O software de contabilidade oferece essas 7 vantagens

O software de contabilidade oferece essas vantagens

Registre as receitas e despesas, calcule os lucros e prepare as demonstrações financeiras anuais para a repartição de finanças - tudo isso faz parte da contabilidade. Escrituração ou escrituração, por definição, significa o dever de uma empresa ou empresário de registrar todas as suas transações comerciais. Isso não é feito apenas no interesse do fisco, mas também no próprio interesse da empresa para não perder o controle.

Esse processo pode ser enormemente simplificado com software de contabilidade. Afinal, o software financeiro moderno está estruturado de forma que as diversas áreas da contabilidade como contabilidade financeira, gestão de clientes e fornecedores, cobrança e faturamento possam ser sincronizadas. Isso automatiza os fluxos de trabalho contábeis e torna mais fácil ficar de olho em todos os números importantes e mudanças econômicas no negócio.

Mas o software de contabilidade não é útil apenas para empresas. Como empresário individual, freelancer ou pequeno start-up, você também pode se beneficiar de uma ferramenta que ajuda a redigir faturas, rastrear pagamentos e despesas recebidos e calcular deduções fiscais.

O software de contabilidade oferece essas 7 vantagens

Oportunidade legal

Uma vez que muitas jurisdições devem ser levadas em consideração quando se trata de contabilidade, não é tão fácil controlar as coisas. Um bom software de contabilidade faz isso por você, pois é constantemente atualizado pelo provedor e atualizado com o status legal mais recente.

Armazenamento de dados de acordo com GoBD

De acordo com os "Princípios para a gestão adequada e armazenamento de livros, registros e documentos em formato eletrônico, bem como para acesso a dados" (GoBD), os documentos fonte armazenados eletronicamente, como faturas ou guias de remessa, devem ser imutáveis. Simplesmente criá-los no Word ou Excel e depois armazená-los no computador não é suficiente. Teoricamente, esses documentos poderiam ser alterados novamente em um momento posterior, sem que ninguém percebesse. Um bom software de contabilidade permite que você salve documentos de acordo com GoBD e, assim, aumenta sua segurança jurídica.

Evitando erros

Como muitas coisas acontecem automaticamente nos programas de contabilidade, erros podem ser evitados. O software faz cálculos complicados, o que não só é conveniente, mas também aumenta a segurança de que você está sempre trabalhando com os números corretos. Existem também programas externos, como o Gnumeric, que podem ser usados para calcular com precisão. No entanto, é mais prático lidar com tudo em uma ferramenta.

Conexão com banco online

Os programas de contabilidade modernos podem ser vinculados a serviços bancários online. Desta forma, as contas a receber e a pagar na conta podem sempre ser mantidas em vista e, por exemplo, os avisos em caso de pagamentos em atraso podem ser enviados com um clique.

Digitalização de recibos e faturas

Recibos ou faturas não podem ser perdidos, pois são armazenados digitalmente. Além disso, graças ao software de contabilidade, a classificação manual não é mais necessária.

Conselheiros fiscais salvar

Com um software de contabilidade, o consultor fiscal pode ser salvo em certas circunstâncias. Isso reduz as despesas mensais e é particularmente útil para proprietários de pequenas empresas.

Economia de espaço

A contabilidade nas empresas pode ocupar centenas de pastas e prateleiras. Este espaço pode ser reduzido com software de contabilidade, já que muitos processos só funcionam no PC.

É assim que o software financeiro funciona

A forma como o software de contabilidade funciona é complexa. O software abrangente inclui:

• Escrituração automatizada por exemplo, com base na atribuição de contas de documentos e transações, bem como na determinação de impostos e lucros. Lançamentos, a criação de faturas de superávit de renda (EÜR), contas de lucros e perdas (P&L), declarações antecipadas de impostos sobre vendas e demonstrações financeiras anuais também fazem parte das funções.
• Gestão de pagamentos e recebimentos Por exemplo, classificando automaticamente os recibos de pagamentos, um arquivo de recibos, pagando contas com um clique ou sincronizando o software de contabilidade com sua própria caixa de entrada de e-mail ou nuvem.
• Possibilidades organizacionais para nossos próprios clientes.
• Conexão com bancos e opções de transferência por exemplo, por cartão de crédito ou PayPal para pagar contas com um clique.
• Visão geral do pedidopara saber sempre onde está a sua empresa.
• Programa de faturamento com envio de dentro do aplicativo para criar ofertas, créditos e faturas e convertê-los diretamente.
• Conexão com ELSTER, o software fiscal da administração fiscal.
• Atualizações regularesque garantem que o software está atualizado e que a nova legislação é levada em consideração.

