Implementação de videoconferência, ferramentas e base legal

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O mais tardar com a pandemia corona e o escritório doméstico associado, a videoconferência tornou-se parte integrante do trabalho diário de muitos funcionários. É por isso que examinamos mais de perto quais são os requisitos técnicos necessários, quais as ferramentas adequadas e quais as condições legais aplicáveis à videoconferência.

O que é uma videoconferência?

Uma videoconferência é uma reunião entre duas ou mais pessoas que ocorre virtualmente pela Internet. Os participantes da videoconferência se comunicam via webcam e microfone.

Para organizar a videoconferência, é necessário um servidor de vídeo, que pode ser acessado por todos os participantes. Durante a videoconferência, todos os envolvidos geralmente se veem.

Freqüentemente, um moderador assume o convite dos participantes para a videoconferência e a moderação da mesma.Esta pessoa pode, por exemplo, permitir que outros participantes liberem seu monitor ou microfone para falar.

Dependendo do software de videoconferência, as pessoas podem participar do evento com seu PC ou smartphone.

Existem ferramentas de videoconferência gratuitas e pagas no mercado.

12 provedores para reuniões online

1. Mikogo

Mikogo é um provedor alemão de conferências online e apresentações virtuais. O especial do Mikogo é que na videoconferência apenas a tela é compartilhada, mas os participantes não se comunicam entre si diretamente por vídeo, mas apenas por áudio.

O anfitrião de uma reunião do Mikogo precisa abrir uma conta. Outros usuários podem ser convidados por e-mail para compartilhar ou controlar a tela. A participação é possível através do visualizador de HTML através do navegador com smartphone ou desktop.

As conexões via Mikogo são criptografadas com 256 bits.

Mais informações: www.mikogo.de

2. GoToMeeting

GoToMeeting foi projetado para videoconferência de alta definição. Dependendo do pacote escolhido, até 250 pessoas podem participar de uma videoconferência, e no máximo 25 podem ser conectadas por vídeo.

Marcar uma reunião é fácil e pode ser implementado espontaneamente. Os moderadores podem ativar funções individuais para os usuários, como o microfone ou compartilhar a tela.

Além da participação via navegador ou aplicativo, também é possível discar pelo telefone.

Mais informações: www.gotomeeting.com

3. TeamViewer

TeamViewer é uma ferramenta originalmente desenvolvida para o controle remoto de computadores. O TeamViewer agora oferece sua própria ferramenta para videoconferências com "Reuniões". Graças à criptografia ponta a ponta, o software oferece altos padrões de segurança e permite reuniões espontâneas, bem como chamadas de voz. A comunicação é possível diretamente via áudio ou chat. Até 300 pessoas podem participar de uma videoconferência com o TeamViewer.

Mais informações: www.teamviewer.com

4. Google Hangouts / Google Meet

Com o Google Hangouts, o Google oferece às empresas uma ferramenta paga como parte do G-Suite. Isso permite que as videoconferências sejam realizadas diretamente. Como alternativa, também existe a opção de realizar videoconferências com o Google Meet. Os usuários ainda têm a opção de legendar as conversas ou traduzi-las ao vivo. No entanto, a função de tradução ainda não está totalmente desenvolvida.

Para usar o Google Meet, os usuários precisam de uma conta do Google. A participação também é possível sem um aplicativo por meio do navegador ou do Gmail. Uma vantagem da ferramenta de videoconferência do Google é que todos os outros produtos do Google, como planilhas ou documentos e calendários do Google, podem ser facilmente combinados com a ferramenta de vídeo.

Mais informações: meet.google.com

5. Cisco Webex

O Webex da Cisco é feito para uso profissional. Teoricamente, até 40.000 pessoas podem participar de uma reunião, por exemplo, em grandes conferências ou feiras de negócios. A participação também é possível sem uma conta correspondente por meio de um link de convite. Como um usuário registrado, entretanto, existem funções adicionais.

Mais informações: www.webex.com

6. Zoom

Zoom é uma das ferramentas de videoconferência mais populares nas áreas privadas e comerciais. As reuniões podem ser sincronizadas e criadas imediatamente com seu próprio calendário. Com o consentimento de todos os participantes, as videoconferências podem ser gravadas com muita facilidade. Outra vantagem é que as telas podem ser compartilhadas por vários participantes. Você também pode criar suas próprias salas de reuniões, por exemplo.

A participação em conferências é possível com o aplicativo de desktop e smartphone, bem como através do navegador.

Mais informações: www.zoom.us

7. Microsoft Teams

O Microsoft Teams faz parte do pacote Office365 da Microsoft. A ferramenta é especializada principalmente no trabalho em equipe. Portanto, não é apenas uma ferramenta de videoconferência, mas também oferece elementos de gerenciamento de projetos ao mesmo tempo.

