4 maneiras de proteger documentos do Word

Como configurar um documento somente leitura

Repetidamente, muitos autores diferentes em uma equipe de projeto trabalham juntos em um documento do Word. Existem várias opções para proteger os documentos do Word, de modo que apenas as alterações e edições que foram acordadas em conjunto sejam feitas. Você também pode evitar a perda de arquivos do Word devido a erros operacionais ou problemas de hardware executando etapas específicas de backup.

Salvar e proteger documentos do Word: por que é tão importante

Trabalhar com o programa de processamento de texto da Microsoft Word tornou-se parte integrante da vida cotidiana profissional e privada. O Word faz parte de um pacote de programas que se originou em tarefas comuns de escritório e foi publicado pela primeira vez com o nome de Microsoft Office.

A Microsoft atualiza regularmente as versões dos programas do Office com novas funções úteis. Com o conhecimento de fundo correto do manuseio do Word, o Word pode ser individualizado por um lado e expandido com suplementos do Word por outro. Você também tem a opção de estabelecer especificamente a compatibilidade das versões do Word e proteger seus arquivos de texto.

Os documentos do Word precisam ser protegidos, especialmente em questões importantes. Não só a perda imprevista por esquecimento de guardar, mas também o processamento por terceiros não autorizados causa transtornos evitáveis. Além disso, danos ou perda de documentos do Word devido a problemas de hardware também podem ser evitados com cuidado e previsão apropriados.

Salvar com facilidade: nunca mais perca arquivos do Word com 4 truques

Na área de tarefas do Word, existem - dependendo da versão - opções diferentes, mas igualmente eficazes, para fazer backup de documentos do Word.

Além do processo clássico de salvamento com a combinação de teclas "CTRL + S" ou nas guias "Arquivo" e "Salvar como", o Word oferece outras opções elegantes para proteger um documento.

1. Salve todos os documentos convenientemente com um clique do mouse

Dependendo da versão do Word usada, todos os documentos abertos em um determinado momento podem ser salvos de uma só vez. Você não corre mais o risco de esquecer acidentalmente um arquivo de texto e perder suas edições.

Embora o Word 2003 e as versões anteriores executem esse comando usando um atalho de teclado, salvar todos os documentos em versões mais recentes requer a adição da configuração de botão.

2. Faça backup automaticamente com uma cópia de backup local

Também existe a opção de trabalhar com cópias de segurança. Mais uma vez, depende da versão do Word usada. No entanto, sempre existe a opção de definir o "backup automático". Isso funciona com uma cópia de backup do documento ou com recuperação automática.

Na primeira variante, uma cópia do arquivo Word salvo uma vez com a extensão WBK é criada no computador assim que o documento original está sendo processado. Se o documento original for danificado ou perdido durante o processamento, a cópia poderá ser usada.

A instalação desse recurso em segundo plano requer menos cliques do mouse e difere ligeiramente entre o Word 2007 ou versões mais recentes e mais antigas. Depois de alguns cliques, o Word criará cópias de backup automáticas permanentes e o protegerá contra perda de dados.

3. O Word cuidará do backup do arquivo com recuperação automática

A recuperação automática também é uma função do Word que ajuda a proteger seus arquivos de texto. Enquanto os arquivos de backup correspondentes para 2007 e posteriores são configurados manualmente usando a função de restauração automática em "Extras" ou "Opções do Word", as versões mais recentes contêm um botão específico no botão.

Depois de ativar a função uma vez, os arquivos de backup são criados para cada documento do Word criado a seguir, sem nenhuma ação adicional. Os usuários de versões mais recentes do Word encontrarão o controle de “salvamento automático” diretamente em “Iniciar” na área superior esquerda da barra de tarefas. A proteção automática é ativada movendo o controlador para a direita. No entanto, em algumas etapas, você ainda pode personalizar o intervalo no qual uma cópia é carregada:

1. Selecione “Arquivo” e clique em “Opções”.

   

2. Clique em “Salvar” no lado esquerdo da janela.

   

3. E defina o tempo desejado em "Informações de AutoRecuperação a cada XY minutos".

   

4. Verifique se marcou as duas marcas à esquerda antes da linha de texto e confirme a sua entrada clicando em "OK".

Seja qual for a maneira que você escolher - o Word oferece suporte confiável na proteção de todos os documentos.

