Você não precisa necessariamente de um software de sincronização se quiser manter seus e-mails atualizados em dois ou mais PCs. Você só precisa ter cuidado com as configurações da conta e configurar uma ou duas regras com o assistente de regras.
Como sabe, pode utilizar vários PCs para aceder à sua caixa de correio no servidor de correio, por exemplo em GMX ou Web.de, e para verificar os seus e-mails. É ainda possível usar diferentes programas de e-mail nos computadores - além do Outlook no escritório, por exemplo, Windows Mail no PC privado ou mesmo o programa de e-mail no Mac. O importante é qual e- mail - Protocolo que você usa para verificar seu e-mail: POP3 ou IMAP.
Com contas de e-mail gratuitas com GMX, Web.de, Google etc., você está configurado para o protocolo POP3; com provedores de serviços de e-mail pagos, você geralmente pode escolher entre POP3 e IMAP. O POP3 remonta à época em que o espaço de armazenamento nos servidores era limitado e, portanto, valioso. É por isso que os programas de e-mail como o Outlook são predefinidos de forma a excluir os e-mails do servidor assim que você os recupera via POP3 e os salva no PC.
Dessa forma, você só pode recuperar cada e-mail uma vez. No entanto, isso pode ser evitado se você alterar as configurações de suas contas de e-mail e instruir o Outlook em cada um de seus PCs a não excluir os e-mails do servidor de e-mail depois de recuperados.
Você pode ler como fazer isso na próxima seção. O protocolo IMAP tem a vantagem de que os e-mails permanecem no servidor de e-mail em qualquer caso - independentemente da frequência com que você os acessa e das configurações da conta no Outlook. Somente quando você exclui explicitamente os e-mails do servidor de e-mail com o Outlook, eles não existem mais.
Impedir a exclusão de e-mails do POP3
Se você (tiver que) usar POP3 como protocolo de transmissão, mas quiser verificar os e-mails com dois ou mais PCs, proceda da seguinte forma:
- Abra o comando EXTRAS >> EMAIL ACCOUNTS ou EXTRAS >> ACCOUNT SETTINGS no Outlook do seu PC (por exemplo, no escritório).
- No Outlook 2003 ou anterior, especifique que deseja VER OU EDITAR CONTAS DE E-MAIL EXISTENTES e clique em SEGUINTE. No Outlook 2007, vá para a etapa 3.
- Selecione sua conta de e-mail e clique em ALTERAR.
- Clique em MAIS CONFIGURAÇÕES.
- Na guia AVANÇADO, ative a opção DEIXAR TODAS AS MENSAGENS NO SERVIDOR.
- Para que a caixa de correio do servidor de correio não transborde, ative a opção REMOVER DO SERVIDOR APÓS … DIAS e insira um período de tempo adequado.
- Feche a caixa de diálogo e clique em PRÓXIMO para retornar à caixa de diálogo da etapa 3.
- Se você configurou outras contas de e-mail no Outlook e deseja consultá-las com outro PC, repita as etapas 3 a 7 para essas contas.
- Quando terminar, clique em FINISH.
- Repita as etapas 1 a 9 no segundo PC (por exemplo, em casa).
Se você estiver usando o Windows Mail ou Outlook Express em vez do Outlook em seu PC em casa, altere as configurações da conta em seu programa de e-mail privado da seguinte forma:
Chame o comando EXTRAS >> ACCOUNTS. Selecione sua conta e clique em PROPRIEDADES. Na guia AVANÇADO, ative a opção DEIXAR TODAS AS MENSAGENS NO SERVIDOR. Insira o número de dias após o qual as cópias devem ser excluídas do servidor.
Cópias dos e-mails enviados
Da maneira descrita, você garante que receberá os e-mails recebidos em ambos os computadores. Se você também deseja cópias de todos os e-mails em ambos os PCs que enviou em um dos dois PCs, envie uma cópia deste e-mail para o seu endereço. Você pode automatizar isso com uma regra:
- Abra o módulo de e-mail.
- Chame o comando EXTRAS >> RULES AND NOTIFICATIONS (Outlook de 2003) ou EXTRAS >> RULE ASSISTANT (versões anteriores do Outlook).
- Na guia REGRAS DE E-MAIL, clique em NOVA REGRA (ou NOVA no Outlook anterior à versão 2003) e selecione CRIAR REGRA SEM MODELO.
- Selecione VERIFICAR MENSAGENS APÓS O ENVIO e clique em SEGUINTE.
- Ative a opção SOMENTE NESTE COMPUTADOR na janela superior e clique em SEGUINTE.
- Agora ligue na janela superior COPIAR ISTO PARA UMA LISTA DE PESSOAS / DISTRIBUIÇÃO (Cc).
- Na janela inferior, clique na LISTA DE UMA PESSOA / DISTRIBUIÇÃO sublinhada em azul. Selecione seu endereço de e-mail.
- Ative também NÃO APLICAR OUTRAS REGRAS. Clique em Concluir.
- Feche a caixa de diálogo com OK. O Outlook continua a criar cópias automaticamente de todos os e-mails enviados na pasta "Itens enviados". Caso queira evitar que isso aconteça no futuro, chame o comando EXTRAS >> OPÇÕES >> OPÇÕES DE E-MAIL e desative a opção SALVAR CÓPIAS DE MENSAGENS NA PASTA "OBJETOS ENVIADOS".