Até 10.000 pessoas podem participar por reunião.

Mais informações: www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software

8. Adobe Connect Meetings

A ferramenta de videoconferência da Adobe foi projetada principalmente para usuários profissionais. Por exemplo, as salas de reuniões podem ser projetadas em um design corporativo. A ferramenta também oferece muitos recursos especiais, como a participação anônima em conferências.

Mais informações: www.adobe.com/de/products/adobeconnect.html

9. Skype

O Skype da Microsoft foi originalmente lançado como um serviço de chat e videochamada. A ferramenta existe desde 2003. Mas agora muitas pessoas também usam o Skype para videoconferência. Isso significa que os arquivos também podem ser facilmente compartilhados aqui. A comunicação também é possível através do mensageiro integrado.

Mais informações: www.skype.com

10. Jitsi Meet

Jitsi oferece uma coleção completa de softwares gratuitos para comunicação. Isso também inclui a ferramenta de videoconferência Jitsi Meet. As videochamadas podem ser iniciadas espontaneamente sem um aplicativo ou registro. Participar da reunião é possível por meio de um aplicativo gerado individualmente.

As reuniões via Jitsi podem ser planejadas e organizadas usando calendários comuns. A ferramenta também pode ser conectada a um software de gerenciamento de projetos, como o Slack.

A única desvantagem: De acordo com o fabricante, apenas até 35 participantes podem se comunicar com boa qualidade.

Mais informações: meet.jit.si

11. Por que

Com o Whereby, as videoconferências podem ser iniciadas diretamente no navegador, sem uma conta ou aplicativo. A participação é facilmente possível via smartphone ou desktop.

Mais informações: whereby.com

12. SocialHub Meet

A ferramenta SocialHub Meet, desenvolvida na Alemanha, impressiona acima de tudo por sua implementação em conformidade com o GDPR. Portanto, é adequado para empresas que valorizam muito a proteção de dados. Por exemplo, todos os serviços são hospedados em servidores na Alemanha e quartos individuais podem ser protegidos com senhas.

Mais informações: socialhub.io

Critérios de seleção importantes para uma ferramenta de videoconferência

Primeiro, você deve considerar quais são seus requisitos para software de reunião virtual. Você gostaria de usar a ferramenta para manter a comunicação com funcionários ausentes? Ou você deseja criar uma plataforma de comunicação para discussões detalhadas com os clientes? Para fazer a escolha certa para suas necessidades, você deve saber exatamente quais são suas necessidades. Pontos importantes a considerar quando Gama de funções deve prestar atenção são:

• Qualidade de vídeo de alta definição ou baixa resolução,
• Número máximo de participantes potenciais,
• Função para dividir a tela,
• Possibilidade de trabalho colaborativo em documentos,
• Criptografia de dados e
• Preço e contrato vinculativo.

Quais são os benefícios das ferramentas de videoconferência pagas?

Muitas empresas oferecem suas ferramentas de videoconferência gratuitamente e mesmo sem registro. No entanto, essas ferramentas costumam ser limitadas em sua funcionalidade. Além disso, pode acontecer que as versões gratuitas sejam “pagas” com dados que os programas coletam.

No caso da versão paga, a “fome de dados” das ferramentas costuma ser mais limitada.

Se as empresas precisam de ferramentas de videoconferência regularmente, é melhor mudar para as versões pagas. Você se beneficia de maior segurança de dados e de todas as funções de que precisa.

Qual equipamento eu preciso para uma videoconferência?

Para que uma videoconferência seja executada com êxito, os seguintes requisitos técnicos devem ser atendidos:

• uma conexão de internet suficientemente rápida
• uma câmera com uma resolução suficientemente grande
• um microfone funcionando

É necessária uma largura de banda mínima de 3 megabits para conduzir ou participar de uma videoconferência. Isso garante que a imagem possa ser vista sem solavancos. Em qualquer caso, é aconselhável desligar todos os programas que requerem muita largura de banda durante uma videoconferência. Mesmo o streaming de vídeo ou música não deve ser usado durante a videoconferência se a largura de banda for baixa.

Netiqueta em videoconferências

Para que as videoconferências ocorram sem problemas, os participantes devem cumprir certas regras. É melhor que os moderadores comuniquem as regras da reunião com antecedência. As regras possíveis são:

• Não é falado sem notificação prévia. Caso contrário, pode acontecer que todos falem ao mesmo tempo.
• Quando uma pessoa se apresenta, as outras desligam o microfone. Desta forma, o palestrante não é incomodado por ruídos como farfalhar.
• Se todos com uma câmera participarem, todos também devem ligar suas câmeras. Qualquer outra coisa seria rude.
• Todos devem se vestir para uma videochamada como se estivessem para uma reunião no local. Afinal, ninguém entraria no escritório de uniforme de corrida.

