Como arquivar seu calendário do Outlook no final do ano civil.
Não seria prático arquivar as entradas do calendário daquele ano no final do ano e depois excluí-las do calendário do Outlook? Na verdade, essa é a tarefa da função AutoArquivar do Outlook - no entanto, não é possível arquivar todas as entradas de calendário de 1º de janeiro a 31 de dezembro de um ano. Você tem que fazer isto de outra forma.
O AutoArquivar do Outlook só pode arquivar e remover itens da pasta pessoal que foram criados antes de uma determinada data. Você não pode especificar a data de início. Se você executou o AutoArquivar exatamente no início do ano passado de 2012 e as datas de 2011 não estão mais no calendário, é claro que você receberá um arquivo anual com o AutoArquivar.
Caso ainda não tenha feito isso, você também pode usar a função de exportação para criar um arquivo anual na forma de um arquivo PST.
Arquivar compromissos
Proceda da seguinte forma para arquivar as entradas da agenda:
- Chame o comando "Arquivo, importar / exportar" sobre.
- Escolher "Exportar para arquivo"E clique em"Avançar“.
- Selecione o tipo de arquivo "Arquivo de pasta pessoal (.pst)"E clique em"Avançar“.
- Coloque uma marca de seleção na frente do seu calendário; se você configurou outros calendários e deseja arquivá-los também, ative a opção "Incluir subpastas" uma.
- Clique no "filtro“.
- No "Estendido" Clique em "campo" Escolher "Todos os campos de compromisso"E então o campo"Início da série" o fim.
- Selecione em "doença" a entrada "em ou depois" o fim.
- Entrar em "valor"Digite a data desejada, por exemplo"01.01.2012“.
- Clique em "Adicionado a lista“.
- Repita as etapas 6 a 9 para o "Fim da série" Sob a Condição "em ou antes" Insira como data de término em nosso exemplo "31.12.2012" no.
- Feche o Filtro-Dialog com "OK“.
- Na caixa de diálogo "Exportar pastas pessoais" sobre "Avançar“.
- Especifique em qual pasta e com qual nome o arquivo compactado deve ser salvo. A maneira mais fácil é aceitar a pasta sugerida na qual o Outlook normalmente salva os arquivos compactados. Por exemplo, digite "Calendar_archive_2012.pst" como o nome do arquivo.
- Clique em "Completo“.
- Se você deseja criptografar o arquivo compactado com uma senha para protegê-lo, digite-a duas vezes. Não salve a senha na lista de senhas (caso contrário, você pode salvar a criptografia).
- Por fim, clique em "OK“.
Excluir compromissos antigos
Se você deseja remover os compromissos do ano anterior de seu calendário do Outlook, proceda conforme descrito abaixo. Se no início do novo ano você ainda tiver que consultar o calendário do ano anterior, não apague os compromissos antigos até fevereiro ou março.
- Abra o calendário e chame o comando "Ver, Visão Atual, Definir Vistas"(Ou no Outlook 2003"Ver, Organizar por, Visão Atual, Definir Vistas") sobre.
- Clique em "Novo“E digite um nome.
- Debaixo "Tipo de vista" escolher "Tabel" o fim; em seguida, clique em "OK“.
- Clique em "Filtro“.
- Conforme descrito acima nas etapas 6 a 11, defina 01/01/2012 como "Início da série"E 31 de dezembro de 2012 como"Fim da série“.
- Clique em "Aplicar vista“.
- Agora você tem todas as entradas de compromisso salvas anteriormente na tabela. Destaque-os com CTRL + A e pressione DELETE para excluí-los.
Recarregar compromissos arquivados
Depois de excluir os compromissos antigos, você não poderá mais vê-los no seu calendário. Se você deseja pesquisar o arquivo ou copiar os compromissos para o novo calendário, abra o arquivo arquivado da seguinte forma:
- No Outlook, chame o comando "Arquivo, Abrir, Arquivo de Dados do Outlook" sobre.
- Selecione o arquivo desejado e clique em "OK“.
