Como usar o calendário do Outlook para compromissos e tarefas

Uma visão geral de todas as funções

Quer sejam compromissos profissionais ou privados - quase todos estão ocupados a organizar-se a si próprios e ao seu ambiente pessoal diariamente. Por esse motivo, um calendário, por exemplo o calendário do Outlook, é o foco de todo planejamento de compromissos profissionais. Depois de abrir o Outlook com um clique duplo com o botão do mouse, você encontrará vários ícones na área inferior esquerda do programa. O ícone do calendário no Outlook pode ser encontrado ao lado do ícone para e-mails.

Além do calendário, faz sentido anotar tarefas importantes no Outlook e trabalhar com elas. A área de tarefas, que é organizada como um ícone ao lado do catálogo de endereços no Outlook 365, é adequada para isso.

Os usuários do Outlook que conhecem e dominam as possibilidades das funções "Calendário e Tarefas" trabalham e planejam de forma mais eficiente e direcionada. Além do calendário e das tarefas, os usuários também apreciam a função de pesquisa do Outlook. Por exemplo, o Outlook oferece a opção de pesquisar compromissos e e-mails de uma vez. Esta opção é particularmente útil e prática ao usar o Outlook para fins comerciais, pois oferece suporte eficaz à eficiência do trabalho no escritório.

Organize compromissos profissionalmente - sem esforço possível com o Outlook

O calendário no Outlook é basicamente autoexplicativo e fácil de usar. É possível definir um novo compromisso com apenas alguns cliques. Além disso, existem muitos truques e assistência testada e comprovada para ajudá-lo a marcar compromissos de forma eficaz e econômica. Por exemplo, é possível copiar entradas de compromissos existentes para facilitar a entrada de novos compromissos. O procedimento de arrastar um e-mail com um compromisso importante para o botão “Calendário” ou “Tarefa” também é prático. Desta forma, você pode gerar uma entrada de compromisso ou uma nova tarefa e ter o conteúdo do e-mail imediatamente à mão como um lembrete. Converter tarefas em compromissos com o mouse é eficaz e economiza um tempo valioso.

No texto a seguir, você pode ler como organizar tarefas: Classificar tarefas de acordo com categorias

Dica de eficiência:

Como todos os programas do Office estão em rede, você tem a opção de criar compromissos ou tarefas do Word e Excel diretamente no Outlook a qualquer momento. Para fazer isso, você pode inserir um botão no Microsoft Word ou Excel e transferir a tarefa ou compromisso para o Outlook com um clique.

Neste artigo, você pode ler como criar tarefas a partir do Word.

Uma grande vantagem do calendário do Outlook é a capacidade de coordenar compromissos com outras pessoas sem ter que usar um calendário compartilhado. A guia “Solicitar uma reunião” está disponível para isso no Outlook. As solicitações de reunião podem ser aceitas automaticamente no Outlook. Caso a consulta solicitada não esteja ocupada no calendário, a solicitação é confirmada pelo sistema. Como alternativa, você também pode definir que cada solicitação de reunião deve ser processada e aceita manualmente.

Em vez de comunicação pessoal ou digital de longo prazo, os compromissos podem ser coordenados com apenas alguns cliques usando este procedimento. Como alternativa, os usuários do Outlook também têm a opção de enviar compromissos individuais como um arquivo iCalendar. Nesse caso, o destinatário mantém o controle sobre seu calendário. Ele pode importar a solicitação de compromisso e a nota para o Outlook, se necessário. A exportação como um arquivo iCalendar é útil, por exemplo, para pessoas que não são conhecidas pessoalmente pelo remetente. Se os usuários do Outlook raramente precisam coordenar compromissos com outras pessoas, pode fazer sentido enviar compromissos individuais ou trechos do calendário sem solicitar solicitações de compromisso específicas. Compartilhar um calendário ou trechos de calendário e manter os compromissos atualizados é fácil de usar no Outlook e pode ser feito com pouco esforço.

Marque compromissos em cores, mova ou exclua-os

Compromissos, tarefas e e-mails estão intimamente ligados no Outlook. Por este motivo, a versão Outlook 2007 oferece a opção de marcar e-mails importantes na caixa de entrada com bandeiras coloridas diferentes para acompanhamento com o mouse. Além da codificação por cores, o Outlook pode lembrá-lo de uma tarefa associada a uma mensagem.

