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Por telefone ou sistema de videoconferência, as reuniões também podem ser realizadas com pessoas que estão em outras cidades ou até mesmo países. Isso economiza tempo e custos de viagem. No entanto, existem alguns desafios técnicos e também comunicativos
As conferências por telefone e vídeo são naturalmente adequadas para reuniões nas quais os participantes não estão reunidos em um só lugar. Você tem outras vantagens:
- Você pode ser convocado em curto prazo.
- As pessoas podem ser adicionadas posteriormente ou durante parte da reunião.
Você deve ter isso em mente para conferências por telefone e vídeo
- Teste de técnica (líder): Como líder, você inicia o sistema com antecedência e testa se a conexão está ativa antes que os outros participantes entrem. Caso contrário, você corre o risco de um início irregular porque uma verificação de som pode ser necessária primeiro ou as configurações precisam ser ajustadas.
- Teste de técnica (participantes): Peça a todos os participantes que façam um teste de sistema com antecedência. Os sistemas de vídeo geralmente possuem um link para isso que você envia aos participantes. Caso contrário, você passará os primeiros minutos resolvendo os problemas técnicos dos participantes.
- Introdução: Se necessário, faça uma breve introdução à tecnologia: Como posso falar? Como faço para aumentar / diminuir? Como silenciar o microfone / telefone? Que outras opções eu tenho, por exemplo B. fazer upload de arquivos ou compartilhar sua própria tela?
- Elimine a interferência: Certifique-se (e os participantes) de que não há ruído de fundo. Isso significa: fechar janelas, desligar o ar condicionado ou impressora, evitar eco nas salas, desligar o smartphone.
- Pausas na fala: Saliente aos participantes que faz sentido dar aos outros a oportunidade de responder por mais tempo do que em reuniões presenciais. Se alguém começar a falar muito rápido (para ser capaz de falar), pode acontecer que as primeiras palavras não cheguem (por exemplo, porque a pessoa pressiona o botão falar muito tarde).
- Abordagem direta: Se você quiser se dirigir a uma pessoa específica, chame-a pelo nome. Dessa forma, a pessoa sabe o que foi feito e você não precisa repetir a pergunta porque a pessoa percebeu que você estava falando com ela tarde demais.
Como dominar chamadas em conferência
- Nome nome: Os participantes não se veem. Se os participantes ainda não se conhecem, devem indicar seus nomes nas primeiras contribuições. Caso contrário, os outros não saberão quem está falando.
- Gestos verbalizantes / expressões faciais: As outras partes não podem se ver em uma chamada em conferência. Então você também não vê as expressões faciais e os gestos dos outros. É por isso que é importante ter clareza sobre tudo o que você deseja expressar.
Dicas para recursos especiais de videoconferências
- Fone de ouvido em vez de alto-falante: No caso de videoconferências no PC, informe aos participantes que devem desligar o alto-falante do PC e usar fone de ouvido. Caso contrário, haverá efeitos de eco quando o participante fala e sua voz é reproduzida pelo alto-falante e captada pelo microfone.
- Moderação de fala: Em alguns sistemas, apenas uma pessoa pode falar por vez, cabendo ao moderador passar a palavra (leia-se: solte o microfone). Isso é maravilhoso porque rapidamente se torna caótico quando vários participantes estão conversando entre si. Além disso, às vezes também há atrasos, o que leva a uma comunicação bizarra, porque atrasada. Se a técnica permite que você fale ao mesmo tempo: Veja se os participantes são disciplinados o suficiente. Se não estiver, mude para conversação moderada.