O software de contabilidade está disponível como solução em nuvem e como software clássico que é reproduzido no computador via CD-ROM. As soluções em nuvem são muito mais práticas, pois não há necessidade de comprar software ou instalar programas. O programa de contabilidade pode ser controlado pelo navegador e também acessível de qualquer lugar, por isso você só precisa de um PC para ter todas as suas finanças sob controle.

Os 3 principais softwares de contabilidade

1. Lexoffice - contabilidade baseada na web

Lexoffice é a contabilidade online da Lexware, um software financeiro estabelecido há anos. Com o Lexoffice, os usuários têm a opção de fazer sua contabilidade sem instalar nenhum software. Quer se trate de uma fatura de excedente de receita (EÜR), redação de faturas, vinculação a banco on-line ou organização de contatos de clientes - o Lexoffice é intuitivo de usar e a gama de funções oferece tudo o que você precisa.

O Lexoffice fornece uma carteira eletrônica para pequenas empresas e o Lexoffice também pode ser usado para empresas de pequeno e médio porte. Um link com ELSTER também está integrado, assim como uma interface DATEV. Se você tiver um consultor tributário, poderá conceder a ele o acesso selecionado à sua conta Lexoffice. O Lexoffice oferece até um aplicativo móvel com o qual você pode ficar de olho em suas finanças. O Lexoffice está disponível em três versões diferentes com cobrança, todas as quais podem ser canceladas mensalmente:

Faturamento e finanças: Por 7,90 euros mensais (mais iva) existem funções básicas com gestão de documentos, elaboração de ofertas e faturas, bem como banca online e acesso a contabilistas.

Contabilidade e relatórios: Por EUR 16,90 por mês (mais IVA), você também pode criar o EÜR, P&L e declaração antecipada de IVA. Você também pode usar esta variante para criar relatórios de depreciação e resumo.

Contabilidade e salários: Para empresas com vários empregados, é recomendada a variante extensiva de 26,80 euros (mais iva), com a qual, além das funções mencionadas acima, também é possível criar comprovantes de vencimentos, efetuar pagamentos a empregados e registrar despesas de pessoal.

2. SevDesk - software intuitivo com link ELSTER

O SevDesk é intuitivo de usar e facilita a contabilidade, graças à capacidade de digitalizar recibos e à criação simples de ofertas e faturas. Não há necessidade de se candidatar a um certificado ELSTER com SevDesk, pois o programa já integrou o link para ELSTER.

O programa possui reconhecimento automático de texto OCR, o que significa que os documentos podem ser pesquisados por palavras-chave específicas e, assim, encontrados mais rapidamente. Contas internacionais também podem ser criadas e o acesso por meio de um aplicativo também é possível. Embora alguns programas tenham limitado o número de reservas por ano, o SevDesk permite uma quantidade ilimitada.

Também há suporte por telefone e vídeos de ajuda, caso você não esteja familiarizado com algumas das funções do programa de contabilidade. A estrutura de custos do SevDesk é baseada em contratos rescindíveis mensais, assinaturas de 12 meses e assinaturas de 24 meses e também existem três tamanhos de pacotes diferentes:

Fatura:	Com a função básica, as faturas podem ser enviadas de forma rápida e fácil. Estão integrados o mailing, o acesso do assessor fiscal, a administração do cliente, a exportação DATEV, o lembrete de pagamentos e a criação de créditos e cancelamentos. O custo é de 8,90 euros por mês numa base mensal, 7,90 euros por mês numa base anual e 6,90 euros por mês para um contrato de dois anos.
Contabilidade:	Além das funções de faturamento, há também o gerenciamento digital de documentos e o reconhecimento inteligente de documentos. Além disso, os usuários têm a opção de EÜR e P&L, bem como devoluções antecipadas de IVA. A manutenção de um livro-caixa e a interface para banco on-line também estão integradas. Os custos são graduados em 16,90 euros, 15,90 euros e 13,90 euros mensais consoante o contrato de 1, 12 ou 24 meses.
ERP:	Essas funções são úteis para empresas que desejam gerenciar o gerenciamento de estoque, preços de fornecedores e clientes e lançamentos de estoque por meio de seu software de contabilidade. Também é possível atribuir artigos e fornecedores. Os particulares não precisam desta gama de funções. Estas funções têm o preço de 45,90 euros, 43 euros ou 39,50 euros, dependendo do prazo.

