Personalize o Outlook - dicas e configurações

Você pode usar essas dicas para personalizar seu Outlook

Como um usuário de software, é essencial fazer configurações pessoais e personalizar continuamente um programa. Isso se aplica ao Microsoft Outlook e também a outros aplicativos usados regularmente em um ambiente profissional ou privado.

As configurações específicas do Outlook são importantes para poder ver a qualquer momento quem escreveu um e-mail e de qual dispositivo ele foi enviado. Além disso, todos os usuários do Outlook desejam usar o programa de maneira eficaz e funcional.

A personalização básica da versão desktop do Microsoft Outlook começa com a instalação. É necessária uma conta da Microsoft para usar o Outlook. O Microsoft Outlook deve estar conectado à conta da Microsoft durante a instalação inicial. As configurações podem ser visualizadas e alteradas a qualquer momento, navegando até a guia “Arquivo” e clicando no item de menu “Conta Office”.

A versão móvel do Microsoft Outlook para tablets ou smartphones é gratuita e não precisa ser personalizada em relação a uma conta do Office.

Personalize o Outlook - opções práticas que economizam tempo

Além da conta do Office, que não está disponível na versão desktop, existem outras opções para personalizar o Microsoft Outlook. As seguintes opções e funções estão disponíveis para você personalizar o software em relação às iniciais, seu nome e outras configurações. Além da visualização básica da área de leitura ou links na área de trabalho, existem inúmeras outras funções e opções disponíveis.

Por exemplo, você pode escolher que sua caixa de entrada e seu calendário sejam exibidos simultaneamente. Se você trabalha muitas horas por dia com o Outlook e usa um monitor grande de alta resolução, pode fazer sentido manter duas janelas do Outlook abertas uma ao lado da outra. Dessa forma, o texto fica melhor representado e desacoplado de outras funções. Por exemplo, você pode abrir o calendário ou o catálogo de endereços e a caixa de entrada no próximo campo. Essa personalização da visualização oferece uma visão geral melhor e permite que você trabalhe com mais eficiência.

A situação é semelhante com a pasta padrão para anexos. A pasta de download do Windows 10 geralmente é sugerida como a pasta padrão.

Personalize barras de ferramentas e links - é assim que funciona

O Outlook tem duas barras de ferramentas com botões para funções importantes como padrão:

• A barra de ferramentas padrão.
• A barra de ferramentas estendida.

A composição da barra de ferramentas padrão depende do respectivo módulo do Outlook. Como em todos os outros programas do Office, ele pode ser personalizado adicionando botões adicionais para comandos de menu às barras de ferramentas. Basicamente, você pode personalizar cada barra de ferramentas do Outlook e ajustá-la às suas próprias necessidades. Isso é útil para poder trabalhar de forma mais eficaz e direcionada.

A situação é semelhante com atalhos que você pode incorporar na área de trabalho do Windows ou no menu Iniciar para iniciar um módulo específico do Outlook. Os usuários que trabalham com vários perfis no Outlook podem usar um comando no prompt de comando para decidir com qual perfil o Outlook deve ser iniciado. Se você deseja acessar seu Outlook com mais freqüência com os mesmos parâmetros de inicialização, é aconselhável configurar um atalho correspondente na área de trabalho.

Guia Arquivo: personalize as respostas automáticas e saia de férias em paz

O assistente de ausência temporária no Outlook é importante para uma comunicação tranquila. Se você não puder enviar ou receber nenhuma mensagem dentro de um período de tempo definido, a função “respostas automáticas” é direcionada e eficaz. Se você receber um e-mail, o remetente será informado automaticamente por quanto tempo você ficará indisponível e quem o substituirá. A função de “respostas automáticas” personalizadas garante que os clientes, interessados ou colegas sejam sempre informados sobre uma ausência, por exemplo por férias.

Personalizar fontes no Outlook não é difícil

Uma das opções de personalização mais populares no Outlook é personalizar as fontes padrão. Cada pessoa tem desejos diferentes em relação ao aparecimento de suas mensagens. Por esse motivo, faz sentido personalizar as fontes ou outros dispositivos estilísticos. Implementar mudanças não é difícil. Se você estiver trabalhando sem um modelo, a fonte pode ser facilmente ajustada na guia "Mensagem" do menu "Texto".

Se forem usados modelos de formato, o modelo deve ser alterado uma vez. Além disso, dependendo da versão do Outlook usada, existem diferentes opções de menu para alterar a fonte nos modelos.

Gorjeta:

Dependendo da configuração, você receberá e-mails em texto simples ou em formato html. Se quiser mudar rapidamente para o formato HTML para ver os detalhes de um e-mail, você pode fazer isso com o atalho do teclado ALT + SHIFT + H.

