O que são macros e como criá-las?

Trabalhar com programas do Microsoft Office é prático e eficaz. Mas especialmente no Microsoft Excel, etapas de trabalho repetitivas podem ser cansativas. Você pode gravar e criar as chamadas “macros” no Microsoft Excel e outros programas do Office para que você possa concluir essas tarefas mais rapidamente e até mesmo fazê-las automaticamente. Mas o que exatamente são macros? E como você consegue criar macros em diferentes programas do Office?

O que são macros na Microsoft?

Para simplificar, macros são pequenos programas de software que existem no universo do Microsoft Office.Com a ajuda dessas macros é possível automatizar as chamadas "tarefas de rotina" . Isso significa, entre outras coisas, que tarefas recorrentes e demoradas que você executa no Microsoft Excel podem ser simplificadas com macros.

O termo "macro" vem do grego e significa "grande" . As macros da Microsoft são assim chamadas porque são consideradas comandos grandes. Estes, por sua vez, combinam vários pequenos comandos dos programas de software e os executam simultaneamente assim que a instrução é dada. O primeiro passo é encontrar um processo específico para sua macro que você deseja automatizar no Excel, Word ou outro programa da Microsoft.

Agrupando e reproduzindo etapas de trabalho: é assim que as macros funcionam

O que é fundamental para as macros é que existe uma certa sequência de etapas de trabalho que são executadas da mesma maneira repetidamente. Com uma macro, você não precisa mais executar essas etapas de trabalho individualmente, mas pode gravá-las como um filme.Esta programação fixa pode então ser reproduzida usando uma combinação de teclas específica, para que suas etapas de trabalho sejam realizadas automaticamente e agrupadas com um mínimo de tempo.

Uma macro é baseada na seguinte funcionalidade:

1. Você identifica um fluxo de trabalho específico que ocorre com frequência e deve ser automatizado. Uma macro é útil, por exemplo, se você precisar continuar inserindo dados de funcionários, membros ou amigos em planilhas.
2. Agora crie a macro. Ao fazer isso, você registra as etapas de trabalho que normalmente teria que executar manualmente repetidamente. Desta forma, o programa do Office pode acessar posteriormente este guia e reproduzi-lo automaticamente.
3. Você então tem a opção de executar a macro criada diretamente com um único clique do mouse ou com um atalho de teclado específico. Isso economiza várias pequenas etapas de trabalho.

Dica: Mesmo que você não trabalhe com programas do Microsoft Office por muito tempo, as macros podem facilitar seu trabalho. Porque mesmo as funções mais comuns podem ser simplificadas com os grandes comandos.

Para que servem as macros no Excel?

À primeira vista, o assunto macros parece bastante abstrato. Mas em uma inspeção mais detalhada e com alguns exemplos, rapidamente fica claro que os pequenos programas de software podem ser úteis em muitas áreas. No programa Microsoft Excel, por exemplo, você pode criar macros para as seguintes funções:

• Consultando dados de bancos de dados
• Transferir pastas de trabalho ou planilhas
• Formatar texto, células ou gráficos
• Personalizando o conteúdo da célula, links ou fórmulas
• Classificando e filtrando dados
• Criação de tabelas, arquivos PDF ou gráficos
• Convertendo Dados

A variedade de comandos grandes mostra: Quase todas as ações possíveis no Microsoft Excel também podem ser reproduzidas automaticamente como uma macro. Mas também no programa Microsoft Word, teclas de macro especialmente atribuídas oferecem uma ampla gama de opções.

Prático no dia a dia: exemplos de opções de macro no Microsoft Word

No Microsoft Word, o popular processador de texto, também existe a opção de gravar ações e defini-las como uma macro com um comando específico. Os exemplos de aplicação mostram que os comandos grandes podem ser úteis na vida cotidiana, por exemplo para:

• ajuste automático da data ou nome do arquivo
• Ocultar elementos individuais, por exemplo, todas as imagens dentro de um documento
• Cole nomes, endereços ou números de telefone nos campos apropriados
• calcule a duração média das frases
• Corrigir letras freqüentemente distorcidas

Independentemente de você usar os programas do Office em um contexto profissional ou privado: as macros podem tirar parte do trabalho de suas mãos. Você pode criar comandos individualizados que atendam às suas necessidades pessoais a qualquer momento.

Como você cria uma macro no Excel?

Criar uma macro funciona de maneiras diferentes. Pessoas familiarizadas com a linguagem de programação podem criar macros na Microsoft nas chamadas ferramentas de desenvolvedor com VBA (“Visual Basic for Applications”).

VBA é uma linguagem de programação usada especificamente para a Microsoft. Mas mesmo os usuários que não estão familiarizados com a programação podem facilmente criar macros no Microsoft Excel ou Word.Porque a gravação ocorre em apenas algumas etapas - e economiza muito trabalho com teclas de macro bem projetadas no teclado.

