Gerenciar listas de endereços em seu computador é prático. Às vezes, no entanto, também é vantajoso ter um catálogo de endereços impresso à mão. As diferentes abordagens não precisam ser mutuamente exclusivas.
Basta usar o Word para colocar seus endereços no papel - independentemente se você os salvou no Outlook, Excel ou outra fonte de dados.
Tudo que você precisa fazer é usar a função de mala direta e compilar um "diretório" ou um "catálogo". Como os comandos de mala direta de cada versão do Word são muito diferentes, aqui estão apenas os procedimentos básicos:
- Crie um novo documento do Word e inicie a função de mala direta:
No Word 2010, 2007 por STARTING MAILINGS-SERIES PRINTING-START SERIES PRINTING,
em Word 2003, 2002 / XP via EXTRAS-LETTERS AND MAILINGS-SERIAL LETTER CREATION ou SERIAL PRINT ASSISTANT
ou no Word 2000 com EXTRAS SERIES PRINT. - Agora é importante que você declare o documento atual como um "diretório" ou "catálogo":
No Word 2010, 2007 selecione a opção DIRETÓRIO no menu do botão INICIAR IMPRESSÃO CONTÍNUA,
no Word 2003, 2002 / XP ative a opção DIRETÓRIO na área de tarefa IMPRESSÃO EM SÉRIE
e no Word 2000 selecione CRIAR CATÁLOGO no gerenciador de mala direta. - Em seguida, prossiga como um documento de mala direta normal, conectando uma fonte de dados (arquivo do Excel, catálogo de endereços do Outlook, etc.) e, em seguida, inserindo os campos de mala direta que formarão as entradas do catálogo de endereços impresso.
A coisa especial sobre um diretório / catálogo é que o Word não inicia uma nova página para cada registro na fonte de dados. Em vez disso, todos os registros de dados são produzidos diretamente um abaixo do outro - exatamente o que você precisa para sua agenda de endereços impressa. Mas lembre-se disso ao organizar os campos de mala direta no documento do Word.
Você também deve adicionar um parágrafo vazio abaixo do último campo de mala direta para que haja espaço entre cada registro.
Também é útil classificar os registros pelo sobrenome:
No Word 2010, 2007 selecione MAILINGS-CONTINUOUS PRINTING-EDIT RECEIVER LIST e clique em CLASSIFICAR na caixa de diálogo que aparece. Você pode então selecionar o campo de nome como o primeiro critério de classificação.
No Word 2003, 2002 / XP, vá para a “Etapa 5 de 6” no Painel de Tarefas de Mala Direta, onde você clica em EDITAR LISTA DE RECEPTORES. Em seguida, clique no cabeçalho da coluna do campo de nome pelo qual deseja classificar.
No Word 2000, abra o SERIES PRINT MANAGER para classificar clicando no botão INQUIRY OPTIONS. Na próxima caixa de diálogo, alterne para a guia SORT RECORDS para especificar o campo de nome apropriado como a chave de classificação. (pbk)
