Outlook: Conhecendo e usando dicas e truques

Temos todas as informações para você!

O Microsoft Outlook é um dos programas de comunicação mais renomados e eficazes do mercado de aplicativos de software. Além das funções conhecidas, como alterar uma fonte ou cor, adaptar a formatação, iniciar a verificação ortográfica ou abrir a janela do calendário, existem outras dicas e truques que todo usuário deve conhecer. Essas dicas e sugestões permitem que os usuários do Outlook aproveitem ao máximo o Outlook para operá-lo com mais rapidez e precisão.

Dicas e truques para Outlook

Basicamente, cada usuário se depara com a questão de saber se deve usar um programa de comunicação pago como o Microsoft Outlook ou se está satisfeito com aplicativos gratuitos como o Microsoft Mail ou Mozilla Thunderbird. Se você decidiu pelo Microsoft Outlook, também surge a dúvida se você deve comprar o Outlook ou o Office na versão de 32 ou 64 bits.

Esta é uma questão de princípio e de quão potente é o computador utilizado. Com uma versão de 32 bits, no máximo 4 GB de RAM podem ser instalados. Em contraste, um sistema operacional de 64 bits oferece suporte a uma RAM significativamente maior e, portanto, tem um nível de desempenho mais alto. Como regra, 8 GB, 16 GB ou mais de RAM podem ser usados.

Os usuários podem encontrar manuais para todos os programas e funções do Outlook e, além de todos os outros aplicativos de software da Microsoft na Internet, no seguinte link: docs.microsoft.com/de-de/.

Inicie o Outlook mais rápido e reduza o tamanho do arquivo de dados

O trabalho diário com o Outlook é divertido quando o programa funciona rapidamente e sem falhas funcionais. Se o aplicativo de software iniciar lentamente e lentamente, pode haver muitos suplementos ou muito lentos para culpar. Nesse caso, é importante remover suplementos desnecessários para acelerar o sistema novamente.

Arquivos PST ou OST grandes também podem retardar o sistema e a comunicação com o Microsoft Outlook. Por esse motivo, faz sentido verificar o tamanho do arquivo PST em intervalos regulares. Todas as informações e configurações do Outlook são salvas como uma entrada em um arquivo PST ou OST. O tamanho do arquivo pode ser reduzido armazenando ou arquivando pastas ou arquivos de grande volume.

Após uma ação importante na qual os arquivos são verificados e excluídos, o arquivo de dados não pode diminuir de tamanho no mesmo momento. Isso ocorre porque o Outlook não limpa imediatamente o arquivo de dados depois que as informações são excluídas. Como alternativa, a compactação do arquivo de dados também pode ser iniciada manualmente. Este procedimento permite que os backups necessários sejam realizados mais rapidamente. Além disso, o Outlook inicia mais rápido.

Importante: Verifique continuamente a pasta “Itens Enviados” .Em muitos casos ela contém uma grande quantidade de dados e anexos que não são absolutamente necessários. Se você quiser economizar espaço de armazenamento, pode ser eficaz esvaziar parcialmente a pasta "Itens excluídos".

Também pode ser interessante e prático registrar e avaliar os tempos que você trabalha com o Outlook. Saber quanto tempo as etapas do trabalho levam pode ser importante, não apenas para autônomos, freelancers ou empregadores. Pessoas físicas também se beneficiam com a avaliação das informações, que podem ser facilmente transferidas para o Microsoft Excel.

E-mails e tráfego de e-mails: dicas para uma melhor visão geral e eficiência

Existem muitas dicas e truques relacionados a escrever e enviar e-mails e tráfego de e-mail em geral. Por exemplo, você sabia que com o Outlook você pode fechar todas as janelas de uma vez?

• No Outlook até a versão 2007, você chama Arquivo → Todos os elementos fechar-se.
• No Outlook 2010, use o comando Exibir → Janela → Fechar todos os itens.

