Excel: mostrar e ocultar comentários

Informações úteis e perguntas frequentes

Qualquer pessoa que trabalhe muito com o Excel provavelmente já percebeu que as tabelas e fórmulas não utilizadas parecem cada vez mais inacessíveis depois de um tempo. Isso torna difícil editar o conteúdo que não foi acessado por um longo tempo. Em última análise, sua própria memória das funções que você mesmo criou não é mais forte o suficiente. Para quem está de fora, isso pode ficar muito complicado. Por esse motivo, pode valer a pena se suas próprias tabelas forem fornecidas com comentários e notas que explicam no futuro o que exatamente é.

Insira comentários no Excel

No entanto, dicas úteis do próprio usuário não precisam ser escritas nas células reais do documento Excel. Há uma solução muito mais elegante para isso: um campo de texto de nível superior pode ser criado para permitir um comentário que só é visível mediante solicitação.

Copiar comentários para outras células

Se uma nota que já foi escrita for usada mais de uma vez, não precisa ser criada novamente. Em vez disso, o conteúdo de uma célula existente pode ser transferido para o espaço livre de uma nova célula. Este comando do Excel pode ser inserido rapidamente com alguns cliques do mouse e do teclado.

Se você copiar os mesmos comentários regularmente, poderá fazer a mesma coisa em grande escala.

Formate e destaque os comentários no Excel

Como todos os outros valores, os comentários inseridos podem ser editados em sua aparência em uma tabela do Excel. Portanto, não só a fonte e o tamanho da respectiva nota podem ser ajustados, mas também a escolha da cor usada. Essas possibilidades também podem ser usadas ao mesmo tempo. Isso é especialmente útil quando você deseja que determinados comentários se destaquem mais do que outros.

Combine o valor da data e o comentário de texto em uma célula

Graças ao operador “&”, duas entradas separadas podem ser vinculadas. No entanto, isso não se aplica à fusão de datas e conteúdo de texto. Porque isso geralmente tem como consequência a reprodução de sequências incompreensíveis de dígitos. Esse problema pode ser facilmente resolvido usando uma fórmula.

Como mostrar todos os comentários no Excel para uma visão geral

É assim que você pode obter uma visão geral de todos os comentários em uma tabela:

No Excel 2003, clique em uma das barras de ferramentas visíveis com o botão direito do mouse. No menu de contexto que aparece, execute o comando REVISION. Na barra de ferramentas exibida, você encontrará o ícone MOSTRAR TODOS OS COMENTÁRIOS. Se você clicar no botão, todos os comentários serão mostrados em sua tabela. Clique no botão novamente para ocultar os comentários.

No Excel 2007 ou posterior, acesse a guia REVIEW da faixa de opções para usar o botão. No grupo COMENTÁRIOS, o Excel exibe o botão MOSTRAR TODOS OS COMENTÁRIOS.

Sempre mostrar comentários no Excel

Por padrão, as notas pessoais só são exibidas no documento Excel se forem ativadas com o botão do mouse. No entanto, essa configuração básica não é obrigatória. Um comando pode ser usado para definir um comentário a ser exibido permanentemente.

Como ocultar completamente os comentários nas listas do Excel

Se você deseja manter os comentários em sua pasta de trabalho sem que o Excel exiba as notas de comentários, faça o seguinte:

1. No Excel, até a versão 2003 inclusive, chame o comando TOOLS - OPTIONS. No Excel 2007, clique no Botão Office no canto superior esquerdo e, em seguida, clique no botão OPÇÕES EXCEL. No Excel 2010, vá para o menu ARQUIVO e clique em OPÇÕES DO EXCEL.
2. Na caixa de diálogo que aparece, mude para a guia VISUALIZAR (Excel 2007/2010: AVANÇADO).
3. Ative a opção SEM COMENTÁRIOS E INDICADORES.

Após confirmar com o botão OK, os comentários não são mais exibidos na planilha. Mesmo se você clicar em uma célula com um comentário, o comentário não poderá mais ser visto.