Criando uma macro: como proceder

Mesmo sem o VBA, você pode facilmente gravar uma macro em programas da Microsoft, como o Excel. Para fazer isso, você encontrará o item "Ferramentas do desenvolvedor" na guia "Exibir" na faixa de opções. Em outras versões, a guia também pode conter seu próprio item "Macros" . Depois de ter uma ideia de qual função deseja que sua macro execute, faça o seguinte:

1. Na guia Exibir, na área Macros, clique em Gravar Macro.
2. Abre-se uma janela na qual você pode especificar o nome da macro. Isso lhe dará uma visão geral melhor posteriormente e pode, por exemplo, apontar o que a macro faz. Se você não nomear a macro, o nome da macro será numerado automaticamente.
3. Na janela você também especifica qual combinação de teclas a macro deve ter. No campo correspondente, você encontrará teclas pré-definidas com as designações “tecla de opção” e “tecla de comando” (por exemplo, CTRL), bem como um campo de entrada para outra tecla de sua escolha. Posteriormente, pressione todas as teclas de macro exibidas simultaneamente, dando o comando para usar a macro.
4. Você também pode escolher em qual área do Excel sua macro deve estar disponível. Se você precisar dele apenas na pasta de trabalho em que está gravando, clique em Esta pasta de trabalho. Se quiser acessá-lo sempre que usar o Excel, selecione "Pasta de trabalho pessoal de macros" .
5. Em um campo branco você também tem a opção de inserir uma breve descrição da macro. Isso pode ser útil se você não usa o Excel com muita frequência e deseja ver quais macros já criou e para que são usadas.
6. Agora clique em “Ok”. Sua macro começará a gravar.
7. Agora execute exatamente as etapas de trabalho que a macro deverá assumir posteriormente para você.
8. Depois de concluir todas as etapas do trabalho, basta clicar na função “Parar gravação” na guia Macros.

Depois de seguir todos esses passos, a macro que você programou estará disponível no Excel. Agora você pode usar o comando a qualquer momento pressionando as teclas macro e otimizar suas etapas de trabalho. Para fazer isso, você só precisa das teclas de macro que definiu.

Para o avançado: A guia Desenvolvedor

Se você grava macros com frequência, é aconselhável integrar a guia "Ferramentas do desenvolvedor" na faixa de opções. Você não precisa mais passar pelo cartão "Visualizar" , mas pode acessar diretamente a criação da macro. No Office 365, faça o seguinte:

1. No Excel, preste atenção na barra verde bem no topo, acima das guias. Além dos símbolos para salvar ou enviar o arquivo por e-mail, você também verá três pontos. (Em outras versões do Office, o ícone também pode se parecer com um traço com uma seta para baixo). Clique nesse pequeno botão.
2. Agora uma janela cinza se abre, onde você seleciona o campo de texto "Mais comandos" na parte inferior.
3. Na janela “Mais Comandos” que agora aparece, você tem a opção à esquerda de escolher entre “Ribbon (personalizar)” e “Barra de Ferramentas de Acesso Rápido”. Aqui, clique na coluna "Ribbon (customize)" .
4. No lado direito, você verá agora as designações de diferentes guias. Alguns deles são marcados com um tique azul - esses são os que são exibidos para você no Excel. Agora procure por "Ferramentas do desenvolvedor" na parte inferior da lista e coloque outra marca azul lá.
5. Agora clique no botão "OK" no canto inferior direito para salvar suas alterações.

Depois de seguir estes passos, agora você pode encontrar o Developer Tools for Excel em suas abas principais. O processo no Word ou em outros programas do Office funciona da mesma maneira. Com um clique na guia, você verá as opções necessárias para criar macros: "Gravar macro" .

Como você cria uma macro no Word?

Se você deseja programar uma macro em outros programas do Office, como Microsoft Word, LibreOffice ou OpenOffice, pode fazer isso de maneira semelhante ao Microsoft Excel. Isso fica claro usando o exemplo do Word:

1. Oriente-se na faixa de opções e selecione a guia "Exibir" .
2. Lá você encontrará “Macros” na extrema direita. Com um clique, agora você pode escolher entre "Mostrar macros" ou "Gravar macros" .
3. Ao clicar em "Gravar macros" uma janela se abre. Digite o nome da macro, a combinação de teclas e uma breve descrição.
4. Comece a gravar a macro clicando em "Ok" .
5. Ao selecionar "Parar Gravação" você parará de programar a macro e agora poderá utilizá-la no Microsoft Word.

Nos outros aplicativos do Microsoft Office, as exibições individuais podem diferir um pouco, mas o processo é basicamente o mesmo. Isso permite que você crie facilmente macros sem usar VBA ou qualquer outra linguagem de programação.

Como editar macros com Visual Basics?

Se você gravou uma macro e a usou várias vezes, pode não estar completamente satisfeito. Talvez você queira adicionar uma etapa ou alterar alguns comandos.Nesse caso, é possível editar a macro novamente posteriormente. No entanto, isso é um pouco mais complexo do que criar uma macro, pois você precisa da linguagem de programação Visual Basics (VB) para isso.

No Excel, você pode experimentar o VB clicando em Macros na guia Desenvolvedor (mostrada acima), selecionando o nome da macro apropriada e clicando em Editar. Agora o "Editor do Visual Basics" é aberto. Nele você vê os comandos e etapas de trabalho que você registrou como uma macro na linguagem de programação, ou seja, como código. Se alguém entende um pouco de inglês, é rapidamente possível entender os textos VB e possivelmente excluí-los ou trocá-los. No entanto, se você não tiver nenhum conhecimento aqui, basta regravar sua macro da maneira familiar.

Conclusão: Criando macros – sem problemas com o Microsoft Office

Se você trabalha muito com programas do Microsoft Office, pode simplificar bastante com os comandos grandes. Uma vez coletadas todas as etapas do trabalho, elas podem ser executadas em um curto espaço de tempo quando uma determinada combinação de teclas é pressionada.

Especialmente prático: todo usuário do Microsoft Office pode gravar as próprias macros. Isso permite determinar individualmente quais etapas de trabalho devem ser executadas automaticamente para qual usuário. Isso não apenas economiza muito tempo, mas também uma carga de trabalho desnecessária.