Muitos usuários usam o Excel para gerenciar todos os tipos de listas. Endereços, artigos, preços, orçamentos e outros estoques de dados também podem ser transferidos para o Word através da área de transferência - evitando assim a necessidade de inserir os dados novamente
Classifique os dados do Excel usando o AutoFiltro
Com o primeiro método, você seleciona as informações que deseja antes de transferi-las para o Word usando uma função de filtro diretamente no Excel:
- No Excel, abra a tabela da qual deseja obter as informações.
- No Excel 2003, 2002 / XP e 2000, clique em qualquer célula da lista e selecione o menu FILTRO DE DADOS-AUTOFILTRO.
No Excel 2007, você encontrará a função de filtro na guia »Iniciar« no grupo EDITAR. Clique no botão CLASSIFICAR E FILTRO no grupo e, em seguida, clique em FILTRO. - O Excel irá agora converter os cabeçalhos das colunas da sua lista nas chamadas »listas suspensas«, que você pode reconhecer pelas setas apontando para baixo. Você pode usar essas listas para selecionar os critérios que devem ser aplicados aos artigos que você está procurando.
No Excel 2007, quando você clica na seta que aponta para baixo, um novo menu aparece na coluna »Categorias« em que todas as entradas são selecionadas. Primeiro desative a caixa de seleção à frente de »Selecionar tudo« neste menu. Em seguida, ative a caixa de seleção na frente da categoria desejada novamente. - O AutoFiltro é particularmente adequado para nossos propósitos, porque agora oculta automaticamente todas as entradas da lista que não atendem ao critério desejado. O resultado é exatamente a tabela que você deseja transferir para o Word. Você pode destacar, copiar e colá-los facilmente em seu texto do Word.
Freqüentemente, algumas linhas nas tabelas do Excel são destacadas em cores para uma melhor visão geral e, às vezes, você deseja chamar a atenção para as alterações nas células por meio da formatação condicional. Como recurso especial, o filtro do Excel 2007 oferece a opção de filtrar de acordo com as cores das linhas. Para fazer isso, selecione uma célula na lista de artigos e mude para a função de filtro na guia »Iniciar« no grupo »Editar«. Acesse a função CLASSIFICAR E FILTRO-FILTRO. Clique na seta para baixo em qualquer cabeçalho de coluna.
Agora selecione a entrada »Filtrar por cor« no menu que é aberto. Em seguida, você terá a opção de escolher todas as cores de linha da tabela. Selecione a cor desejada. A tecnologia com o AutoFiltro basicamente funciona muito bem, mas também tem algumas desvantagens: Por um lado, você tem que deixar o Word para preparar os dados. Além disso, não é possível ligar o Word ao Excel, pelo que terá de repetir o processo se, por exemplo, houver alteração de preços, remoção de artigos do programa ou inclusão de novos. Portanto, você deve estar familiarizado com uma segunda alternativa, pouco conhecida, que não tem essas desvantagens e para a qual não precisa sair do Word.
Insira tabelas do Excel como um banco de dados no Word 2007
A rigor, uma lista criada no Excel nada mais é do que uma tabela de banco de dados: os campos são organizados em colunas e os registros de dados (entradas da lista) em linhas. Portanto, você também pode usar a interface de banco de dados do Word para acessar as tabelas do Excel.
No Word 2007, a barra de ferramentas do banco de dados foi removida devido ao novo conceito operacional. Portanto, primeiro é necessário incluir o botão INSERT DATABASE na barra de ferramentas de acesso rápido para chamar convenientemente esta função.
Proceda da seguinte forma:
- Clique com o botão direito na faixa de opções e selecione PERSONALIZAR BARRA DE FERRAMENTAS PARA ACESSO RÁPIDO no menu de contexto.
- Em seguida, defina a entrada »Todos os comandos« no menu suspenso SELECIONAR COMANDOS na janela de diálogo que se abre agora.
- Procure na lista por »Inserir banco de dados« e transfira esta entrada com o botão ADD para a lista à direita com todos os botões anteriores na barra de acesso rápido.
- Agora feche a janela de diálogo Opções do Word com OK.
Agora você está de volta ao ambiente de trabalho normal do Word e pode usar o botão que acabou de criar para importar a lista de artigos na pasta de trabalho do Excel como um banco de dados no Word.
Aqui está o procedimento exato para importar a lista de artigos como um banco de dados no Word 2007:
- Abra o documento para o qual deseja importar a lista de artigos e coloque o cursor na posição de inserção desejada para a lista de artigos.
- Clique no botão INSERT DATABASE recém-adicionado na barra de início rápido.
- Na caixa de diálogo a seguir, clique em IMPORTAR DADOS e selecione o arquivo Excel do qual deseja importar os dados.
- A caixa de diálogo agora contém uma lista das planilhas no arquivo selecionado. Selecione o nome da planilha com seus dados e certifique-se de que a caixa de seleção PRIMEIRA LINHA DE DADOS CONTÉM TÍTULOS DE COLUNA está ativada. Confirme sua seleção com OK.
- Na caixa de diálogo do banco de dados, clique no botão OPÇÕES DE PESQUISA para inserir apenas algumas linhas no documento.
- Na guia »Filtrar registros de dados«, você pode definir os critérios para que o Word leia apenas as linhas desejadas da tabela do Excel.
- Se desejar, você pode usar as outras guias na caixa de diálogo para definir os critérios de classificação e selecionar os campos a serem importados. Finalmente, confirme suas configurações com OK.
- Em seguida, clique em INSERIR DADOS. Agora você pode restringir o número de registros de dados a serem lidos. Ative a caixa de seleção na frente da opção INSERT AS FIELD para permitir que o Word salve todos os parâmetros desta consulta específica. Você pode ler o status atual dos dados a qualquer momento, simplesmente atualizando a função do campo usando a tecla F9.
- Finalmente, confirme suas entradas com OK. Todas as linhas de sua tabela do Excel que correspondem às opções de consulta agora serão inseridas na posição atual do cursor.
