No artigo a seguir, você aprenderá como descobrir quais referências externas estão em suas tabelas do Excel e como adaptá-las e editá-las com sucesso após uma cópia.
Como as referências externas são estruturadas no Excel
As referências externas são sempre estruturadas de acordo com o mesmo esquema. Primeiro, você usa o nome da pasta de trabalho entre colchetes. Isso é seguido pelo nome da planilha. Isso é seguido por um ponto de exclamação, seguido pela referência da célula.
Se você criar uma referência externa que se refere a uma planilha cujo nome contém espaços, o nome da pasta e a planilha serão colocados entre aspas simples.
Se a pasta a que se refere a referência externa não estiver aberta, o caminho em que essa pasta se encontra aparece antes do nome da pasta de trabalho.
Basicamente, o Excel sempre cria referências externas como referências absolutas. Você pode dizer pelo fato de que eles contêm cifrões.
Como copiar e adaptar corretamente as referências externas das tabelas do Excel
Ao copiar fórmulas, o Excel ajusta automaticamente as referências, caso não sejam referências absolutas. Infelizmente, isso não funciona se as referências acessam várias outras tabelas e o nome da tabela precisa ser adaptado. Imagine a seguinte situação:
Você sempre deseja ler valores da mesma célula de tabelas diferentes com os nomes 01.xls, 02.xls etc. As referências têm então a seguinte estrutura:
= ’C: \ Meus arquivos \ [01.xls] Tabela 1’! A1
= ’C: \ Meus arquivos \ [02.xls] Tabela 1’! A1
Se você copiar essa referência em sua tabela, apenas a referência ao endereço da célula no final será ajustada. No entanto, se você quiser trocar a tampa inteira de maneira fácil e confortável, trabalhe de acordo com o método a seguir.
Primeiro crie uma coluna na qual a parte variável do nome do arquivo possa ser escrita. A partir daí, você monta a fórmula desejada, que pode ser copiada. Funciona assim:
Crie uma coluna em sua planilha na qual a parte variável (neste caso o nome do arquivo) é inserida. Você deve configurar esta coluna com o formato de número de texto. Em seguida, insira as partes variáveis do nome do arquivo na coluna, conforme mostrado na figura a seguir:
Em seguida, insira a seguinte fórmula na célula B1:
= "= 'C: \ Meus documentos \ [" & A1 & ". Xls] Tabela1'! $ A $ 1"
Copie esta fórmula nas células abaixo. O resultado na tabela é mostrado na figura a seguir:
O Excel inicialmente interpreta o resultado da fórmula como texto. Para poder calcular com essas fórmulas, você deve convertê-las:
- Selecione todas as células com fórmulas copiadas - neste exemplo, o intervalo de células B1: B20.
- Use o comando "Editar - Copiar" para salvar o conteúdo da célula na área de transferência.
- Deixe as células selecionadas e selecione o comando "Colar Especial" no menu "Editar".
- Nesta caixa, ative a opção "Valores".
- Confirme com o botão "OK".
Em vez das fórmulas, os resultados agora estão nas células. Novamente, deixe as células selecionadas e selecione o comando "Texto nas colunas" no menu "Dados" para iniciar o assistente de conversão de texto.
Aqui você confirma diretamente a tela inicial com o botão "Concluir". As fórmulas são então reunidas na forma desejada e mostram o resultado correspondente.
Como encontrar referências externas em tabelas do Excel
Se você quiser encontrar referências externas em suas pastas, não precisa fazer isso manualmente. Deixe o Excel criar uma visão geral de todas as referências para você.
Isso também é útil quando há uma referência em uma pasta de trabalho, mas você não sabe exatamente a qual fonte de dados ela está se referindo.
Para obter uma lista de todas as referências em sua pasta de trabalho, faça o seguinte:
- Ative a pasta de trabalho na qual você está interessado nas referências.
- Excel 2010: Clique no menu ARQUIVO. Em seguida, selecione o comando PREPARE - EDITAR LINKS PARA ARQUIVOS.
- Excel 2007: Clique no botão Office. Em seguida, selecione o comando PREPARE - EDITAR LINKS PARA ARQUIVOS.
- Excel 2003: Chame o comando EDIT - LINKS.
O Excel mostrará uma lista dos links em sua tabela.
Na lista de links, você pode ver todas as pastas de trabalho vinculadas. Você pode usar o botão OPEN SOURCE para abrir pastas desta lista depois de clicar no nome do arquivo correspondente na lista.
