Anote todas as tarefas, compromissos e atividades pendentes.
Anote todas as tarefas, compromissos e outras atividades no papel, em um arquivo de texto, em uma planilha ou no Outlook. É melhor tentar qual meio se adapta melhor a você.
Se você usa o Outlook para o planejamento do dia, a visualização Hoje é adequada para obter uma visão geral das tarefas e compromissos planejados para o respectivo dia.
Você será ainda mais flexível se, além da visão geral de compromissos e tarefas no Outlook, você também tiver uma tabela do Excel na qual insere os compromissos e tarefas de cada dia. Para tal, anote na tabela a duração estimada (ver ponto “L” - Duração estimada das atividades) e a duração real de cada tarefa. Desta forma, você tem, por um lado, uma ferramenta de contabilidade e, por outro lado, uma documentação diária e semanal arrumada de seu trabalho, o que não é tão claramente possível no Outlook desta forma.
Use o mouse para arrastar as tarefas que sobram no final do dia para o dia em que você pode executá-las. O rearranjo de tarefas ou a posterior inserção de novas tarefas pode ser feito no Excel com apenas alguns cliques do mouse.
Você também pode usar a planilha para anotar novas tarefas que surgem durante o trabalho e que deseja concluir no dia seguinte.