Localizar e substituir no Excel: essas funções economizam tempo

Você deveria saber disso!

Graças à função “Pesquisar” do Excel, é rápido e fácil encontrar cadeias de caracteres específicas em uma tabela. A combinação de teclas Ctrl + F abre uma nova janela de entrada que pode ser preenchida pelo usuário. No entanto, a pesquisa inicialmente leva em consideração apenas a planilha atualmente selecionada. Isso significa que os valores não são considerados se estiverem em outras planilhas.

Pesquise várias planilhas no Excel ao mesmo tempo

Para resolver esse problema, a mesma janela de busca possui um botão que, ao ser pressionado, revela opções adicionais. Abaixo disso, também é possível expandir a pesquisa da planilha atual para a pasta de trabalho inteira. Desta forma, a função de pesquisa do Excel também levará em consideração os valores das linhas e colunas que não estão visíveis na tela.

Além disso, a direção da pesquisa também pode ser invertida dessa forma. Então o Excel não funciona mais de cima para baixo, mas de baixo para cima.

Encontre o conteúdo que procura diretamente usando uma fórmula

Se um valor deve ser verificado várias vezes, esse procedimento pode às vezes ser muito demorado com bancos de dados grandes. Uma fórmula curta é necessária para verificar a ocorrência repetida de um valor pesquisado imediatamente.

Procure empresas em planilhas do Excel

No entanto, algumas tarefas são tão específicas que uma pesquisa padronizada não é suficiente. É o caso, por exemplo, de empresas que já trazem o nome do fundador na empresa. Nessas circunstâncias, os dados podem ser ejetados duas vezes, tornando a busca desnecessariamente mais longa. Com a ajuda de uma fórmula, apenas cadeias de caracteres são exibidas que contêm, por exemplo, as adições “GmbH”, “AG” ou “GbR”.

Encontre o mínimo sem valor nulo

Além disso, a função de pesquisa do Excel pode classificar os valores independentemente se um valor máximo ou mínimo for procurado. No entanto, a busca pelo valor mais baixo em uma linha ou coluna pode ser complicada se o valor 0 estiver presente, mas não deve ser levado em consideração. Porque sem outras restrições, o Excel sempre fará referência a esse valor. Este fato pode ser corrigido rapidamente nas configurações.

A pesquisa diferencia maiúsculas de minúsculas

A pesquisa do Excel também pode ser complicada se o texto inserido fizer distinção entre maiúsculas e minúsculas. Como regra, o Excel não faz distinção. Esta opção pode ser ativada ou desativada rapidamente clicando em uma caixa de seleção.

No entanto, para levar em consideração maiúsculas e minúsculas de textos que são pareados com dígitos e outros símbolos, é necessário um pouco mais. Uma fórmula especial pode ser criada para isso, o que resolve este problema.

Substitua automaticamente caracteres e dígitos no Excel

A função de pesquisa do Excel também é acompanhada por uma opção para substituir rapidamente o conteúdo. Ele é aberto com a combinação de teclas Ctrl + H e é colocado à direita do botão “Pesquisar”. Lá você tem a opção de substituir um personagem específico por um novo personagem auto-selecionado. Desta forma, os erros de digitação podem ser corrigidos automaticamente.

Encontre e substitua os caracteres especiais asterisco * nas listas do Excel

Ao pesquisar e substituir valores no Excel, podem surgir complicações se os caracteres inseridos também tiverem uma função separada. Esse é o caso do asterisco, já que geralmente é usado como um marcador de posição. A busca despreparada por esse caractere termina no fato de que qualquer conteúdo de texto existente na planilha é substituído involuntariamente.

Um til ~ é usado para informar a caixa de diálogo que isso não significa a função do asterisco. Este símbolo é gerado quando a tecla + é pressionada enquanto a tecla AltGR é pressionada. O valor inserido ~ * procura asteriscos existentes e ignora sua função especial.

Substitua os caracteres nas células do Excel usando uma fórmula

No entanto, uma tabela com textos inteiros pode ser muito complexa para ser alterada apenas com os detalhes do botão. Nesse caso, você pode usar a função REPLACE.

Remova os zeros à esquerda das listas SAP

A possibilidade de substituição também é útil em outras áreas de trabalho. Pode acontecer que a transferência de dados de um sistema SAP conduza a zeros incorretos nas células. Este problema pode ser facilmente resolvido com um truque na janela de diálogo do Excel.

Remova as aspas de listas e tabelas do Excel

Além dos zeros indesejados, aspas incorretas também podem aparecer durante a importação de dados, o que distorce o conteúdo das células. Como resultado, o Excel não reconhece mais esses valores como números e torna impossível calcular com eles. Esse problema também pode ser resolvido rapidamente em uma janela de diálogo do Excel.

Substitua automaticamente as cores em planilhas do Excel

As possibilidades de busca e substituição não se esgotam com o conteúdo das células. Sua aparência também pode se beneficiar dessas funções. Também é possível substituir automaticamente as cores selecionadas em uma tabela. Para fazer isso, proceda da seguinte forma:

1. Abra a interface necessária com a combinação de teclas Ctrl + H.

2. Clique no botão "Opções".

3. Agora dois botões com o nome “Formato” aparecem. Selecione o superior, que pode ser encontrado na linha “Pesquisar por”.

4. Mude para a guia “Fonte” e especifique na lista “Cor” qual cor você deseja substituir.

5. Confirme sua seleção clicando em “Ok”.

6. Agora selecione o botão inferior denominado “Formatar”.

7. Mude para a guia “Fonte” e especifique a cor a ser usada para a substituição.

8. Feche esta janela clicando em “Ok”.

9. Clique no botão SUBSTITUIR TUDO para substituir as cores em sua planilha.

Depois de confirmado, todas as células no Excel serão substituídas na cor que você selecionou primeiro pela cor que você selecionou em segundo lugar.

Pequenas funções do Excel com grande impacto

Com os atalhos de teclado Ctrl + F e Ctrl + H, o Excel oferece aos seus usuários duas funções do Excel que parecem práticas à primeira vista. Em uma inspeção mais próxima, fica claro que o potencial é, na verdade, muito maior. O valor agregado é evidente aqui tanto para o usuário ocasional que deseja tornar o uso do Excel mais prático, quanto para o usuário experiente que gerencia grandes conjuntos de dados de diferentes sistemas. O uso de “Localizar e substituir” pode, portanto, ser adaptado ao respectivo tipo de usuário, conforme desejado.