Como criar listas de distribuição
Todos os dias, num ambiente profissional ou privado, é necessário enviar e-mails a diferentes tipos de pessoas ou grupos de pessoas. Em muitos casos, o conteúdo de uma única mensagem deve chegar a destinatários diferentes. Usuários inexperientes do Outlook podem trabalhar com "copiar e colar" para essa tarefa e enviar o conteúdo de uma mensagem para diferentes contatos dessa forma.
Enviar mensagens para vários destinatários com "copiar e colar" é, no máximo, a segunda melhor solução. Além do fato de que copiar e colar textos está sujeito a erros, o fator tempo também deve ser levado em consideração. A melhor alternativa é criar um grupo de contatos ou listas de distribuição no Outlook. Os termos lista de distribuição e grupo de contato têm um significado equivalente. Até a versão do Outlook 2007, o termo "lista de distribuição" era usado. A partir do Microsoft Outlook 2010, a lista de distribuição foi substituída pelo termo “grupo de contato”, que também é usado na versão atual do Office Outlook 365. Usando uma lista de distribuição no Microsoft Outlook, você pode adicionar um grupo de destinatários a uma mensagem com um clique. Criar um grupo de contatos e listas de distribuição no Outlook não é difícil e economiza muito tempo na comunicação profissional por email.
Criando um grupo de contatos do Outlook - dicas práticas para retrabalho
Para criar um novo grupo de contatos no Microsoft Outlook, primeiro mude para a guia “Iniciar” Uma nova lista de distribuição pode então ser criada usando o botão “Novos Itens”. Na versão atual do Outlook, o item de menu “Grupo de contatos” é incorporado mais profundamente na barra de menus do que nas versões anteriores do Outlook. Você pode encontrar o botão em: "Elementos adicionais> Grupo de contatos".
Após clicar no botão “Grupo de contatos”, uma janela de seleção se abre na qual você pode fazer suas configurações individuais para a nova lista de distribuição. Use o teclado para selecionar o atalho de teclado Ctrl + Shift + L.
Você tem as seguintes opções e opções:
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botão |
Expressão |
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Salvar fechar |
O item de menu "Salvar e Fechar" é essencial ao final da criação de um novo grupo de contatos. Você pode usar o botão para salvar todas as informações sobre novos membros e destinatários. Como resultado, o grupo de contato está disponível para você o tempo todo ao enviar e-mails convencionais. Importante: Antes de enviar uma mensagem para uma lista de distribuição no Outlook, o grupo de contatos deve ser salvo. Isso é feito atribuindo um nome exclusivo e confirmando isso clicando no botão "Salvar e fechar". |
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Excluir grupo |
Exclui a lista de distribuição. |
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Grupo de encaminhamento |
Uma lista de distribuição que você criou no Microsoft Outlook pode ser encaminhada para outras pessoas. É possível enviar a lista de distribuição em formato de Internet como um vCard em arquivos ou, alternativamente, como um contato do Outlook. |
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Membros e Notas |
Você pode selecionar a visualização da janela na guia "Exibir". Com o botão "Membros" você pode ver as informações de todos os membros do grupo. Você pode inserir comentários na lista de distribuição em Notas. |
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Adicionar membros |
O botão “Adicionar membros” pode ser entendido como o coração do grupo de contatos no Microsoft Outlook. Você pode agrupar membros de:
adicionar à lista de distribuição. |
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Remover membro |
Para remover um membro do grupo da lista de distribuição, selecione a entrada e clique no botão "Remover membro". A entrada é excluída. |
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Atualize agora |
Clique no botão “Atualizar agora” para atualizar a visualização na janela. Todas as entradas são atualizadas. |
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Aba "Comunicar" |
Na guia “Comunicar”, você tem a opção de selecionar um contato da lista de distribuição e escrever um e-mail individual para essa pessoa. Também é possível criar uma solicitação de reunião para um contato específico. |
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Aba "Categorias" |
Assim como no calendário do Outlook, você também tem a opção de atribuir o elemento a uma categoria para listas de distribuição. Além disso, você pode definir o acompanhamento para ser lembrado do grupo de contato posteriormente. Você também pode marcar a lista de distribuição como "privada". |
Em resumo, você tem diferentes opções e opções de configuração para configurar um grupo de contatos individualmente e adaptá-lo às suas próprias necessidades. Se desejar adaptar o grupo de contatos criado posteriormente e, por exemplo, adicionar novos membros da agenda, isso pode ser feito a qualquer momento usando o botão "Iniciar> Agenda".