3. Reviso - contabilização em três variantes de preços

Com o programa de contabilidade Reviso, você cria planos de contas, se beneficia da interface ELSTER e registra pagamentos em diferentes moedas. Você também pode vincular seu banco online, criar relatórios de negócios abrangentes, declarações de impostos ou controlar seu balanço patrimonial. Os documentos podem ser facilmente digitalizados e, portanto, digitalizados. Você pode enviar faturas, lembretes, notas de entrega, confirmações de pedidos e ofertas com apenas alguns cliques. Gerenciar fornecedores e clientes torna mais fácil para você controlar suas responsabilidades. É assim que você gerencia seus custos no conforto da sua casa.

Uma desvantagem do Reviso em relação às outras duas opções apresentadas é que o número de reservas é limitado em cada uma das três opções pagas. Aqui está a única diferença no preço. As funções são as mesmas em todas as variantes, apenas o número de reservas varia.

Só:	Um máximo de 1.000 reservas por ano por 15 euros por mês.
Pequenos negócios:	Um máximo de 4.000 reservas por ano por 29 euros por mês.
Profissional:	Um máximo de 10.000 reservas por ano por 39 euros por mês.

Se você precisa apenas de uma função básica e deseja emitir notas fiscais, SevDesk ou Lexoffice são mais baratos com outros fornecedores. No entanto, se você deseja se beneficiar de mais funções e sobreviver com 1.000 linhas de reserva por ano, a Reviso pode obter uma oferta mais barata com uma gama semelhante de funções.

Como escolher a ferramenta certa para você

Se você deseja escolher um software de contabilidade, considere sua situação pessoal. Dependendo se você, como pessoa física, deseja fazer sua declaração de impostos com um pouco de apoio ou se você é o fundador de uma startup e agora tem que ficar de olho em suas finanças, você tem demandas completamente diferentes em seu software financeiro.

Além do tamanho da empresa, seu setor também pode influenciar a decisão de usar software de contabilidade. Os clubes têm requisitos de software diferentes dos gerentes imobiliários. Existem diferentes programas de contabilidade para diferentes necessidades:

• Com o Money Manager EX você pode ficar de olho em suas receitas e despesas, seu saldo de conta e seus investimentos e empréstimos.
• OpenPetra é um software livre para a administração de uma associação ou organização de ajuda.
• O Berlussimo facilita a gestão de cortiços com serviços de artesanato, reparações e inquilinos diversos.
• A ferramenta Monex é particularmente adequada para famílias e pequenas empresas no que diz respeito à gestão de receitas e despesas.
• As ferramentas financeiras Hibiscus, que também podem fazer home banking, assim como SynTAX e Jameica são adequadas para o suporte contábil de pequenos negócios.
• A dupla contabilidade e uma visão geral da banca online são totalmente gratuitas com o GnuCash.

Gorjeta: Como empresário, você pode deduzir do imposto os custos mensais ou únicos do software de contabilidade como despesas comerciais.

3 dicas para contabilidade digital

1. Digitalize seus recibos de papel imediatamente com um scanner e não deixe que uma pilha de papéis apareça em primeiro lugar. Isso economiza um tempo valioso e não perde o controle das coisas.
2. Salve documentos em boa resolução e em um formato de arquivo viável, como PDF.
3. Um segundo monitor colocado na vertical (por exemplo, possível através de um tablet) pode facilitar a contabilidade, uma vez que os documentos digitais são quase exclusivamente verticais.

Conclusão: um bom software de contabilidade faz muito trabalho para você

A contabilidade é uma parte essencial de uma empresa e os particulares, bem como os proprietários de pequenas empresas, não podem ignorá-la. É necessário estar atento às entradas de pagamentos e despesas para podermos atuar com economia. A legislatura também especifica como a contabilidade deve ser regulamentada. O software de contabilidade ajuda você a não perder o controle das coisas e a sempre agir de maneira legalmente compatível.

A criação de demonstrações financeiras anuais, EÜR, P&L e declarações antecipadas de IVA é possível usando programas de contabilidade. Sua própria conta comercial e o software ELSTER do escritório de impostos também podem ser vinculados a um programa de contabilidade. Se você escolher uma solução de nuvem digital, poderá acessar sua contabilidade a qualquer hora e em qualquer lugar. Você não precisa instalar nenhum software adicional e pode, teoricamente, fazer sua contabilidade com programas como Lexoffice, SevDesk ou Reviso sem um consultor fiscal.

Ao escolher um software financeiro, é importante saber em que setor você atua, o tamanho da sua empresa e quais são seus requisitos de contabilidade. Com algumas dicas e um bom software, essa tarefa não é mais chata e caótica para você, mas você pode regular suas finanças de forma legalmente segura e sem medo de cometer erros.