Os comentários só ficarão visíveis novamente se desligar novamente a opção do Excel SEM COMENTÁRIOS E INDICADORES.

Em vez de ocultar todos os comentários, você pode simplesmente ocultá-los nas fórmulas. Apenas pessoas autorizadas têm acesso aos seus comentários.

Ocultar comentários em uma fórmula

Se você ocultar seus comentários nas fórmulas do Excel e proteger a tabela, apenas pessoas autorizadas terão acesso a ela. Para fazer isso, proceda da seguinte forma:

Para adicionar um comentário a uma fórmula, use a função N. Na verdade, isso só é necessário por razões de compatibilidade com outros programas, mas tem o efeito colateral interessante de que sempre retorna o valor 0 para texto.

Portanto, se você adicionar seu comentário como um argumento da função N à sua fórmula real, nada mudará no resultado. O comentário fica então visível na linha de edição.

A fórmula a seguir adiciona células A1 a A15 e contém o texto "Comentário":

= SOMA (A1: A15) + N ("Comentário")

A figura a seguir mostra o uso desta fórmula em uma tabela de exemplo:

Se o resultado de uma fórmula for um texto e não um número, um comentário com a função N não funcionará. Então você pode usar uma das funções de texto - por exemplo RIGHT.

O resultado da fórmula a seguir é o texto "OK" ou uma célula vazia e é fornecido com o texto "Comentário":

= SE (D1> 500; "OK"; "") & DIREITA ("Comentário"; 0)

A figura a seguir mostra o uso desta fórmula em uma tabela de exemplo:

Agora você deve ocultar a fórmula em todas as células que contêm um comentário na fórmula. Para fazer isso, selecione o comando "Células" no menu "Formatar". Ative a guia "Proteção" na caixa de diálogo que aparece. Em seguida, clique nas opções "Bloqueado" e "Oculto". Confirme com "OK".

Se agora você proteger a planilha, as fórmulas não serão mais visíveis. Para fazer isso, chame o comando "Proteção" no menu "Ferramentas" e o comando "Proteger planilha" no submenu. Na caixa de diálogo que aparece, selecione as opções desejadas e confirme com "OK".

Os méritos dos comentários

Os comentários oferecem aos usuários do Excel uma opção prática para escrever notas e comentários em seus trabalhos, que podem explicar posteriormente a eles próprios e a outros usuários como uma tabela está realmente estruturada e o que ainda precisa ser feito. A aplicação é extremamente fácil de usar, pelo que qualquer preferência pode ser tida em consideração ao escrever um comentário. Graças a essas dicas e truques, isso não será mais um problema para você.

Perguntas frequentes sobre comentários do Excel

Como a formatação é removida dos comentários?

As alterações em um comentário do Excel podem ser redefinidas a qualquer momento. A opção necessária para isso está localizada na faixa de opções na guia “Página inicial”. Em “Estilos” você encontrará o botão para “Formatação condicional”. Clicar aqui abre outra janela para “Excluir regras”. Abaixo, você pode especificar se deseja redefinir a formatação de um comentário selecionado ou de todos os comentários. Confirme sua seleção com um clique do botão do mouse.

Como os comentários são excluídos novamente?

Os comentários podem ser criados e excluídos com a mesma facilidade em uma planilha do Excel. Para fazer isso, clique na célula comentada com o botão direito do mouse. A nova opção “Excluir comentário” então aparece sob a opção já conhecida para “Inserir comentário”. Clicar neste botão remove o comentário.

Como posso excluir todos os comentários ao mesmo tempo?

Primeiro selecione a área a ser excluída. Todo o conteúdo da planilha pode ser selecionado com a combinação de teclas Ctrl + A. Outras planilhas podem ser selecionadas neste ponto, o que, em última análise, remove todos os comentários de toda a pasta de trabalho.

Em seguida, abra a guia “Home”, onde você encontrará outro botão para “Editar”. Existe a opção de “excluir”. Com um clique na área, surge a opção “deletar comentários”. Uma vez que você já definiu a área a ser excluída, cada comentário em questão é removido após a confirmação com o botão do mouse.