Depois de selecionar o catálogo de endereços correto, você pode reconhecer a lista de distribuição pelo ícone que mostra duas cabeças estilizadas. Você pode alterar as especificações da lista de distribuição clicando no botão "Propriedades". Todas as adaptações devem ser confirmadas com "OK". Alternativamente, você pode encontrar todas as listas de distribuição pessoais na barra de menu na guia "Contatos" no Microsoft Outlook.
Envie um e-mail para um grupo de contato em quatro etapas
Depois de criar um novo grupo de contatos, você pode usar o grupo de distribuição criado para escrever para vários destinatários em uma única etapa com o Outlook. Com 4 etapas simples, você pode enviar um novo e-mail para o grupo de distribuição:
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Abra um novo e-mail clicando em "Iniciar> Novo e-mail".
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A janela de entrada de e-mail familiar é aberta, com a qual você pode criar e enviar um novo e-mail.
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Em vez de inserir o endereço de e-mail do destinatário manualmente, clique no botão "Para" e pesquise o grupo de contatos que deseja no catálogo de endereços. Se você enviou uma nova mensagem a um grupo de distribuição uma vez, é suficiente inserir as primeiras letras do nome da lista de distribuição no campo de entrada do botão "Para". Após alguns pressionamentos de tecla, o grupo de contato é exibido como uma sugestão e pode ser selecionado.
Tal como acontece com as mensagens de e-mail convencionais, ao enviar uma mensagem para um grupo de contatos, você também pode decidir se eles:
- No campo "Para", ele é enviado em texto simples a todos os destinatários do grupo de contatos. Nesse caso, os endereços de e-mail de todos os membros do grupo de distribuição ficam visíveis para todos.
- Uma cópia deve ser enviada a todos os destinatários do grupo de contato no campo "Cc".
- Deve ser transmitido de forma invisível no campo "Bcc". Se a mensagem for enviada para a lista de distribuição via "Bcc", nenhum endereço de e-mail será encaminhado.
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Envie a mensagem clicando no botão "OK". Será enviado a todos os membros do grupo de acordo com as suas especificações.
O envio de uma mensagem por meio de uma lista de distribuição no Outlook é semelhante ao envio experimentado e testado de e-mails para destinatários diferentes. Ao combinar os destinatários em um grupo de distribuição, uma mensagem pode chegar a muitos destinatários em uma única etapa. Este procedimento é particularmente eficaz quando as mensagens precisam ser enviadas para o mesmo grupo de pessoas em intervalos contínuos. Por exemplo, todos os funcionários em um departamento ou todos os trabalhadores de campo em uma unidade de negócios podem ser agrupados em um grupo de contato. As mensagens com o mesmo conteúdo podem ser enviadas para a lista de distribuição.
Resumo e conclusão: trabalhar com listas de distribuição no Outlook é eficaz e simples
Faz sentido criar grupos de contato no Microsoft Outlook se um grupo fixo de pessoas receber continuamente e-mails com o mesmo conteúdo. No ambiente profissional, é conveniente estabelecer uma lista de distribuição para cada departamento ou um grupo de distribuição para todos os funcionários da empresa. O mesmo se aplica aos clubes ou ao setor privado. A lista de distribuição é criada no Outlook na guia “Iniciar” usando o botão “Novos Itens”.
Em versões anteriores do Outlook, os nomes dos botões e a estrutura do menu são diferentes. Tanto os conhecidos quanto os salvos no catálogo de endereços, bem como novos endereços de e-mail, podem ser adicionados ao grupo de distribuição.
Um grupo de contato existente pode ser adaptado, transmitido a outros destinatários ou excluído com apenas alguns cliques. Os usuários do Microsoft Outlook que profissionalizam sua comunicação com grupos de contato ou, em versões mais antigas, com listas de distribuição economizam um tempo valioso e minimizam o potencial de erros ao copiar e colar e-mails.