Você também pode mover compromissos facilmente sem clicar, inserindo texto ou arrastando e soltando-os com o mouse. Isso é possível na mesma área do calendário e também através do navegador de datas para outras semanas, meses ou anos. O Microsoft Outlook então ajusta automaticamente a data e mantém a hora. Também é possível mover vários compromissos para outro dia com um clique, por exemplo, se você estiver doente ou incapaz de trabalhar em um dia útil. Compromissos duplicados podem ser removidos com algumas etapas simples, usando uma combinação de teclas por comando.

Em alguns casos, pode ser importante excluir totalmente os compromissos antes de uma determinada data. Isso é útil, por exemplo, se você assumir o controle de um calendário de um colega e não precisar mais dos compromissos antigos dele. Você pode excluir todos os compromissos do calendário do Outlook antes de uma determinada data, alternando para a exibição tabular dos compromissos. Nesta visualização, você tem a opção de classificar e excluir compromissos de acordo com as datas.

A apresentação de várias visualizações de calendário no calendário do Outlook também é orientada para a prática. Você pode exibir uma visão de calendário por dia, por uma semana inteira ou a semana de trabalho, ou por um mês inteiro.

Você também pode enviar compromissos via Outlook. Você pode ler como isso funciona neste artigo: Enviando compromissos

Em versões mais antigas do Outlook, por exemplo, Outlook 2007, você também tem a opção de exibir a densidade de detalhes na visualização mensal. Esta função oferece três opções de visualização:

"Baixo",
"Médio" e
"Alto".

A opção "Baixa" é predefinida automaticamente.Se não conseguir encontrar os compromissos relevantes no Outlook na vista mensal, a densidade de detalhe pode ser a razão para isso. O Outlook basicamente oferece configurações de visualização diferentes e específicas para compromissos. Entre outras coisas, é possível exibir o futuro importante e atual ou, em alternativa, os compromissos anteriores.

Compromissos recorrentes recorrentes - uma função importante no Outlook

Além dos compromissos pontuais, existem muitos compromissos recorrentes que se repetem semanalmente, mensalmente ou anualmente. Em vez de inserir cada um desses compromissos manualmente no Outlook, inserir compromissos recorrentes garante economia de tempo. Ele também oferece aos usuários do Outlook a segurança de não perder nenhum compromisso essencial. Você define um compromisso recorrente no Outlook diretamente na guia “Novo compromisso” usando o botão “Tipo de série”. Você pode implementar um lembrete no Outlook para cada compromisso.

Os compromissos da série podem ser selecionados e inseridos na janela de diálogo. Ocorreu um problema com a seleção dos dias úteis nas versões anteriores do Outlook. Esse problema foi resolvido na versão atual do Outlook, de modo que basicamente qualquer combinação é possível como um compromisso em série.

Se você deseja editar ou excluir toda a série de compromissos, também é possível sem problemas. Por exemplo, se você excluir um compromisso de uma série de compromissos, o sistema irá informá-lo em uma janela se toda a série de compromissos também deve ser excluída. Após fazer sua seleção, clique no botão "OK" para fechar a caixa de diálogo.

Esta função também é orientada para a prática, a fim de poder excluir compromissos individuais de uma série de compromissos. Se, por exemplo, não tiver ocorrido uma reunião semanal na empresa, o compromisso cancelado pode ser posteriormente retirado do calendário sem que seja necessário apagar toda a série e configurá-la novamente.

Use o método ALPEN e profissionalize a gestão do seu tempo

Você tem que coordenar muitos compromissos e planejar todos os dias de trabalho ou atividades privadas de forma precisa e profissional? Nesse caso, faz sentido usar o conhecido método ALPEN, que é usado principalmente por gerentes ou ministrado em seminários de gerenciamento de tempo. O método ALPEN descreve uma metodologia de gerenciamento de tempo bem pensada. Foi fundada pelo conhecido autor Lothar J. Seiwert. O método ALPEN parte do pressuposto de que é suficiente gastar alguns minutos por dia na elaboração de um plano diário por escrito. Isso funciona de acordo com o método ALPEN da seguinte maneira:

Anote tarefas, compromissos e atividades.
Faça uma estimativa da duração das atividades.
Planeje os tempos de buffer.
Tome decisões para o dia.
Acompanhamento e adaptação

O método ALPEN pode ser eficientemente suportado pelo calendário do Outlook, pela área de tarefas ou pela visualização "Outlook Hoje".

Organize as tarefas no Outlook com cuidado: é assim que funciona

As tarefas geralmente são diferentes dos compromissos porque não têm uma data de início. Em uma tarefa, o foco está na atividade ou objetivo. Em resumo, os compromissos estão vinculados a um ponto de partida e chegada claramente definido. Em contraste, a data de vencimento é decisiva para as tarefas. Quando a tarefa é feita explicitamente, não está definido.

