Como exportar o diário do Outlook para o Excel para avaliá-lo ali.
O diário do Outlook pode ser usado para registrar quanto tempo você gastou em uma tarefa específica ou em um cliente. No entanto, o diário não tem função aritmética, então você precisa usar a calculadora para somar quanto tempo todas as tarefas levaram para um cliente específico.
Em vez disso, você também pode usar o Excel para avaliação, o que é particularmente útil para projetos com muitas subtarefas. Para fazer isso, exporte os dados do diário para o Excel conforme descrito abaixo.
1. Em primeiro lugar, exiba o diário em forma de lista. Para fazer isso, abra o diário e chame o comando “Exibir, organizar de acordo com, exibição atual” (no Outlook 2003) ou “Exibir, exibição atual” (em versões anteriores do Outlook) e selecione “Lista de entradas”.
2. Agora certifique-se de que todas as informações necessárias para a avaliação no Excel podem ser consultadas no diário. Se você precisar da data e hora para iniciar e terminar cada tarefa, clique com o botão direito do mouse em Assunto ou Na Pasta e use o comando Personalizar Visualização Atual. Em seguida, clique em "Campos".
3. Em "Selecionar campos disponíveis em", selecione "Todos os campos do diário". Em seguida, clique em “Campos disponíveis” em “Início” ou “Fim” e depois em “Adicionar”. Insira todos os campos necessários e use os botões "Mover para cima" e "Mover para baixo" para determinar sua ordem. Em seguida, feche as duas caixas de diálogo.
4. Agora formate os campos de data para que o Excel também possa avaliá-los: Para isso, clique com o botão direito do mouse no cabeçalho da coluna "Iniciar" e invoque o comando "Formatar colunas".
5. Selecione "Iniciar" à esquerda e, em seguida, o formato com o dia e mês de dois dígitos, com o ano de quatro dígitos e a hora simples no formato de 24 horas (veja a imagem). Você escolhe o mesmo formato para "Fim". Observação: o Excel não pode fazer nada com formatos que contenham os nomes dos dias da semana.
6. Agora use o mouse para marcar as entradas no diário que você deseja editar no Excel e copie-as com CTRL + C.
7. Abra o Excel e cole os dados na tabela do Excel desejada com CTRL + V.
8. Você ainda precisa converter as informações no campo "Duração" em valores numéricos que o Excel possa manipular (o Excel não pode calcular com uma informação como "30 minutos").