4. Evite a perda de dados: encontre facilmente textos do Word não salvos novamente

Também pode acontecer que você feche acidentalmente um documento do Word depois de editá-lo por um longo tempo, sem salvá-lo nesse meio tempo. Você não salvou especificamente nenhuma das alterações feitas com a função "Salvar como". Isso não é problemático, pois o Word 2010 e as versões posteriores armazenam documentos que se pensava estarem perdidos em segundo plano por vários dias.

Você encontrará o documento do Word em "Arquivo", "Gerenciar versões" e "Restaurar documentos não salvos". Aqui você encontrará informações sobre como restaurar documentos não salvos. Os textos gerados geralmente não estão em seu estado final, mas você geralmente é poupado de muitas etapas de trabalho da nova produção completa. Coisas básicas como formatação geralmente são preservadas.

Proteção contra gravação para documentos e seções: configurar senhas no Word

Particularmente ao trabalhar em equipes de projeto, surgem documentos complexos e, às vezes, com várias partes. As senhas podem ser definidas para proteger esses documentos do Word contra acesso não autorizado e alterações não autorizadas. Somente aqueles que possuem a senha correta e atual têm o direito de editar o documento de texto. Como salvar um documento no modo somente leitura é explicado a seguir para todas as versões do Word 2010 em diante.

1. Vá para “Informações” em “Arquivo”.

   

2. Clique em “Proteger Documento” e selecione “Criptografar com Senha” no menu suspenso.

   

3. Digite a senha desejada no campo fornecido e confirme sua entrada.

   

Uma dica importante é anotar a senha em um local seguro. Porque, se você não tiver a senha, também está proibido de editar o documento original. Então, apenas a versão protegida contra gravação é aberta.

Áreas de documentos individuais também podem ser protegidas por senha. Se você alterar apenas algumas passagens em um grupo de trabalho, mas outras já estiverem em sua versão final, isso pode ser muito útil.

Gorjeta: A propósito, você pode remover a proteção do documento repetindo as etapas acima e apenas deixando o campo de senha em branco. Em vez de criptografar o documento, você o descriptografa - mas o processo permanece o mesmo. Ele pode então ser aberto novamente sem autorização especial de acesso.

Proteja documentos do Word: restrinja a edição e o acesso no Microsoft Word

Em “Arquivo” e “Informações”, você também encontrará outras maneiras de proteger o documento. Por exemplo, você tem a opção de restringir a edição ou o acesso.

Se você restringir a edição, uma seleção de alterações permitidas e não permitidas pode ser determinada:

• Os comentários podem ser escritos, respondidos ou cuidados?
• Certos estilos podem ser usados e outros não?
• Qual formatação deve ser dada aos títulos, que devem estar com o texto contínuo?

Você decide quais elementos e aspectos em seu documento de texto podem ser modificados de que maneira.

No entanto, se os direitos de acesso forem retirados dos funcionários de uma equipe de projeto, com exceção de alguns, os direitos de acesso também podem ser individualizados. Tudo que você precisa fazer é inserir a afiliação da organização ou os nomes das pessoas autorizadas relevantes na área "Proteger documento". Os demais colegas são excluídos da edição de um documento do Word a partir deste ponto. Isso é particularmente útil para aspectos relevantes à proteção de dados.

Conclusão: Protegendo documentos do Word - muito fácil graças aos truques apropriados

Os documentos do Word podem ser protegidos em vários níveis - antes, durante e muito além da conclusão. Existem opções para restaurar documentos que se acredita terem sido perdidos e para criar cópias de backup automaticamente.

Além disso, documentos somente leitura podem ser criados e aspectos como o tipo de processamento permitido ou a autorização de acesso podem ser definidos. Com os truques apropriados, você não perderá mais documentos do Word - seja em um contexto privado ou profissional.

Perguntas frequentes

Que opções existem para proteger os documentos do Word?

Por outro lado, você tem a opção de salvar todos os documentos com um clique do mouse, criando cópias de segurança automáticas e restaurando automaticamente versões anteriores e arquivos do Word que se pensava estarem perdidos. Por outro lado, documentos somente leitura podem ser criados desde o início e a edição e o acesso também podem ser restritos.

Como você protege documentos com uma senha?

Para atribuir uma senha a um documento, proceda da seguinte forma:

1. No botão Iniciar, clique em "Arquivo" e depois em "Informações".
2. Vá para “Proteger Documento” e selecione “Criptografar com Senha” no menu suspenso.
3. Digite a senha e confirme-a.