Qualquer pessoa que já tentou coordenar compromissos com várias pessoas sabe quantos e-mails e chamadas isso pode custar, especialmente se nem todos têm acesso a um calendário compartilhado via Exchange. Leia esta postagem para descobrir como sair
Se você tem acesso às agendas de todos os participantes via Exchange, não é difícil (dependendo da carga de trabalho) encontrar um compromisso que todos tenham tempo. No entanto, torna-se difícil quando você tem que encontrar uma consulta conjunta "voando às cegas". Em seguida, é antes de tudo: fazer sugestões de nomeação, coletar feedback, possivelmente esclarecer por telefone se um participante não pode adiar uma consulta que foi planejada em outro lugar e, em seguida, marcar a consulta conjunta. Dependendo da versão do Outlook, você tem várias opções para enviar as datas sugeridas:
Você envia aos participantes uma seleção de datas possíveis por e-mail - mas isso só faz sentido se todos os participantes usarem o Outlook.
Você envia aos participantes uma seleção de compromissos possíveis na forma de arquivos iCalendar, que podem ser abertos com o Outlook e outros programas de calendário. Isso também é possível com versões mais antigas do Outlook.
Você envia um trecho do seu calendário com o período relevante para os outros participantes. Eles podem ver onde ainda há compromissos em sua agenda ou quais compromissos você está propondo. Como os dados são gravados diretamente no texto do e-mail e anexados como um arquivo iCalender, esta é a variante mais "amigável", com a qual os usuários que mantêm um calendário de papel também ficam felizes. No entanto, essa opção está disponível apenas a partir do Outlook 2007.
Como alternativa, a ferramenta de marcação de compromissos baseada na web "Doodle" está disponível - isso também é adequado para aqueles que recusam calendários eletrônicos.
De acordo com uma pesquisa na Suíça, cerca de metade de todos os usuários da Internet têm um calendário de papel - as mulheres em particular preferem calendários de papel. Obviamente, os extratos de calendário dos arquivos do Outlook ou iCalendar não podem ser importados para um calendário “analógico”. Um serviço da web como www.doodle.com pode ajudar aqui. Nele você cria uma tabela com as datas possíveis e envia um link da tabela para todos os destinatários. Eles abrem o link e marcam todas as datas para as quais têm tempo. Assim que uma das pessoas convidadas inserir as datas, você receberá uma notificação como parte convidada. Isso permitirá que você conclua a pesquisa assim que todos tiverem respondido.
Agora também existem plug-ins Doodle para Outlook, Exchange e outras ferramentas de calendário. Você pode usar isso para sincronizar suas entradas no Doodle com o calendário eletrônico. Um plug-in de navegador adicional permite o acesso ao catálogo de endereços do Outlook, facilitando o envio de convites aos participantes.
Enviar datas selecionadas
A variante mais simples, desde que todos os destinatários usem o Outlook: você insere as datas sugeridas em seu calendário e as envia para as pessoas que deseja convidar. Os compromissos são anexados ao e-mail como arquivos de compromissos do Outlook e podem ser transferidos para o calendário pelo destinatário clicando duas vezes. Se o remetente tiver o Outlook 2007 ou 2010, ele também pode inserir os dados do compromisso na forma de texto na mensagem (e / ou anexá-lo como um arquivo do Outlook).
- Primeiro insira as datas sugeridas no calendário.
- Abra uma nova mensagem.
- Preencha o remetente e o assunto.
- No Outlook até a versão 2003, clique na pequena seta à direita do ícone de colchete (inserir arquivo) e depois elemento (no Inserir-Menu não há comando elemento) No Outlook 2007 e 2010, clique na guia Inserir no grupo Trancar sobre Item do Outlook.
- Selecione o calendário.
- No Outlook até a versão 2003, há apenas a opção à direita sob os botões Inserir como: anexo selecionar. (Qual é a segunda opção para Apenas texto que está quase totalmente esmaecido, não foi possível descobrir.) Isso significa que os compromissos estão anexados como um arquivo de calendário do Outlook. Se estiver usando o Outlook 2007/2010, você pode inserir os dados do compromisso (assunto, data, hora) usando a opção Colar como: somente texto copie no corpo da mensagem.
