Dicas de especialistas para trabalhar com o Outlook
O Microsoft Outlook é um dos programas de comunicação mais populares usados por milhões de pessoas em todo o mundo todos os dias. O Outlook deve ajudar, entre outras coisas, a tornar a comunicação escrita por e-mail mais eficaz e profissional. Para garantir isso, o Outlook possui várias funções. A função de classificação é uma opção essencial para o trabalho diário.
A classificação e o arquivamento direcionado de e-mails, anexos e informações são importantes tanto no Outlook quanto em geral na comunicação analógica de escritório. Registros e pastas são essenciais em escritórios, por exemplo, para armazenar documentos off-line com base em critérios compreensíveis. Uma estrutura de pastas bem planejada e a função de classificação do Outlook também garantem que informações essenciais e mensagens de e-mail estejam disponíveis com apenas alguns cliques.
Como usar a função de classificação no Outlook
Alguns usuários do Outlook recebem centenas de e-mails por dia. Com tantas informações, é difícil controlar as coisas e escolher a visão correta. É essencial poder exibir as mensagens automaticamente de acordo com os critérios definidos. A função de classificação integrada do Microsoft Outlook pode ajudá-lo a classificar as mensagens de maneira eficiente e orientada para o usuário. Você pode usar a função de classificação da seguinte maneira:
-
Navegue para qualquer pasta. Acima dos e-mails contidos no diretório, você encontrará a função de classificação e filtragem do Microsoft Outlook.
-
Entre outras coisas, você pode filtrar as mensagens de acordo com os seguintes critérios:
- Mensagens lidas ou não lidas.
- Por prioridade.
- Por início ou data de vencimento.
- Por tamanho.
- Por assunto.
- Por remetente.
- Por tipo.
- De acordo com as plantas.
- Por conta.
Além disso, você pode determinar na caixa de diálogo "Classificar" se o elemento mais recente ou o mais antigo deve sempre aparecer no topo.
A infinidade de opções de seleção, que você pode reconhecer quando ativada por tiques, permite que você organize o conteúdo da pasta especificamente. Desta forma, você pode ver rapidamente quais tarefas, informações e mensagens são importantes e precisam ser processadas. As configurações da função de filtro são autoexplicativas e podem ser adaptadas em segundos.
Como classificar e estruturar o Outlook - 2 dicas importantes de especialistas
Além da importante função de classificação do Microsoft Outlook, você pode estruturar o programa de comunicação profissionalmente com apenas algumas alterações. As duas dicas essenciais de especialistas podem ajudá-lo aqui:
Dica do especialista 1: crie pastas para armazenar e-mails de acordo com o tópico
Com uma caixa de entrada com muitas centenas de mensagens, é fácil perder o controle das coisas. O uso das funções "Classificar" e "Pesquisar" no Outlook pode ajudar a exibir os e-mails que você está procurando mais rapidamente. Ao mesmo tempo, ambas as funções não são a panaceia quando se trata de trabalho estruturado com o Outlook. Para construir uma estrutura no Outlook, é importante trabalhar com um sistema de pastas pessoais. As pastas pessoais são úteis porque podem ser usadas para classificar e armazenar mensagens de e-mail por tópico.
Você pode criar facilmente uma pasta pessoal na estrutura de pastas de sua caixa de correio. Isso funciona clicando com o botão direito do mouse na área onde a pasta pessoal deve ser gerada. Na janela de diálogo que aparece, selecione "Nova pasta" e atribua um nome. Como resultado, a pasta pertence ao seu sistema de pastas pessoais e aparece na sua visualização.
Uma estrutura de pastas bem planejada e um sistema de pastas profissionalizam o trabalho com o Outlook e fazem parte de uma organização de escritório voltada para o futuro.
Dica do especialista 2: categorize e-mails no Outlook
Você não classifica mensagens de e-mail no Microsoft Outlook usando exclusivamente a função de classificação integrada. Além disso, as categorias podem ajudá-lo a classificar seus e-mails e organizar a caixa de correio. Por exemplo, você pode nomear categorias de acordo com departamentos ou nomes de clientes ou esclarecer o status de processamento com uma categoria. Palavras-chave como “pronto” ou “pagamento devido” são parâmetros de classificação que ajudam você a se organizar melhor.
Para criar uma nova categoria, navegue até a área do menu “Categorias” na guia “Página inicial” e selecione “Todas as categorias” no menu suspenso. Na caixa de diálogo, clique no botão "Novo". Depois de inserir um nome para sua nova categoria, confirme o processo com OK. Como resultado, você pode dividir seus e-mails em categorias específicas e visualizá-los com mais precisão usando o código de cores.
A função de classificação do Outlook pode ajudar a organizar e-mails de maneira profissional
A função de classificação do Microsoft Outlook é uma ferramenta importante à sua disposição. Isso ajuda a classificar e exibir e-mails individualmente na caixa de entrada ou em outras pastas. Uma seleção de categorias garante que a classificação possa ser realizada de acordo com o plano.
Além disso, faz sentido configurar estruturas de pastas compreensíveis para organizar a comunicação de entrada no Outlook. A função de categorias no Outlook é essencial se você deseja segmentar e-mails de acordo com a área de assunto. Todas as opções juntas são eficazes para classificar, armazenar e localizar e-mails no Outlook a qualquer momento.