Personalize as configurações de visualização no Outlook - defina o Outlook da maneira que desejar

Além da visualização padrão do Outlook, você tem outras opções práticas para dividir a tela e exibir e-mails. Por exemplo, a janela de visualização no Outlook oferece uma opção exclusiva. O conteúdo dos e-mails selecionados na caixa de entrada aparece aqui de forma compacta, sem que você precise abrir o e-mail com um duplo clique.

As exibições personalizadas podem ser redefinidas a qualquer momento no Outlook. Isso pode ser feito manualmente ou alternativamente com um comando do Windows. Ao mesmo tempo, você pode posicionar a janela de visualização individualmente e exibi-la à direita ou abaixo da lista de mensagens, por exemplo.

Apesar da visualização amigável através de uma janela de visualização, alguns usuários decidiram desativar a visualização no Outlook por uma questão de princípio. O pano de fundo para isso é o risco de que um vírus ou malware se apodere automaticamente do seu sistema antes que um e-mail malicioso seja aberto. Se quiser ficar do lado seguro, você pode desligar a janela de visualização, impedir o carregamento de imagens e conteúdo externo ou permitir que e-mails em HTML sejam exibidos apenas em formato de texto simples.

Use opções de visualização prontas e ajuste a área de navegação - é assim que funciona

Os usuários das primeiras versões do Outlook apreciaram as muitas opções de visualização prontas que não estão mais disponíveis no Outlook 2010 ou na versão atual do Outlook 365. Por exemplo, você só pode exibir as mensagens não lidas na pasta atual. A opção de limitar o período de exibição e, por exemplo, exibir principalmente os e-mails dos últimos sete dias também foi útil. Apesar da falta de pré-configurações nas versões mais recentes, as visualizações preferidas podem ser definidas e salvas no Outlook 2010 e em versões posteriores.

Basicamente, também é aconselhável adaptar a área de navegação do Outlook à sua forma pessoal de trabalhar. Entre outras coisas, você pode mostrar e ocultar a barra de navegação, usar os atalhos do teclado para alternar rapidamente para outro menu ou especificar uma pasta inicial diferente. Como na caixa de entrada, você também pode ativar uma área de leitura para suas anotações. Nesse caso, o Outlook mostra o conteúdo da nota atualmente selecionada na metade inferior da janela.

Defina as funções de calendário, tarefas e compromissos de acordo com suas necessidades

Você também pode personalizar o calendário no Outlook e, entre outras coisas, definir a ordem das categorias de cores para marcar compromissos. Para criar um compromisso, clique no campo “Rótulo” na caixa de diálogo de compromisso e selecione a cor apropriada. Você pode fazer com que as solicitações de reunião sejam excluídas automaticamente de sua caixa de entrada assim que as tiver respondido. Esta opção é ativada por padrão no Outlook e pode ser desativada ou ativada.

Em qualquer caso, você deve estender o link para o sistema de arquivos na barra de navegação. Com links úteis, você pode integrar pastas no disco rígido ou arquivos que são necessários regularmente. Com esses atalhos, você personaliza o Outlook de forma sustentável.

Defina regras para automatizar o Outlook

O Outlook oferece a opção de usar regras e macros para automatizar o Outlook. As regras devem ser personalizadas no Outlook. Você define todas as regras no Outlook na guia "Arquivo" no item de menu "Regras e notificações".

Habilitar notificações na área de trabalho no Outlook

Se você deseja ser informado sobre os e-mails recebidos do Outlook, basta ativar a notificação na área de trabalho. Como fazer isso:

1. No Outlook até a versão 2007 você chama o comando "Ferramentas, Regras e Notificações". No Outlook 2010, vá para “Gerenciar arquivos, regras e notificações”.

2. Selecione a regra e clique em "Alterar regra" e depois em "Editar configurações de regra".

3. Clique em “Avançar” para ir para a caixa de diálogo na qual você pode selecionar as ações.

4. Aqui você ativa a opção “Mostrar notificação na área de trabalho” (bem como “Não aplicar outras regras” se esta opção ainda não estiver ativada).

5. Em seguida, clique em “Concluir”.

As regras são personalizadas de forma que sejam executadas apenas de acordo com sua instrução, e não em um aplicativo automatizado. Para executar regras manualmente, remova a marca de seleção na frente do nome da regra em "Regras de mensagem".

