Outlook: Salvar e-mail como arquivo PDF: PDFCreator

É assim que se faz!

Você gostaria de salvar e-mails importantes em suas pastas de arquivo em um local específico no disco rígido? Por exemplo, e-mails com faturas, dados confidenciais de clientes ou conteúdos que, do ponto de vista jurídico, devem ser mantidos a longo prazo. O conhecido e popular formato PDF é adequado para esse fim como um formato de arquivo confiável e duradouro. Ocupa pouco espaço no disco rígido, pode ser aberto em diversos dispositivos finais e oferece um alto nível de segurança.

Salvando arquivos PDF no Outlook: estes são programas adequados

Ao contrário do Microsoft Word ou Microsoft PowerPoint, o Microsoft Outlook não oferece uma opção integrada para salvar ou converter arquivos PDF. Uma opção é o programa pago “Adobe Acrobat”, que é capaz de criar arquivos PDF a partir do Outlook. Se estiver interessado em uma solução gratuita com funcionalidade semelhante, você deve usar o PDFCreator como alternativa.

A ferramenta está disponível em uma versão alemã e é continuamente desenvolvida. Ele instala um driver de impressora virtual e cria arquivos PDF usando o comando “Imprimir”. Com o PDFCreator, você pode criar documentos como arquivos PDF a partir de qualquer programa do Windows. Se você trabalha regularmente com links em documentos, o PDF Creator não é a primeira escolha. Isso ocorre porque o software não aceita hiperlinks e eles não são clicáveis no arquivo PDF criado. Nesse caso, os usuários do Windows 10 podem usar a ferramenta gratuita “Microsoft Print to PDF” fornecida. Em todos os outros casos, o PDFCreator como ferramenta PDF gratuita é a escolha certa devido à sua velocidade e facilidade de uso.

Instale o PDF Creator

1. O primeiro passo é instalar o PDFCreator em alguns segundos abrindo o endereço https://www.pdfforge.org/de/pdfcreator/editions em seu navegador. Em seguida, baixe a versão mais recente do PDFCreator. Você pode escolher entre a versão gratuita para um único usuário ou as versões pagas para vários usuários e servidor.

   

2. Depois que o arquivo de instalação for carregado, inicie-o com um clique duplo.

   

3. O assistente de configuração o orienta durante a configuração e fornece informações importantes sobre a instalação correta. Entre outras coisas, você pode definir o idioma do programa e exibir informações sobre o contrato de licença ou as configurações de proteção de dados.

   

4. O software será instalado no seu computador em alguns segundos. Após a instalação, você pode acessar o manual online ou pesquisar tópicos de ajuda na base de conhecimento. Se você tiver alguma dúvida ao usar o PDF Creator, o suporte da comunidade multilíngue também está disponível. O PDFCreator está pronto para usar e pode converter mensagens de e-mail em arquivos PDF com apenas alguns cliques no Microsoft Outlook.

   

Salve e-mails como PDF - é assim que funciona

É possível salvar um e-mail em formato PDF com apenas alguns cliques e configurações. Com as 6 etapas a seguir, você pode criar arquivos PDF profissionais com títulos de documentos específicos e informações sobre o autor e palavras-chave, o que facilita a pesquisa posterior:

1. Abra qualquer mensagem de e-mail que deseja salvar como PDF.

2. Na guia Arquivo, vá para o menu → Imprimir.

3. Selecione PDFCreator como a impressora.

   

4. No caso de um e-mail de várias páginas, você pode especificar quais páginas devem ser salvas. Para fazer isso, clique em Opções de impressão e digite os números das páginas. Salvar apenas uma área marcada ou partes de um texto marcado não é possível no PDFCreator.

   

5. Na próxima etapa, clique no botão "Imprimir". Uma nova janela é aberta, na qual você pode inserir as especificações do documento a ser salvo.

   

6. Na área superior da janela de seleção, você pode especificar o formato em que o documento deve ser salvo. Além de um arquivo PDF padrão, você pode escolher entre:

   • diferentes níveis de compressão,
   • armazenamento como um arquivo gráfico ou
   • arquivamento como um arquivo PDF protegido.
   

