O que você pode fazer com o Excel
O que você pode fazer com o Excel além das planilhas, muitos usuários não sabem: eles geralmente usam apenas uma fração das possibilidades que o programa realmente oferece. Muitas vezes, isso é completamente suficiente, afinal, as tarefas da vida profissional cotidiana são definidas com muita precisão. No entanto, como você pode fazer mais com o Excel do que cálculos, vale a pena ter uma visão geral das outras funções do programa.
O que é o Excel e para que é usado o programa?
O Excel é principalmente um programa de planilha em que tabelas podem ser criadas e células do Excel e referências de células são usadas. No entanto, pode fazer muito mais. Empresários e particulares usam-no para coletar, organizar e analisar informações. Eles também podem fazer cálculos e previsões com dados existentes. Com o Excel, você também pode definir e rastrear metas ou ficar de olho nas finanças e nos períodos de tempo. Assim, o Excel é adequado para organizar a vida cotidiana em um contexto profissional e privado.
Quais são as opções básicas do Excel?
Planilha
Como o Excel foi desenvolvido pela Microsoft para planilhas, ele é usado principalmente para inserir e processar texto ou valores numéricos. Você pode, por exemplo, na tabela do Excel
- Insira valores nas células
- Atribuir valores um ao outro
- Faça referências
- Use fórmulas e funções
Além dos valores numéricos, você também pode usar valores alfanuméricos, que permitem uma ampla variedade de aplicações. As macros podem ser criadas se os usuários precisarem e usarem determinados comandos para tarefas pendentes com mais freqüência. Para fazer isso, um atalho de teclado é definido para um comando para que ele possa ser acessado rapidamente.
Análise de dados
Os dados que os usuários do Excel inserem nas células individuais do Excel podem ser analisados por meio de funções e fórmulas. Por exemplo, você pode exibir a frequência com que um determinado valor aparece, quão altos os valores estão em relação a certos outros valores e como eles mudam sob condições especificadas. Além de cálculos, o Excel também permite a análise detalhada de texto ou valores numéricos.
Gráficos e gráficos
Se houver dados e valores em uma tabela com várias colunas e linhas, é útil que eles possam ser apresentados de forma clara e atraente usando diagramas, gráficos ou tabelas. Desta forma, o resultado claro que emerge da análise é diretamente visível. O Excel da Microsoft oferece muitas opções diferentes para implementação gráfica:
- Gráfico de setores
- Gráficos de barras
- Gráficos de linha
- Gráficos de dispersão
- Gráficos de área
- Gráficos de coluna
Você pode trabalhar com diferentes designs, exibir seus valores em 2D e 3D e experimentar diferentes combinações de cores. Desta forma, você pode criar apresentações claras para as quais você nem precisa do PowerPoint - embora você também possa inserir gráficos do Excel em outros programas do Microsoft Office.
O que você (ainda) pode fazer com o Excel?
Facilite a contabilidade
Muitas empresas alemãs não usam um programa excepcional especializado em contabilidade. O Excel oferece todas as funções de que você precisa. Além disso, muitas vezes os funcionários já estão familiarizados com o programa.
Se a contabilidade simples ou dupla é preferida, ou modelos especiais são necessários: O Excel oferece às pessoas a contabilidade de receitas e despesas usando fórmulas ou uma representação gráfica, por exemplo, na forma de uma tabela do Excel. Também é possível criar um cálculo de superávit de renda.
Gerenciar estoques
Tão útil quanto na contabilidade, o Excel também pode ser usado para organizar e registrar o estoque. Os usuários podem listar mercadorias e números nas células do Excel e usar a formatação condicional para destacar recursos especiais dos ativos. Isso permite que os usuários do Excel na vida cotidiana façam um inventário e criem listas de inventário de uma maneira que economize recursos.
Configure um calendário do Excel
O Excel também pode ser útil para criar um calendário ou agenda. O programa Excel oferece modelos de calendário com diferentes layouts nos quais podem ser inseridos compromissos privados ou profissionais. O layout pode ser adaptado às necessidades pessoais. Por exemplo, os usuários do Excel podem exibir os dias da semana de domingo a sábado ou de segunda a domingo, imprimir o calendário no formato retrato ou paisagem ou criar um calendário escolar com 13 meses.
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Abra o Excel.
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Na página inicial, vá para "Mais modelos".
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Na barra de pesquisa, você pode pesquisar modelos online digitando “calendário”.
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Em seguida, clique no layout desejado e o calendário é aberto no Excel.
Crie agendas e acompanhe metas secundárias no Excel
O Excel também oferece aos usuários modelos de cronogramas nos quais diferentes fases do planejamento do projeto podem ser registradas ou metas e tarefas podem ser criadas para preocupações pessoais. Esta opção torna mais fácil para as pessoas acompanharem períodos de tempo definidos, tarefas concluídas e progresso.
Usuários frequentes do Excel também podem criar um plano de projeto manualmente, por exemplo. As funções podem ser usadas para calcular o início, a duração e o fim das fases, processos ou marcos.
Registro de horas de funcionários
Principalmente em empresas que trabalham com horário flexível, é importante registrar a jornada de trabalho dos funcionários de forma contínua e clara. Você encontrará vários modelos Excel online nos quais pode inserir os horários de cada funcionário - as horas normais de trabalho, bem como as horas extras ou horas que ele ou ela trabalhou no fim de semana. As horas são totalizadas mensalmente ou semanalmente, conforme necessário, para que você tenha sempre uma boa visão geral.