A propósito, esses comandos não apenas fecham as mensagens, mas também todas as outras janelas do Outlook. Se você ainda não salvou as alterações em uma das janelas, o Outlook oferece a oportunidade de fazer isso.

Outra dica importante para o Outlook é adicionar o assunto à caixa de entrada posteriormente. Adicionar o assunto a uma mensagem posteriormente pode ser útil para poder pesquisar o conteúdo do e-mail com mais eficácia e rapidez no futuro. No caso de e-mails enviados com ou sem assunto curto, convém mudar de assunto posteriormente.

Deixe o Outlook claro - é assim que funciona

Clareza é basicamente uma questão importante no Outlook. Por exemplo, muitos usuários se perguntam como você pode controlar muitas mensagens e separar as importantes das não importantes. Uma maneira é personalizar as exibições no Outlook. O objetivo de cada alteração nas configurações deve ser que a caixa de entrada seja gerenciável. A eficiência do processamento de e-mail também pode incluir a classificação automática da caixa de entrada em ordem cronológica. Este procedimento permite, por exemplo, após uma longa ausência de férias, que o Outlook abra o próximo e-mail não lido em vez da próxima mensagem lida.

A função de exibir mensagens para cada destinatário ou geralmente exibir e-mails relacionados juntos também pode ser essencial. As principais opções de configuração podem ser encontradas no menu "Exibir".

Dica interna:

No Outlook, você também pode usar as configurações de visualização para exibir o número total de mensagens na pasta em vez do número de mensagens não lidas na caixa de entrada.

Abra um novo e-mail - em qualquer lugar, a qualquer hora

Clique duas vezes em um espaço livre em uma pasta ou na caixa de entrada para abrir uma janela na qual você pode escrever um novo e-mail.

No entanto, isso só funciona nas vagas abaixo da lista de e-mail - caso contrário, o Outlook abrirá o e-mail que você clicou. No entanto, você pode ocultar a lista de e-mail clicando no ícone de adição próximo à coluna que está sendo agrupada no Outlook até a versão 2007. No Outlook 2010, minimize a lista clicando no triângulo preto ao lado da coluna agrupada.

Envie o conteúdo da área de transferência como um e-mail

Você escreveu algo no Outlook ou em outro programa e deseja enviar esse texto como um e-mail (ou como parte de um e-mail)?

1. Selecione a seção de texto e copie-a para a área de transferência com Ctrl + C.
2. Mude para o Outlook (não importa qual módulo está aberto no momento).
3. Pressione Shift + Ins - o Outlook abre uma nova janela de e-mail e copia o conteúdo da área de transferência para ela.

Se nenhuma janela de e-mail for exibida, clique em qualquer elemento da janela do Outlook (também pode ser um compromisso ou contato) e pressione Shift + Ins novamente.

Aceitar ou rejeitar convites usando um atalho de teclado

Você recebeu um pedido de reunião? Se você quiser aceitar, selecione-o na caixa de entrada e pressione Alt + C ("c" para "aceitar", traduzido: "aceitar"). Se você quiser recusar, selecione-o e pressione Alt + D ("D" para "recusar").

Repita a última pesquisa no Outlook

Certamente você sabe que está em um longo e-mail com Editar ⇒ Encontrar (até Outlook 2003) ou Mensagem ⇒ Pesquisa ou pesquise uma sequência de caracteres com o atalho de teclado F4. Contanto que você tenha aberto a caixa de diálogo de pesquisa, você pode usar o botão Continue procurando pule para a próxima ocorrência.

Quando você tiver fechado a caixa de diálogo, no entanto, pressione a combinação de teclas Shift + F4 - o Outlook irá pular para a próxima ocorrência sem primeiro abrir a caixa de diálogo.

Assim que você chegar ao último local, o Outlook exibirá uma mensagem correspondente.