7. Na área central da janela de seleção, o caminho e o nome do arquivo em que o arquivo PDF deve ser salvo devem ser especificados.

8. Na parte inferior, é importante inserir um título de documento significativo. Este procedimento facilitará a localização do documento posteriormente. Ao mesmo tempo, ajuda os destinatários a atribuir o arquivo. Entre outras coisas, você pode usar o assunto original do e-mail ou um título individual. Você também pode inserir um tópico e / ou palavras-chave. Essas informações podem ser visualizadas no Windows Explorer ou usadas como palavras de pesquisa.

   Também existe a opção de mesclar o arquivo PDF criado diretamente com outro arquivo. Se desejar, ative o botão Mesclar. Você também pode anexar o arquivo PDF diretamente a um e-mail ou encaminhá-lo ou carregá-lo via Dropbox ou FTP.

   

9. Se desejar salvar o arquivo por padrão, clique na caixa de seleção verde "Salvar". O título do documento é usado como o nome do arquivo. Você pode alterar o nome pela última vez antes de iniciar o processo de salvamento.

   O “PDF Architect” então cria seu arquivo PDF em segundo plano. Se você tiver uma conta de usuário com o fabricante PDFForge, poderá fazer o login e salvar o arquivo nesta conta também. Como alternativa, você pode criar uma nova conta de usuário. O arquivo PDF projetado é exibido no "PDF Architect".

Gorjeta: Por padrão, o software PDFForge "PDF Architect" é usado como o programa de exibição para arquivos PDF criados com o PDFCreater. Se desejar continuar lendo arquivos PDF com o “Adobe Acrobat Reader” ou outra ferramenta gratuita, você pode salvá-lo nas configurações do PDFCreator. Você também pode alterar a seleção de aplicativos padrão nas configurações do Windows.

Arquivos PDF basicamente oferecem essas vantagens

É facilmente possível salvar um e-mail do Outlook como um arquivo PDF. Além de poderem ser salvos, os arquivos PDF oferecem muitas vantagens em relação a outros formatos, como o formato de armazenamento MSG Outlook. Enquanto os arquivos MSG só podem ser lidos pelo Outlook e alguns programas de e-mail e conversão, o formato PDF é usado em todo o mundo.

Programas gratuitos de leitura de PDF, como o Adobe Acrobat Reader, garantem que os destinatários de um arquivo PDF possam lê-lo em quase todos os dispositivos. Os arquivos PDF também são compactados à medida que são salvos e, na maioria dos casos, são menores que o documento de origem. Além disso, a formatação, as imagens, as fontes incorporadas e a aparência geral são mantidas.

A segurança dos documentos é fundamental, principalmente no envio pela Internet. Ao definir opções, os arquivos com conteúdo sensível podem ser protegidos contra roubo de dados não autorizado. O mesmo acontece atribuindo uma senha. Nesse caso, pessoas não autorizadas não poderão abrir o arquivo e ler seu conteúdo.

Com o valor agregado dos arquivos PDF e a capacidade de usar palavras-chave e um título significativo para facilitar a localização dos arquivos PDF, os arquivos PDF são ideais para arquivar e-mails no Outlook.

Resumo: Faça backup de e-mails no Outlook com o PDF Creator - de forma rápida e fácil

Se você deseja arquivar uma mensagem de e-mail com segurança a longo prazo, o formato PDF é particularmente adequado para isso. Uma vez que o Microsoft Outlook não oferece conversão integrada para o formato PDF, deve ser usado um software externo. Um programa voltado para objetivos e fácil de usar que foi usado um milhão de vezes é o PDFCreator. Depois de instalado como um driver de impressora virtual, ele pode ser usado para converter documentos em arquivos PDF de qualquer aplicativo do Windows.

No Outlook, você seleciona a função de impressão, insere o título do documento, palavras-chave e o caminho de armazenamento e pode arquivar seu e-mail com apenas alguns cliques. O PDFCreator funciona com a mesma confiabilidade dos programas pagos e, portanto, é recomendado como um driver de impressora PDF virtual para Windows e Microsoft Outlook.