Assim, você pode escrever facilmente cartas padrão no Word

Crie facilmente cartas padrão com estas instruções

Algumas etapas devem ser executadas antes que um documento de texto atenda aos requisitos dados ou aos seus desejos individuais. Isso pode levar algum tempo. Mas o trabalho vale a pena se o arquivo finalizado parecer atraente no final e também for convincente em termos de conteúdo. Especialmente se quiser enviar o documento a destinatários diferentes ou precisar dele em ocasiões diferentes, você se beneficia da função “cartas padrão” do Microsoft Word. Mas como essas mala direta podem ser criadas?

Criar cartas modelo no Word: assistente prático no programa Office

Suponha que você tenha criado um texto inteiramente de acordo com suas idéias - as configurações de formato e idioma, bem como gráficos, cabeçalhos, rodapés e hiperlinks correspondem às respectivas especificações. Você também incluiu citações importantes e já preparou o índice e a lista de fontes e as adicionou ao texto. O arquivo está pronto e deve ser enviado a uma longa lista de pessoas.

Se você tivesse que reajustar o texto com cada destinatário, configurações importantes, como os números das páginas ou a data, poderiam mudar ou mudar automaticamente. Felizmente, o Microsoft Word também possui recursos práticos para a criação de cartas padrão neste momento.

Tal funcionalidade deve ser entendida como uma função que se integra no programa Office e está à disposição do utilizador para a edição de um texto. Além do recurso de carta padrão, você também pode usar macros, por exemplo. Com uma certa combinação de teclas, você pode executar comandos usados regularmente com mais rapidez. A função "Localizar e substituir" também é um recurso popular: você pode usar esse recurso para corrigir erros comuns em uma única etapa.

Passo a passo para a mala direta: instruções e dicas

O Microsoft Word facilita o trabalho com documentos de texto de várias maneiras. Isso também inclui a função da letra de série. Para poder usar este aplicativo, primeiro clique na guia "Programas" na faixa de menu do programa Office. Você pode escolher entre diferentes opções: Além de cartas, outros tipos de documentos, por exemplo, mensagens de e-mail ou etiquetas, também podem ser produzidos em série. Até mesmo um catálogo de endereços pode ser usado como um documento de mala direta. Como proceder se você deseja criar uma carta padrão:

Abra a guia "Correspondências" no documento de mala direta.

Vá para "Iniciar mala direta" e selecione, por exemplo, "Carta".

Depois que o Word fizer as predefinições automáticas, clique no campo "Selecionar destinatário".

Crie uma nova lista ou use uma lista existente ou contatos do Outlook - o Word gera automaticamente papéis timbrados individualizados, etc. para cada destinatário.

Confira tudo na visualização e imprima as cartas coletivamente.

Essa é uma maneira que economiza muito tempo para criar e imprimir cartas padrão. Ao salvar contatos, você pode esperar uma interface de usuário individualizada com a próxima carta. Espalhe mensagens para colegas, clientes, amigos e familiares em nenhum momento.

gorjeta: Acesse o assistente de mala direta. Isso o orienta durante a criação do documento de mala direta em seis etapas. Isso evita automaticamente problemas potenciais ao enviar e-mails em série. Você também pode evitar mensagens de erro relacionadas ao sistema definindo certas configurações.

Detalhes resumidos: é assim que você controla as coisas

Para corrigir os erros, é importante examinar o documento detalhadamente. Como você está preparando um arquivo que será enviado como uma carta a muitos destinatários diferentes, não apenas o conteúdo, a saudação e a linha de saudação devem estar corretos. Ao criar automaticamente os elementos de texto, o assistente usa sua fonte de dados, que contém os dados do destinatário. Portanto, os nomes e endereços devem ser inseridos corretamente para que nenhum bloco de endereço fique incorreto no final.

Para evitar que o final do documento contenha erros, também é útil considerar o formato da fonte de dados. Por exemplo, se for um arquivo Excel, você deve formatar os números nos campos de mala direta. Sua atenção é necessária aqui. Isso significa que não há problemas com as informações de moeda nas cartas padrão. O suporte passo a passo do assistente oferece suporte enquanto você configura a respectiva página.

Processo simples: salvar ideias individuais e chamá-las a qualquer momento

Em todas as empresas e de acordo com os desejos pessoais, a saudação, os dados do destinatário, a linha de saudação, mas também o bloco de endereço podem ser posicionados em diferentes locais do documento. Se você sempre usa a mesma estrutura, você pode, por exemplo, ancorar firmemente a posição da linha de saudação na carta padrão.

Além disso, você pode numerar as letras de série que foram criadas consecutivamente e, assim, fornecer mais clareza. Os requisitos e desejos individuais podem ser salvos em um modelo. A opção é uma das muitas funções do Word que podem ser usadas para simplificar e acelerar os processos de escrita.

Além da opção de selecionar campos de mala direta de suas fontes de dados pessoais e integrá-los ao texto em apenas algumas etapas, você também pode usar o Microsoft Word para inserir traduções ou salvar um arquivo como PDF.

Ajustes e correções - é muito fácil

Antes de salvar um documento do Word como PDF, verifique novamente se deseja fazer quaisquer alterações. Isso o ajudará a localizar campos de mala direta mais especificamente, realçando-os. As várias funções de campo do programa Office podem ser usadas para inserir elementos de diferentes fontes de dados: tabelas do Excel, campos de texto de outros dados e gráficos podem ser facilmente integrados em sua mala direta.

Em uma visualização, você pode ver como os novos módulos se encaixarão no documento inicial. Se necessário, os endereços ou nomes correspondentes podem ser revisados.

Bom saber: Embora você possa criar um documento de carta padrão a partir de um documento normal, esse processo também pode ser implementado ao contrário. Por outro lado, o documento de mala direta também pode ser convertido em um documento normal.

Cartas de série: a maneira mais rápida para muitos itens de correio

As cartas padrão oferecem a possibilidade de gerar correspondências para diferentes destinatários de forma rápida e eficiente. Graças às configurações específicas do programa, você se beneficia de um layout uniforme - independentemente de estar escrevendo cartas, fazendo etiquetas ou fazendo outra mala direta.

Perguntas frequentes

Por que você precisa de uma carta padrão?

Se os documentos devem ser enviados a destinatários diferentes e elementos de texto semelhantes são usados, o uso da função de carta de série vale a pena. Aqui você pode inserir blocos individuais diretamente no texto e acessar uma fonte de dados que contém endereços e nomes dos destinatários. Isso economiza tempo ao criar as mensagens individualizadas.