Você também pode usar regras para classificar automaticamente sua caixa de entrada. Nesse caso, os e-mails que atendem a certos critérios são atribuídos a categorias predefinidas. O arquivamento automático é uma das funções baseadas em regras mais importantes do Outlook. Em princípio, pode ser adaptado especificamente. Os nomes dos arquivos podem ser alterados, se necessário, para evitar redundâncias e para manter uma visão geral. As macros também podem ser executadas para mover automaticamente um e-mail que contenha uma palavra-chave predefinida.

Mantenha a clareza no Outlook - como é fácil

Além disso, você pode selecionar configurações para módulos individuais do Outlook, por exemplo, para e-mails ou para pastas individuais na caixa de entrada, que divergem das configurações padrão. A função “Diário”, por exemplo, é interessante, com a função de diário você pode rastrear elementos como mensagens de e-mail ou reuniões no Microsoft Outlook. Você também pode controlar outros arquivos do Microsoft Office, como documentos do Word. Apesar de seu valor agregado, a função de diário consome muita memória. Se você não quiser usar a função diário ou não quiser mais usá-la, é aconselhável desligá-la. Como resultado, o arquivo PST permanece gerenciável em termos de tamanho.

Em resumo, a clareza é crucial para o sucesso no Outlook. A caixa de entrada, calendário, catálogo de endereços e outras funções só suportam o trabalho diário se forem apresentados de forma eficaz e compreensível. Para isso, você pode usar o mouse para ajustar manualmente a largura das colunas nas visualizações tabulares, por exemplo, no calendário de compromissos.

Personalize a caixa de correio e os e-mails recebidos e enviados - configurações que fazem sentido

Além de personalizar a visualização, uma das etapas mais importantes é personalizar a caixa de entrada do Outlook e adaptar o design. No Outlook, você tem a opção na caixa de entrada de definir com que freqüência os e-mails devem ser recuperados. Em vez de chamar mensagens a cada 15 minutos, faz sentido aumentar o intervalo de tempo para poder trabalhar por mais tempo sem ser perturbado.

Basicamente, pode-se afirmar que é importante usar o Outlook como ferramenta de trabalho e não permitir que o Outlook interrompa o seu trabalho. Quem trabalha concentrado em uma tarefa deve eliminar todos os tipos de perturbações ou minimizá-los tanto quanto possível, a fim de promover um trabalho eficiente. Os fatores de interrupção podem incluir e-mails recebidos ou notificações na área de trabalho ao receber e-mails. A personalização de intervalos de tempo, tons e notificações na caixa de entrada é essencial para todos os usuários do Outlook.

Os usuários do Outlook que desejam alterar o timeout do servidor em contas POP3 devem fazer este tipo de personalização no registro, pois o sistema fornece um timeout do servidor de até 10 minutos.

Adapte e automatize recibos de leitura - isso economiza tempo

Se as mensagens recebidas contiverem confirmações de leitura, isso aumenta a conscientização. Se você receber confirmações de leitura com muita freqüência ao mesmo tempo, por exemplo, no caso de um e-mail em série, você pode desligar a exibição no Outlook ou, alternativamente, enviar confirmações de leitura automaticamente. Ambas as opções podem ser úteis para ser perturbado com menos frequência no fluxo de trabalho durante o dia. Nas versões anteriores do Outlook 2000, 2003 e 2007, o recibo de leitura deve ser desativado de outra forma, nas opções de histórico.

Personalize cartões de visita e salve anexos automaticamente - por que isso é importante

Os usuários do Outlook apreciam a capacidade de anexar cartões de visita com suas informações específicas do remetente a e-mails. Cartões de visita personalizados individualmente com informações de contato corretas são importantes para que os destinatários possam se comunicar com você de maneira profissional e sem interferência. Também é interessante usar a opção “Acompanhamento” para personalizar o assunto de uma mensagem em vermelho. Mensagens importantes são lidas mais rapidamente pelo destinatário porque são exibidas em uma cor específica.

Se você receber um grande número de mensagens com anexos, por exemplo, documentos de fatura ou desenhos, diariamente ou semanalmente, você pode usar a ferramenta AutoSave gratuita até o Outlook 2007. Para a versão atual do Outlook 365, o Outlook Attachement Extractor é uma ferramenta externa alternativa com a qual os anexos são automaticamente armazenados em cache com base em regras.

Remova ou minimize as pastas favoritas e personalize a barra de acesso rápido

O Microsoft Outlook exibe uma pasta de favoritos na barra de navegação acima da pasta de e-mail. Se esta pasta não for usada, ela pode ser removida ou minimizada da versão do Outlook 2007. No Outlook 2007 e em todas as versões subseqüentes, existem duas maneiras experimentadas e testadas de minimizar a pasta. Dessa forma, você economiza espaço e garante clareza em sua estrutura de pastas.