Classifique e pesquise no Outlook ainda mais rápido

Você deseja exibir todos os e-mails da pasta atual originados de um remetente específico? Faça o seguinte no Outlook até a versão 2007:

1. Clique no campo de pesquisa ou pressione Ctrl + E para colocar o cursor no campo de pesquisa.
2. Digite as primeiras letras do nome do remetente. O Outlook agora filtra todos os e-mails que contêm o texto de pesquisa inserido no remetente, assunto ou texto da mensagem.
3. Clique no título da coluna a partir depara que os e-mails desse remetente sejam exibidos juntos.

No Outlook 2010, há uma variante mais rápida (mas infelizmente apenas desta versão):

1. Clique no título da coluna a partir depara classificar por esta coluna. Desta forma, todos os e-mails de cada remetente são exibidos um abaixo do outro.
2. Digite as primeiras letras que começam com o nome do remetente. Isso leva você ao primeiro e-mail deste remetente.

Preencher automaticamente o campo de endereço no Outlook

O Outlook geralmente sugere endereços de e-mail que já estão em uso assim que você digita uma ou duas letras no NoCampo inserido. O Outlook pesquisa a lista de endereços de e-mail inseridos anteriormente (a lista de preenchimento automático). Se isso não acontecer, você pode usar Ctrl + K para pesquisar as entradas adequadas no catálogo de endereços.

Exibir os nomes dos arquivos dos sistemas diretamente

Você costuma achar que recebe uma série de anexos de arquivo em um e-mail e tem dificuldade em distingui-los porque os nomes diferem apenas no final, mas o Outlook não exibe os nomes dos arquivos por completo? Então você tem que abrir o e-mail primeiro para ver os nomes completos.

No Outlook, você também pode fazer isso sem abrir o e-mail. Você encontrará seu próprio comando no menu de contexto (na caixa de entrada), que pode ser usado para abrir um submenu no qual os nomes de todos os sistemas podem ser vistos. No submenu, você pode abrir sistemas individuais imediatamente com o programa associado. O comando no menu de contexto é chamado Mostrar anexos.

Mova e-mails sem arrastar e soltar

Normalmente, os e-mails podem ser movidos facilmente para uma pasta usando arrastar e soltar. Às vezes, no entanto, arrastar e soltar não é prático, por exemplo, ao "substituir o mouse" de alguns notebooks. Um comando do menu de contexto ajuda:

• No Outlook até a versão 2007 clique no (s) e-mail (s) com o botão direito do mouse e chame o comando Mover para a pasta sobre. Na caixa de diálogo que se abre agora, selecione a pasta de destino desejada e clique em OK.
• No Outlook 2010 clique no (s) e-mail (s) com o botão direito do mouse e invoque o comando Mover e selecione a pasta desejada no submenu que será aberto agora. No entanto, apenas as pastas de nível superior aparecem no submenu; Pastas mais profundamente aninhadas podem ser encontradas através da entrada do menu Em outra pasta.

Gerenciar armazenamento de e-mail e conexão com a Internet

Se você deseja enviar um e-mail com um anexo grande de mais de 20 MB através do Outlook, provavelmente receberá uma mensagem de erro com as configurações padrão do Outlook. O Microsoft Outlook limita o tamanho dos arquivos que você pode enviar a 20 MB ou 10 MB para contas do Exchange. Esse limite evita que seu computador carregue continuamente anexos grandes que excedam os limites da maioria dos provedores de serviços de Internet. Você pode enviar anexos maiores do que a média via OneDrive ou outro provedor de nuvem. Imagens e gráficos em particular podem ocupar muito espaço. Por isso, a partir do Outlook 2010, você tem a alternativa de compactar as imagens antes de enviá-las por e-mail.

Se você não tiver uma conexão de Internet suficientemente rápida ou cara nas férias ou em uma viagem de negócios, faz sentido baixar apenas os cabeçalhos dos e-mails no Outlook como uma primeira etapa. Nesse caso, você verá as seguintes informações em todos os e-mails:

• Referência,
• Remetente,
• Destinatário,
• Data de envio.

Somente quando você abrir um e-mail, ele será completamente baixado. Você faz as configurações nas opções do Outlook.