Você pode criar novas tarefas no Outlook na guia "Tarefas" com um clique. Uma faixa aparece onde você pode gerenciar, rastrear ou mover tarefas.

Para melhor orientação e clareza de todas as tarefas relevantes, você tem as opções do Outlook,

Ocultar tarefas concluídas no Outlook
para exibir apenas as tarefas que já foram concluídas no Outlook.
Você também pode excluir completamente as tarefas concluídas do Outlook.

Para fazer isso, selecione a opção “Tarefas concluídas” em “Tarefas”. Você verá todas as tarefas concluídas. Você pode excluí-los facilmente com a combinação de teclas ou o comando CTRL + A. O Outlook também oferece a opção de exibir e salvar uma exibição de tarefa específica.

Acompanhe as tarefas e imprima uma lista de tarefas

Manter o controle de todas as tarefas é essencial. Por esse motivo, faz sentido classificar as tarefas no planejador de tarefas de acordo com todas as colunas disponíveis. Como alternativa, você tem a opção de organizar tarefas livremente e exibir ícones definidos na barra de tarefas. As amplas opções de exibição na área de tarefas garantem que você possa distinguir entre tarefas importantes e menos relevantes à primeira vista. Você pode determinar a ordem de suas tarefas numerando-as e uma coluna separada para os números. Você pode processar simultaneamente suas tarefas resumidas em uma lista de tarefas, exibi-las, abri-las ou imprimi-las junto com o calendário semanal.

Delegar e filtrar tarefas - especialmente útil na área profissional

Se você não lida pessoalmente com todas as tarefas, pode solicitar relatórios de status automaticamente. As informações de status automatizadas fornecem uma visão geral do nível de conclusão em que a tarefa está atualmente. Esta opção é especialmente importante em um ambiente profissional quando tarefas relevantes são delegadas. As tarefas que já foram delegadas podem ser transferidas para outro funcionário a qualquer momento. Além de relatórios de status para tarefas delegadas, o Outlook tem uma função de filtro profissional para tarefas. Você pode usar isso para filtrar tarefas de acordo com critérios definidos. Entre outras coisas, é possível especificamente:

Ver todas as tarefas que foram atribuídas a um funcionário específico
Quem tem uma data de vencimento específica ou
tem uma entrada definida no assunto.

As tarefas também podem ser convertidas em um compromisso usando arrastar e soltar sem ter que ser criado novamente.

Gorjeta:

Use modelos específicos do Outlook para criar rapidamente compromissos ou tarefas que tenham basicamente a mesma estrutura. Desta forma, você economiza muito tempo, elimina redundâncias e planeja compromissos e tarefas de forma eficaz.

A partir do Outlook 2007, as tarefas que já foram movidas para o arquivo ainda estarão visíveis se tiverem sido marcadas para acompanhamento. Os usuários que gerenciam muitas tarefas no Outlook apreciam essa opção. É valioso para ser lembrado de tarefas, e-mails e compromissos que estão armazenados na pasta de arquivo.

Os usuários do Outlook 2003 têm uma opção especial com relação à exibição de tarefas e compromissos. Você pode mostrar a lista de tarefas no calendário. Dessa forma, você pode ficar de olho em seus compromissos e tarefas ao mesmo tempo. Os usuários de outras versões do Outlook podem usar as configurações de exibição para determinar quais áreas do Outlook devem ser exibidas.

Dica de software:

Você gostaria de ver suas tarefas, agenda e calendário do Outlook em sua área de trabalho sem abrir o Outlook? Neste caso, você pode usar o programa gratuito DeskTask. DeskTask é executado no Windows 10 e pode ser usado com todas as versões conhecidas do Outlook.

Conclusão: organize perfeitamente compromissos e tarefas no Outlook

Com o Microsoft Outlook você obtém um aplicativo de software complexo e bem pensado para organizar seus compromissos e tarefas com perfeição. O Outlook oferece diferentes opções para a implementação de compromissos, solicitações de compromissos e compromissos recorrentes. Além disso, as visualizações do calendário podem ser personalizadas. Os compromissos podem ser compartilhados ou convertidos em tarefas com apenas alguns cliques. A área de responsabilidade é particularmente valiosa quando diferentes atividades e requisitos no setor profissional ou privado devem ser canalizados de maneira sensata. Graças à sua estrutura amigável, o Outlook contribui para um calendário organizado profissionalmente.