A barra de acesso rápido no Outlook e em outros aplicativos de software do Microsoft Office é valorizada pelos usuários porque oferece suporte a um trabalho eficaz. É possível personalizar esta barra de acesso rápido com apenas alguns cliques. Para fazer isso, clique no símbolo na barra de acesso rápido: "Linha / seta para baixo."

Como resultado, uma janela de seleção é aberta na qual você pode integrar outras funções na barra de acesso rápido. Coloque uma marca na frente de um dos comandos para adicionar o botão correspondente à barra. Por outro lado, remova a marca de seleção na frente dos comandos para os quais a barra não deve conter botões.

QuickSteps - faça o melhor uso possível dos auxiliares eficientes no Outlook

Os QuickSteps fornecidos como Smarttools desde a versão do Outlook 2010 devem ser adaptados antes de serem usados pela primeira vez, para que possam ser usados com eficácia. Você pode encontrar QuickSteps na guia "Iniciar".

Além das Etapas Rápidas prontas, como “Email da Equipe” ou “Concluído”, outras Etapas Rápidas individuais podem ser adicionadas para personalizar e simplificar o trabalho com o Outlook.

A adaptação dos formatos de impressão às suas próprias especificações economiza tempo e dinheiro

O Outlook oferece uma ampla gama de opções e funções para personalizar o formato de impressão de um documento. Especialmente quando vários funcionários trabalham com um computador, isso pode causar problemas e erros de impressão. Para minimizar impressões incorretas, é útil redefinir o formato de impressão para os valores padrão antes de imprimir novamente. Isso pode ser feito com apenas alguns cliques nas configurações do Outlook.

Personalize a barra de tarefas e a área de navegação para se concentrar no que é importante

A barra de tarefas pendentes no Microsoft Outlook geralmente mostra um navegador de datas, bem como os compromissos e tarefas atuais.

Nesse caso, personalizar significa priorizar coisas importantes para que compromissos e tarefas essenciais nunca sejam esquecidos.

Se você não tiver muito espaço na tela ou quiser colocar seus e-mails em primeiro plano, pode minimizar a barra de navegação no Outlook. Nesse caso, os botões que você usa para selecionar os vários módulos do Outlook têm a forma de ícones.Isso garante que haja mais espaço para ler e-mails. As configurações podem ser revertidas à vontade.

Isso também se aplica às notificações de área de trabalho populares e práticas. Eles são definidos para uma duração máxima de 30 segundos. Se você deseja aumentar a exibição além deste intervalo máximo, você precisa intervir no registro para este tipo de personalização.

Mostre as tabelas individualmente no Outlook - desta forma, você mantém a clareza

Microsoft Outlook é:

• Na caixa de entrada,
• No calendário,
• No livro de endereços e
• Para outras funções

estruturado como uma mesa. As tabelas garantem uma apresentação clara. As visualizações tabulares, por exemplo na caixa de entrada, podem ser ajustadas manualmente com o mouse em relação à largura das colunas.

Personalize programas de navegação integrados

O Microsoft Outlook oferece a opção de abrir um mapa de ruas no Bing Maps da Microsoft para um contato usando o botão "Atribuir". Isso exibirá o endereço do contato. A exibição do mapa de ruas pode ser selecionada assim que você inserir um endereço postal para o contato no Outlook.

Crie ou modifique formulários - é assim que você personaliza corretamente

Trabalhar com formulários nas ferramentas de desenvolvedor do Microsoft Outlook não é uma ocorrência diária.

Por exemplo, se você deseja criar um formulário para uma tarefa, o Outlook oferece a opção de personalizar o formulário nas ferramentas do desenvolvedor. Quando você adiciona campos ao formulário, o Outlook coloca automaticamente o campo de entrada e o rótulo juntos. Assim que você clicar em um dos dois elementos posteriormente, apenas este elemento será selecionado. Para mover os dois elementos ao mesmo tempo, faz sentido conectar os dois elementos entre si. Isso é feito com o "Grupo".

Resumo e conclusão: se você personalizar o Outlook, você economiza tempo e trabalha de forma mais produtiva

Assim como todo mundo tem um gosto pessoal ao escolher sua decoração, o Microsoft Outlook também deve ser projetado e personalizado especificamente por cada usuário. As funções do aplicativo de software devem ser adaptadas ao respectivo usuário e às suas necessidades. Barras de menu personalizadas, uma caixa de entrada adaptada individualmente e outras configurações de software são importantes para poder trabalhar da forma mais eficaz e eficaz possível.