Vantagens e desvantagens da videoconferência

Existem muitas empresas que oferecem videoconferência vantagens:

• Comunicação entre locais sem uma longa jornada
• Economia de custos de viagens
• tempos de resposta mais curtos
• comunicação otimizada e tomada de decisão mais rápida
• melhor gestão de crises e projetos

No entanto, também existem desvantagem Como as:

• maior esforço técnico
• A comunicação só é possível com ajudas
• atenção reduzida na tela
• caráter não vinculativo do que na reunião ao vivo no local

Termos legais para videoconferência

Em termos de legislação de proteção de dados, as videoconferências são abrangidas pelo Regulamento Geral de Proteção de Dados. Consequentemente, os empregadores podem coletar e usar os dados dos funcionários se eles servirem ao "propósito da relação de trabalho" (Seção 26, parágrafo 1 BDSG) ou se o empregador tiver um "interesse legítimo" nos dados (Artigo 6, parágrafo 1 f GDPR).

Os interesses do empregador opõem-se aos interesses dos trabalhadores que são dignos de proteção. Haveria risco, por exemplo, se a ferramenta de videoconferência não fosse usada apenas para reuniões, mas também para monitorar o trabalho no escritório doméstico.

Evite o cansaço da videoconferência

Em teoria, as videoconferências podem ser iniciadas a qualquer hora e em qualquer lugar, mas, na prática, o acúmulo de videoconferências pode levar à fadiga.

Um dos motivos para isso é a alta densidade de estímulos, por exemplo, em reuniões com grande número de participantes. Ao mesmo tempo, em uma videoconferência com a câmera ligada, você nunca sabe quem está olhando para você. Essa sensação de estar sendo observado o tempo todo pode piorar ainda mais os sintomas de fadiga. Em última análise, é também o olhar constante para a tela que aumenta o cansaço sem muita distração.

Isso pode ser remediado fazendo pausas em videoconferências mais longas. Também pode fazer sentido que os participantes não tenham que comparecer à conferência com seus vídeos o tempo todo.

Grave videoconferências - o que é permitido?

Embora a gravação de videoconferências pareça ser uma prática comum para muitas e muitas ferramentas oferecem essa opção, existem sérias questões legais.

De acordo com o STGB, pode ser considerado crime se conversas não públicas ou videoconferências forem gravadas sem permissão. As leis atuais de proteção de dados também proíbem a gravação de videoconferências sem o consentimento dos participantes.

Em princípio, a lei vê a videoconferência como um substituto para uma reunião ao vivo. Qualquer pessoa sem gravação de vídeo também poderá participar lá.

O argumento para implementar a documentação da videoconferência com a gravação também não se aplica, pois o registro via texto também é possível na videoconferência.

Para que uma videoconferência seja gravada, o seguinte deve ser fornecido:

• Um consentimento voluntário de todas as partes envolvidas, que é obtido antes do início da gravação.
• A forma escrita do consentimento ou a documentação do consentimento.
• Uma explicação dos participantes sobre o significado e o propósito da gravação.
• Uma referência ao direito de retirada para consentimento.

Basicamente, nem moderadores nem participantes devem gravar videoconferências sem o consentimento das outras videoconferências. Isso também não se aplica se a gravação for feita para fins de documentação simples.

Qual ferramenta é a certa para minha videoconferência?

Hoje faz parte do dia a dia que as videoconferências sejam realizadas nas empresas. O mercado para as ferramentas correspondentes é grande, então você pode rapidamente perder o controle das coisas. As perguntas a seguir podem ajudá-lo a escolher o software certo:

• Quantas pessoas participam das minhas videoconferências, em média?
• Eu preciso "apenas" de uma ferramenta para chamadas de vídeo ou a ferramenta deve conter outras funções, como mensageiro, recursos de gerenciamento de projeto, etc.?
• Deve ser possível integrar compromissos para videoconferências diretamente no calendário?
• Você quer que os servidores da ferramenta fiquem na Alemanha?
• Existe alguma maneira de gravar a reunião?
• Posso criar várias salas de reuniões?
• É possível participar de reuniões pelo navegador?
• Quanto dinheiro eu tenho por mês para a ferramenta de videoconferência?
• Já uso ferramentas como G-Suite, Adobe ou Microsoft?

Na prática, vale a pena experimentar várias ferramentas antes, por exemplo, de fazer uma assinatura paga. A maioria dos provedores trabalha com um período de teste gratuito de 14 dias ou mais. Durante este tempo, você pode testar as ferramentas extensivamente com diferentes videoconferências e se deixar convencer das respectivas vantagens.

Assim como acontece com outros softwares, você e suas equipes acabarão trabalhando com ele. Portanto, as empresas devem envolver seus funcionários no processo de tomada de decisão para, em conjunto, chegarem a um consenso sobre a ferramenta que será utilizada.