outra unidade com facilidade.

Como posso reativar anexos importantes no Windows depois de serem excluídos?

Em muitos casos, uma mensagem de e-mail é menos relevante do que seu anexo. Embora o correio apenas confirme o envio, o arquivo PDF ou Excel anexado é de extrema importância. Se o e-mail foi excluído, o anexo também não pode ser encontrado. No Windows, o anexo excluído pode ser reativado com um truque, pesquisando os Arquivos Temporários da Internet.