Solicitações de reunião do Outlook
No ambiente profissional, é comum o envio de solicitações de reunião via Outlook. Durante a pandemia de corona e o aumento associado em videoconferências, as solicitações de reuniões aumentaram significativamente. Cada solicitação de reunião de clientes, colegas ou no ambiente pessoal deve ser respondida. Além do trabalho diário, isso pode levar muito tempo e provocar erros. Se você recebe solicitações de reunião com frequência, é eficiente para automatizar o atendimento.
Você pode usar este procedimento para rejeitar solicitações automaticamente se elas se sobreporem a outros compromissos em seu calendário. Por outro lado, você pode aceitar automaticamente consultas, desde que a respectiva data ainda seja livre. Se compromissos mais importantes entrarem em conflito com a reunião combinada, você pode adiar ou cancelar o compromisso automaticamente acordado a qualquer momento.
Os usuários do Outlook 2010 sem uma caixa de correio do Exchange têm menos opções no que diz respeito à aceitação e rejeição automáticas de solicitações de reunião do que os usuários das versões anteriores. Se você não usar o Exchange, só poderá especificar que todas as consultas serão respondidas automaticamente (rejeição se houver sobreposição, caso contrário, aceitação geral). Com o Microsoft Exchange, você tem mais opções.
Responder a solicitações de reunião automáticas a partir do Outlook 2010
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Navegue até as opções de e-mail. Isso funciona em Arquivo> Opções> E-mail. Na seção “Histórico”, ative a opção “Processar automaticamente solicitações de reunião e respostas a solicitações de reunião e pesquisas”.
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Se você não estiver usando o Microsoft Exchange, feche a caixa de diálogo de opções. Se você estiver usando o Microsoft Exchange, abra a guia "Calendário" na próxima etapa.
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Navegue até "Planejamento de recursos" no Microsoft Outlook 2010 ou "Aceitação / rejeição automática" no Outlook 2013/2016 e Outlook 365. "
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Habilite a opção "Rejeitar automaticamente solicitações de reunião que se sobreponham a compromissos ou reuniões existentes". Se você tem permissão para entrar em reuniões em datas livres, ative a opção "Aceitar automaticamente solicitações de reunião e remover reuniões canceladas".
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Feche as caixas de diálogo. A partir de agora, as solicitações de reunião serão automaticamente aceitas ou rejeitadas pelo Outlook.
Info: Os usuários do Outlook 2003 e do Outlook 2007 podem acessar as configurações de aceitação ou rejeição automática de solicitações de reunião por meio do seguinte caminho de arquivo: Extras> Opções> Opções de calendário> Planejamento de recursos.
As opções estão disponíveis com ou sem uma conexão Exchange.