Dicas e instruções para usar a função de pesquisa do Outlook
Se você usa o Microsoft Outlook intensamente, inúmeros e-mails se juntam ao longo de semanas, meses ou anos e são armazenados em várias pastas e subpastas no programa. Com essa enxurrada de dados, pode acontecer de você perder o controle das coisas. Nesse caso, documentos e informações importantes afundam nas profundezas do disco rígido e não podem ser encontrados novamente.
O Microsoft Outlook possui uma extensa função de busca para que isso não aconteça e, apesar do extenso material de dados, todas as informações podem ser acessadas e visualizadas com apenas alguns cliques. Isso torna mais fácil para os usuários pesquisarem de forma eficiente e específica e-mails e seu conteúdo.
Use a pesquisa instantânea do Outlook
Uma função essencial para a busca de palavras-chave individuais ou mensagens de e-mail é a busca instantânea no Outlook, que na versão atual do Outlook2022-2023 ou Outlook 365, é sempre exibida na barra de funções superior.
O fabricante Microsoft aprimorou sua função de pesquisa no Outlook na primavera de 2022-2023 com uma atualização de função e incorporou muitas novas opções.
Além da nova posição global na barra de ferramentas superior, o Outlook sugere que você:
- Termos de pesquisa antes,
- Mostra os principais resultados e
- Oferece várias opções de filtro.
Os novos recursos mais importantes da função de pesquisa do Outlook:
|
Pesquisas sugeridas |
Enquanto você insere um termo de pesquisa no campo de pesquisa, o Outlook faz sugestões de palavras-chave adequadas |
|
Resultados principais |
Os resultados da pesquisa mais importantes são classificados e exibidos na parte superior. Esta função torna a busca mais eficiente e rápida |
|
Termos de pesquisa usados recentemente |
Com esta função, você pode visualizar e usar seus parâmetros de pesquisa anteriores com um clique |
Você pode acessar a pesquisa instantânea com a combinação de teclas CTRL + E ou usar o campo de pesquisa global para inserir os parâmetros de pesquisa desejados:
Em versões mais antigas do Outlook, era necessário expandir a área da pasta com a configuração “Navegação compacta”. Isso funciona bem com o botão "Minimizar / Expandir".
Depois de acessar a pesquisa com CTRL + E ou através do campo de pesquisa, você tem várias opções para pesquisar arquivos, pastas ou palavras de pesquisa específicas.
Selecione fontes diferentes para pesquisar - é assim que funciona
A pesquisa é predefinida na caixa de correio atual, por exemplo, sua conta do Exchange. Como alternativa, você pode especificar que o Outlook não armazene apenas o seu termo de pesquisa na caixa de correio atual, mas:
- Na pasta atual,
- Em uma caixa de correio subordinada,
- Em todas as caixas de correio ou
- Em todos os elementos do Outlook, por exemplo, também no calendário
procura.
Após ativar a busca instantânea, uma nova guia será aberta no Microsoft Outlook. Na guia "Pesquisar", você tem outras opções amigáveis disponíveis para restringir a pesquisa de um documento ou termo específico.
Exemplo: Se você estiver procurando por uma mensagem de e-mail que marcou como IMPORTANTE e que continha um ou mais anexos e está na caixa de correio atual, não precisa permitir que o Outlook pesquise globalmente em todas as mensagens, entradas de calendário e tarefas. Ao inserir os critérios de pesquisa, o Outlook pesquisa o e-mail desejado com mais eficiência e rapidez.
É suficiente marcar os parâmetros relevantes. Em seguida, eles são mostrados com um fundo escuro e exibidos em texto no campo de pesquisa. Na guia você pode ver todas as mensagens que são relevantes para as configurações selecionadas e você encontrará rapidamente o que está procurando.
Use as ferramentas de pesquisa para pesquisas aprofundadas
Você está procurando uma mensagem específica e não consegue encontrá-la imediatamente, apesar da função de pesquisa profissional do Outlook? Nesse caso, pode ser útil incluir as ferramentas de pesquisa na guia "Pesquisar".
Lá você encontrará várias outras opções para pesquisar palavras-chave ou notícias e para restringir sua pesquisa.
Com a pesquisa avançada, você pode, por exemplo, especificar os campos nos quais um termo de pesquisa deve ser consultado. Você também pode inserir quem foi o destinatário ou remetente da mensagem. Você também obtém acesso às opções do Outlook e pode fazer alterações fundamentais na forma de pesquisa nesta área de menu.
Gorjeta: Usando a guia “Iniciar” e a área do menu “Pesquisar”, você pode pesquisar convenientemente sua agenda de endereços por contatos sem sair da área de conceito para e-mails. Para fazer isso, digite o termo de pesquisa relevante no campo de pesquisa “Pesquisar pessoas”.
Resumo: A função de pesquisa do Outlook é eficaz e orientada para objetivos
A função de pesquisa do Microsoft Outlook oferece uma ampla gama de opções para pesquisar pastas, e-mails ou termos de pesquisa individuais em sua caixa de correio. A maneira mais fácil de abrir a pesquisa é usar a combinação de teclas CTRL + E. Dependendo das suas necessidades, a função de pesquisa oferece a opção de pesquisar detalhadamente palavras-chave e e-mails e especificar destinatários ou períodos de tempo específicos.