Dica de software:

Se você deseja excluir automaticamente e-mails duplicados, o programa de software MoDupRemover pode ser interessante e eficaz. Ele exclui sistematicamente mensagens duplicadas desde os primeiros dias do Outlook e é compatível com a versão atual do Outlook e do Windows 10.

Tutorial em vídeo - dica do especialista: como salvar uma nota pessoal no Outlook

Dica do especialista "própria nota"

Em alguns casos, pode ser importante adicionar notas pessoais a um e-mail. O Outlook oferece esta opção aos seus usuários com a função “Mensagem Pública”, com a qual você pode criar uma mensagem na sua caixa de entrada ou em uma pasta específica sem ter que enviá-la primeiro. Apesar do termo enganoso “mensagem pública”, esta nota só é visível para o usuário. Não pode ser enviado porque não possui um campo de destinatário. No Outlook 2010 e posterior, chame o comando "Iniciar> Novos itens> Itens adicionais> Postar mensagem pública nesta pasta". Na versão atual do Outlook 365, a função é chamada de “Postar nesta pasta.” Você pode encontrar a opção na faixa de opções “Iniciar”.

Você pode profissionalizar suas próprias notas ou mensagens em geral com partes rápidas. Semelhante aos módulos de série no Microsoft Word, os módulos rápidos no Outlook consistem em textos prontos ou partes de texto que podem ser salvos como módulos rápidos na guia "Inserir" na categoria "Texto". Em princípio, uma ou mais partes rápidas podem crescer a partir de cada e-mail.

Imprimir e salvar e-mails

Nem todas as mensagens são importantes e precisam ser retidas. Alguns e-mails também são essenciais do ponto de vista profissional ou privado e devem ser arquivados e também impressos. Mesmo que o Outlook tenha uma boa função de impressão integrada, nem todos os e-mails elaborados são impressos corretamente. Isso funciona sem qualquer esforço, visualizando o e-mail no navegador. A impressão também funciona com mensagens formatadas em html. No navegador, você também encontrará configurações de visualização específicas com as quais poderá visualizar e definir a impressão.

Pasta de pesquisa

No Outlook, você encontrará ambas as pastas de pesquisa do lado do sistema e também pode criar pastas de pesquisa pessoais. Com as pastas de pesquisa, você pode classificar seus e-mails de acordo com critérios predefinidos. As pastas de pesquisa existentes podem ser encontradas na faixa "Pastas". Você também pode criar novas pastas de pesquisa lá.

Atalhos de teclado importantes e etapas rápidas:

1. Abra o menu de contexto através do teclado: Pressione a tecla Shift + tecla F10.
2. Abrir janela de diálogo: Ctrl + Shift + Y.
3. Mover mensagens para uma pasta: CTRL + SHIFT + V.
4. Crie uma nota (de cada módulo): CTRL + N ou CTRL + SHIFT + N.
5. Imprima vários e-mails de uma vez: mantenha pressionada a tecla CTRL e clique nos e-mails um após o outro com o mouse.
6. Exclua e-mails não lidos e sem importância com um clique: CTRL + A.
7. Inicie o Outlook apenas uma vez: C: \ Arquivos de programas \ Microsoft Office \ OFFICExx \ outlook.exe "/ recycle (para xx, insira o número da versão do Outlook e copie o comando no prompt de comando com um clique direito)

Conclusão: use dicas e truques do Outlook por razões de eficiência

Acima de tudo, os usuários valorizam a facilidade de uso do Microsoft Outlook e a variedade de funções, que incluem muitas outras ferramentas e funções, além de redigir e enviar e-mails. Conhecer as funções gerais do Outlook é essencial. Além disso, por razões de eficiência, é vantajoso experimentar e aplicar dicas e truques adicionais. Com eles é possível tirar o máximo proveito do Microsoft Outlook, processar todas as tarefas de forma profissional e aproveitar todas as possibilidades que o aplicativo de software oferece para usuários particulares ou empresariais.