Em vez de escrever os mesmos e-mails repetidamente, por exemplo, em resposta a consultas de clientes, você pode salvar e-mails já formulados como modelos e chamá-los novamente a qualquer momento.
Quer você trabalhe no departamento de suporte, no atendimento ao cliente, no departamento de recursos humanos, na contabilidade ou como freelancer: Você certamente terá que enviar e-mails com o mesmo conteúdo ou semelhante e talvez com os mesmos anexos repetidamente . Podem ser respostas a consultas de clientes, rejeições de inscrições, relatórios regulares (cada um com novos anexos) ou convites para reuniões.
Para esses casos, o Outlook oferece a opção de salvar e-mails concluídos (ou parcialmente concluídos) como modelos e recuperá-los a qualquer momento. Se necessário, você pode escrever adições aos e-mails, anexar arquivos ou semelhantes. A função de modelo do Outlook também é adequada se você armazenar informações mais extensas em entradas de compromissos ou tarefas ou em solicitações de reunião, que geralmente seguem o mesmo padrão. Modelos para notas também podem ser criados e recuperados.
Definir modelos para e-mails
Você define um modelo para e-mails da seguinte maneira:
- Escreva e formate o e-mail. Se for útil, anexe os arquivos necessários. Com muitos modelos de e-mail, também pode ser prático inserir os destinatários de e-mail imediatamente.
- Assim que terminar o e-mail, chame o comando FILE >> SAVE as.
- No campo TIPO DE ARQUIVO, selecione MODELO DE OUTLOOK (* .oft).
- Digite um nome de arquivo significativo e clique em SALVAR.
- Agora você pode enviar o e-mail aberto ou fechá-lo.
O procedimento para definir modelos é o mesmo nos diferentes módulos do Outlook. Portanto, apenas os descrevemos neste artigo usando modelos de e-mail.
Se você usa o Word como seu editor de e-mail, não pode salvar e-mails formatados como modelos no Outlook até a versão 2003, inclusive. Se você chamar o comando FILE >> SAVE as na janela de mensagem do Outlook, conforme descrito acima, poderá escolher entre uma ampla variedade de formatos de arquivo, mas não o formato OFT (modelo do Outlook).
Claro, você pode salvar o texto da mensagem formatado em um arquivo do Word e recuperá-lo mais tarde. O Word não grava configurações como assunto, destinatário ou anexos de arquivo, portanto, você terá que inserir essas informações manualmente.
No entanto, um pequeno truque ajuda a salvar e-mails como modelos, mesmo se você estiver usando o Word como seu editor de e-mail: desative temporariamente o Word como seu editor de e-mail. Para isso, chame o comando EXTRAS >> OPTIONS >> E-MAIL FORMAT no Outlook e desative a opção correspondente em MESSAGE FORMAT.
Se você já compôs e formatou o e-mail, ainda não poderá salvá-lo como um modelo do Outlook - a desativação do Word só terá efeito para novos e-mails.
O trabalho que você já fez, no entanto, não foi em vão:
- Primeiro salve o e-mail como um rascunho pressionando CTRL + S ou usando o comando ARQUIVO >> SALVAR.
- Se ainda não tiver feito isso, desative o Word como editor de e-mail, conforme indicado acima.
- Agora abra o e-mail salvo na pasta “Rascunhos” e depois acesse o comando ARQUIVO >> SALVAR como - “Modelo do Outlook (* .oft)” agora está disponível como formato de salvamento.
- Depois de definir todos os modelos, reative o Word como editor de email.
Acesso rápido a modelos
Se você usa modelos do Outlook para tornar sua comunicação por e-mail mais eficiente, provavelmente já se incomodou com a forma complicada como os modelos são chamados no Outlook.
Você pode acessar seus modelos de forma muito mais conveniente se configurar uma pasta separada em sua caixa de entrada. Em seguida, basta abrir os modelos clicando duas vezes na entrada desejada na pasta de modelos.
Você também pode criar pastas para os respectivos modelos nos outros módulos do Outlook. Você pode obter a pasta de modelos assim:
- Use Arquivo >> Novo >> Pasta ou CTRL + SHIFT + E para criar uma nova pasta na caixa de entrada ou na pasta pessoal. Para que a pasta fique no topo da lista de pastas, insira um sublinhado como o primeiro caractere, por exemplo "MODELOS".
- Abra a pasta recém-criada no Outlook.
- No Windows Explorer, abra a pasta na qual os modelos do Outlook são salvos. Normalmente, esta é a pasta "C: \ Documents and Settings \ \ Application Data \ Microsoft \ Templates".
- Agora organize as janelas do Explorer e do Outlook para que ambas possam ser vistas lado a lado na tela.
- Selecione seus modelos de e-mail no Explorer e arraste-os com o botão esquerdo do mouse pressionado para o novo grupo MEUS MODELOS.
No Outlook 2007, você deve responder à pergunta de segurança da imagem com OPEN ao abrir um modelo. Para que esta consulta não apareça sempre que um template for chamado da pasta, desative a opção SEMPRE CONFIRMAR ANTES DE ABRIR ESTE TIPO DE ARQUIVO. No entanto, tenha cuidado ao receber modelos por e-mail e apenas abra modelos de fontes que você conhece bem.