- Clique em OKpara fechar a caixa de diálogo e retornar à janela de mensagem.
- Se você tiver o Outlook 2007/2010, poderá anexar os compromissos como arquivos e ter os dados gravados no e-mail como texto. Para fazer isso, repita as etapas 4 a 7 e disque uma vez Colar como texto simples e uma vez Inserir como: anexo o fim.
- Conclua e envie a mensagem.
Envie extratos de calendário com Outlook 2007/2010
Com o Outlook 2007 e 2010, não apenas compromissos individuais podem ser enviados por e-mail, mas também extratos de calendário, ou seja, todos os compromissos de um período selecionado. Você pode especificar exatamente quais detalhes devem ser transmitidos:
- Abra uma nova mensagem.
- Preencha o remetente e o assunto.
- Selecione na guia Opções a Formato HTML - Extratos de calendário só podem ser enviados com email em HTML.
- Clique no campo de texto.
- Abra o cadastro Inserir e clique aqui em Lock in sobre calendário.
- Selecione o calendário que você deseja.
- Entre no campo Intervalo de datas o período a ser considerado. Se você tem a opção aqui Especifique a data você pode escolher livremente a hora de início e de término.
- no campo detalhe indique se todos os detalhes sobre os compromissos, apenas a disponibilidade e o assunto ou apenas o status (Livre, reservado, ausente respectivamente. Com reserva) deve ser mostrado.
- No campo abaixo você pode determinar se apenas os compromissos dentro do horário de trabalho definido em seu Outlook devem ser comunicados.
- Então clique em Aparecimento gradual.
- Aqui você tem a opção de mostrar detalhes de compromissos marcados como "privados" e enviar anexos de compromissos.
- Finalmente, especifique se os compromissos devem ser exibidos na forma de programações diárias ou simplesmente como uma lista. A visualização da lista é mais clara.
- Feche a caixa de diálogo com OK.
- O Outlook agora insere os dados no texto da mensagem na forma de um arquivo iCalendar (extensão ".ICS"), que outros programas de calendário também podem ler. Conclua e envie a mensagem.
Coordenar compromissos
A maneira como você avalia as respostas dos convidados para ver os horários em que todos estão livres depende de suas preferências e do número de convidados - e, claro, também da forma como as respostas voltam:
- Se a maioria das respostas contiver arquivos do Outlook ou iCalendar, recomendamos inseri-los em um segundo calendário do Outlook, por exemplo, B. "Planejamento" é chamado e aberto para esse fim ao lado do calendário real.
- Se houver mais de cinco convidados e várias datas sugeridas, a solução do Outlook se tornará confusa. Então é melhor criar uma planilha do Excel: os nomes dos participantes horizontalmente, as datas sugeridas verticalmente (ou vice-versa, se houver mais compromissos do que participantes). Nas células, marque qual pessoa pode comparecer a qual compromisso.
Enviar compromissos confirmados
Assim que tiver decidido um encontro, informe os outros participantes. É aconselhável enviar a consulta aos participantes na forma de um arquivo iCalendar. Você pode transferi-lo para o seu calendário clicando duas vezes no arquivo ICS. Além disso, escreva os dados do compromisso no e-mail para aquelas pessoas que não possuem um calendário eletrônico.
Você pode, é claro, enviar o compromisso na forma de um pedido de reunião. Mas apenas os usuários do Outook podem fazer algo com ele. Além disso, alguns destinatários ficam um pouco estranhos ao receberem um e-mail com as opções “Aceitar”, “Com reservas”, “Recusar” e “Sugerir outro horário”, mesmo que você já tenha concordado.
A propósito, isso não funciona apenas nas versões mais recentes do Outlook, mas também no Outlook 2000.
Você pode criar um arquivo iCalendar da seguinte maneira:
- Abra a entrada do compromisso.
- Chame o comando Arquivo → Salvar como sobre.
- Selecione como o tipo de arquivo Formato iCalendar (* .ics).
- Certifique-se de ter a opção Salvar o compromisso atual é selecionado (no Outlook 2007/2010).
- Insira um nome de arquivo e escolha o local.
- Salve o arquivo.
- Inclua o arquivo ICS como um anexo no e-mail que você enviar aos participantes.