Listas de tarefas no Excel para uma visão geral melhor
Se os usuários do Excel desejam manter o controle de suas tarefas, eles podem criar uma lista de tarefas clara para eles. As tarefas podem ser listadas, codificadas por cores e priorizadas aqui. É ainda possível inserir uma caixa de seleção para poder marcar as tarefas concluídas.
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Para poder adicionar uma caixa de seleção, você precisa de "Desenvolvedor" na faixa de opções. Para o Excel 2010 e versões superiores, vá em "Arquivo" e depois em "Opções". Na janela que se abre, vá para "Personalizar faixa de opções" e ative "Ferramentas do desenvolvedor" clicando na caixa de seleção. Finalmente, confirme com "OK".
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Na guia Desenvolvedor, clique em Inserir. Em seguida, você encontrará o ícone da caixa de seleção em "Controles de formulário". Depois de selecionar isso, você pode adicionar a caixa em uma célula vazia do Excel.
Crie etiquetas de endereço
Muitas vezes, é necessário enviar um grande número de cartas, especialmente nas empresas. Para fazer etiquetas de endereço, você precisa do Excel e do Word - e, claro, das folhas de etiquetas em branco nas quais deseja imprimir. E é assim que você procede:
Você abre um arquivo do Excel e nomeia as colunas individuais do Excel: saudação, nome, sobrenome, rua e número da casa, código postal, cidade.
Insira os endereços com cuidado e salve o arquivo.
Abra o Word e vá para "Etiquetas" na guia "Correspondências".
Em "Opções", selecione o fabricante de suas etiquetas e o tipo de etiqueta (esta informação está anotada na embalagem das etiquetas).
Agora clique em "Selecionar destinatário" e selecione sua própria lista em "Selecionar lista existente".
Selecione os dados em "Inserir campo de mala direta" e copie o conteúdo em todos os campos de etiqueta.
Com "resultados de visualização", você pode exibir os rótulos.
Se você estiver satisfeito, selecione "Concluir e mesclar" e dê o comando "Imprimir documento".
Outros truques com Excel
Crie questionários no Excel
Seja para a aula ou como uma mudança entre amigos e família: Você pode criar facilmente um teste de escolha única com o Excel. Para fazer isso, proceda da seguinte forma:
Abra uma pasta de trabalho - você só precisará da primeira página dela.
Insira todas as perguntas uma abaixo da outra na coluna A. Deixe a coluna tão larga que você possa ler facilmente as perguntas nas células individuais do Excel.
Nas colunas B a D, você insere três respostas possíveis (ou mais, mas cada resposta tem sua própria coluna).
Se você tiver três opções, deixe a coluna E em branco para as respostas dos participantes.
Na linha G, você indica a posição da resposta correta, ou seja, 1, 2 ou 3.
Clique com o botão direito na coluna G e selecione "Ocultar" para que ninguém possa ver as respostas corretas
Agora insira as fórmulas para o cálculo da resposta na coluna F do Excel, anteriormente vazia: = SE (ESTÁ VAZIO (E1); ““; SE (E1 = G1; “Correto“; “Incorreto“)). Isso significa que nada será exibido na coluna se nenhuma resposta ainda tiver sido inserida na coluna de resposta E. Se a resposta coincidir com a da coluna oculta G, aparece um “correto”, se a resposta não coincide, um “falso” aparece.
Arraste a fórmula para baixo para aplicá-la a todas as linhas.
Crie uma pesquisa do Excel
Uma função bastante desconhecida do Excel é a criação de uma pesquisa com o Excel. Isso pode ser editado e ativado diretamente online se você seguir as etapas abaixo:
Vá para o OneDrive e faça login, se necessário.
Abra o Excel, clique em “Editar” em “Pesquisa” e selecione “Criar nova pesquisa”.
Dê um título à sua pesquisa e descreva-a resumidamente.
Agora você pode inserir suas perguntas com título e descrição.
Escolha entre as opções de resposta fornecidas o que melhor se encaixa. Você tem as opções texto, texto de parágrafo, número, seleção, sim / não e data. Se você escolher “Seleção”, deverá especificar as opções de resposta que os participantes podem escolher. Insira todas as respostas possíveis em uma nova linha do Excel.
Depois de formular todas as perguntas e inseri-las com as respostas possíveis, você pode exibir uma prévia.
Se você estiver satisfeito, aprove a pesquisa. O Excel criará um link para você que pode enviar por e-mail. Como alternativa, você pode gerar um código QR para enviar para smartphones.
Conclusão: Excel é um programa com uma ampla gama de utilizações possíveis
O Excel é ideal para análise de dados, para cálculos em tabelas confusas e para a representação visual de números por meio de diagramas. Mas você pode fazer muito mais com o Excel. O programa permite que algumas funções desconhecidas organizem e planejem a vida profissional e privada cotidiana. Por exemplo, as opções para criar planos com modelos, pesquisas ou um questionário são particularmente adequadas para usuários do Excel que estão familiarizados com o programa e desejam continuar a trabalhar com ele.
