Como usar pastas, funções e opções no Outlook de maneira eficaz

Instruções e informações úteis para trabalhar com o Outlook

Muitos usuários descrevem o Microsoft Outlook como sendo amigável. Você aprecia a gama de funções e as muitas possibilidades de comunicação por e-mail. Outros precisam do Outlook principalmente para organização pessoal e usam o calendário integrado e suas diversas soluções.

Além das preferências de uso pessoal, é importante:

• A estrutura geral da pasta,
• A navegação do menu funcional também
• A área de leitura e
• As funções mais importantes, como a função de pesquisa ou a função "Classificar"

para entender e aplicar.

Tutorial em vídeo: como pesquisar especificamente por arquivos e e-mails no Outlook

Pasta e estrutura de pastas no Microsoft Outlook

Um provérbio conhecido diz: “Ordem é metade da batalha”. Essa metáfora se aplica a um escritório analógico com uma bandeja de papel e um sistema de organização bem planejado, bem como ao Microsoft Outlook. No Outlook, os e-mails são sempre armazenados em pastas. A pasta Caixa de entrada pode ser descrita como a pasta de armazenamento mais conhecida e importante para e-mails, pois todos os e-mails recebidos passam por essa pasta. Todas as pastas do Outlook são mostradas no lado esquerdo da janela principal.

É possível criar uma nova pasta com apenas alguns cliques. Para fazer isso, navegue até o ponto no sistema de pastas pessoais onde a nova pasta deve ser adaptada. Clique com o botão direito e selecione a entrada “Nova pasta”.

Depois de atribuir um nome significativo, você pode mover os e-mails tematicamente apropriados para a pasta. Usando pastas, você pode classificar os e-mails com precisão e garantir que eles sejam encontrados em uma estrutura. Por exemplo, as pastas podem receber nomes de departamentos, nomes de clientes, datas ou outros critérios específicos.

Em princípio, não há limite máximo para pastas pessoais. Como parte de um sistema de pedidos bem planejado, também faz sentido não configurar muitas pastas para manter as coisas claras.

Mostrar estrutura de menu e e-mails

Basicamente, quando se trata de visualizar e ler e-mails, o Microsoft Outlook está em:

• uma área de pasta também
• dividiu uma área de leitura.

Você também pode exibir uma área de tarefas.

Você também encontrará guias no Outlook nas quais as funções do Outlook são organizadas por assunto. A guia “Iniciar” dá acesso às “Etapas Rápidas” ou à área do menu “Excluir”, por exemplo.

Na guia "Exibir", você pode especificar como e em que tamanho de janela os e-mails devem ser exibidos e a área da pasta e a área de exibição devem ser exibidas.

Com apenas alguns ajustes na guia "Exibir", você obtém um centro de mensagens específico que é feito sob medida para seus desejos e necessidades.

Classifique pastas ou crie favoritos - é assim que funciona

A guia “Pasta” oferece todas as opções para classificar individualmente sua estrutura de pastas, independentemente do tamanho da pasta, criando subpastas ou exibindo uma pasta como favorita.

Você também pode usar para pastas

• Defina o arquivamento automático,
• Ao compartilhar em equipes, atribua permissões de pasta e
• Especifique as propriedades da pasta.

Você também pode usar a combinação de teclas CTRL + SHIFT + P para criar uma nova pasta de pesquisa. Uma pasta de pesquisa é uma pasta virtual no Outlook que contém uma exibição de todos os itens de e-mail que atendem a determinados critérios de pesquisa predefinidos.

A função de pesquisa no Outlook - como usar a pesquisa corretamente

Na versão atual do Microsoft Outlook, você encontrará a função de pesquisa na barra de funções superior, ao lado da faixa de opções no campo de pesquisa. Além de inserir um ou mais termos de pesquisa na função de pesquisa, a guia "Pesquisar" contém outras opções e opções de configuração.

O Microsoft Outlook oferece a opção de pesquisar sua estrutura de pastas e todos os e-mails salvos de acordo com vários critérios.

Você pode, entre outras coisas:

• Pesquise na caixa de correio atual ou globalmente no Outlook ou
• Inclua anexos na pesquisa.

A função de pesquisa atual sugere termos de pesquisa, mostra claramente quais palavras-chave você já pesquisou e oferece a opção de usar ferramentas de pesquisa.

Em resumo, as funções "Ordenar" e "Pesquisar" do Outlook oferecem-lhe todas as opções para arquivar profissionalmente os e-mails guardados no Outlook e, se necessário, reencontrá-los através de uma pesquisa instantânea de acordo com critérios.

Resumo: É fácil configurar o Outlook especificamente e orientado para o usuário

Como um programa de comunicação, o Microsoft Outlook é flexível e adaptável. Você pode organizar o Outlook através do uso de pastas pessoais e um sistema de pastas individuais. As funções "Pesquisar" e "Ordenar" permitem guardar os e-mails de forma orientada para o utilizador e reencontrá-los segundo critérios definidos.

Além disso, você pode exibir e-mails individualmente na área de leitura do Outlook e definir como a área de leitura e a área de pasta devem ser exibidas na guia "Exibir". Com apenas algumas configurações é possível adaptar o Outlook às suas necessidades e trabalhar de forma eficaz com o software de comunicação.